Tijdelijke werkloosheid - Maatwerkbedrijven (PC 327)

Inleiding

Sinds 01.01.2025 zijn alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld verplicht de controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) elektronisch in te vullen. Het gebruik van een papieren controlekaart C3.2A is dus niet meer mogelijk. Hieruit volgt dat de werkgever geen papieren controlekaarten C3.2A meer mag afleveren aan de werknemers.

Valt u evenwel onder het paritair comité voor maatwerkbedrijven en sociale werkplaatsen (PC 327)? Dan kan u verder papieren controlekaarten C3.2A afleveren aan de werknemers die u tijdelijk werkloos stelt. De verplichting voor het bijhouden van een validatieboek blijft dan ook bestaan.

Hieronder vindt u meer uitleg over de procedure die dan van toepassing is.

De papieren controlekaart C3.2A

Aflevering

• U moet aan elke werknemer die u tijdelijk werkloos stelt een controlekaart tijdelijke werkloosheid C3.2A afleveren:
  • op eigen initiatief
  • en ten laatste op de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand, vóór het gebruikelijke aanvangsuur van het werk.

Wordt de tijdelijke werkloosheid de volgende maand verlengd? Dan moet u een nieuwe papieren controlekaart C3.2A afleveren aan de werknemer vóór de 1ste effectieve werkloosheidsdag van die maand.

• Voordat u de controlekaart aflevert, moet u deze in bepaalde situaties inschrijven in een validatieboek (zie verder).

U hebt de keuze tussen het bijhouden van een papieren validatieboek of het gebruik van een elektronisch validatieboek via de portaalsite van de sociale zekerheid.

Levert u zelf de controlekaart C3.2A af aan uitzendkrachten? Dan moet u een papieren validatieboek gebruiken voor die werknemers.

• U mag per maand en per werknemer slechts 1 papieren controlekaart C3.2A afleveren, ook als er in de loop van de maand meerdere vormen van tijdelijke werkloosheid zijn.
• Heeft de werknemer de papieren controlekaart C3.2A verloren? Dan bent u niet gemachtigd om hem/haar een nieuwe kaart af te leveren.

Bij verlies moet de werknemer zo vlug mogelijk aan het bevoegde werkloosheidsbureau een blanco controlekaart C3.2A vragen, waarop het werkloosheidsbureau zijn stempel en de vermelding ‘duplicaat’ zet.

De werknemer kan dat zelf of via diens uitbetalingsinstelling doen. Dat duplicaat is geldig voor de periode die aanvangt op de dag waarop het kantoor werd gecontacteerd.

Voor de voorliggende periode zal de directeur van het RVA-kantoor oordelen of het duplicaat al dan niet vergoedbaar is.

In principe kan er 1 keer per jaar een duplicaat aangevraagd worden.

• Heeft de werknemer dagen doorgehaald op de papieren controlekaart C3.2A? Dan bent u niet gemachtigd om hem/haar een nieuwe kaart af te leveren.

Heeft de werknemer zich vergist bij het invullen van de controlekaart? Dan moet die contact opnemen met het bevoegde RVA-kantoor (door persoonlijk langs te gaan of via diens uitbetalingsinstelling).

In principe zijn doorgehaalde, geschrapte, met typex verbeterde, foutief of op dubbelzinnige wijze ingevulde dagen op de controlekaart niet vergoedbaar.

De directeur van het RVA-kantoor kan de dagen wel vergoedbaar verklaren als de werknemer te goeder trouw is en het enkel gaat om een materiële vergissing.

De werknemer moet de materiële vergissing dan wel bewijzen. De werknemer kan dat doen door bij de controlekaart een verklaring op eer toe te voegen.

De directeur van het RVA-kantoor kan bijvoorbeeld rekening houden met het al dan niet repetitieve karakter van de aanvraag.

Een aanvraag wordt beschouwd als repetitief als er in de loop van het jaar voorafgaand aan de nieuwe aanvraag voor afwijking al een afwijking werd toegestaan.

Opmerking: Voor maatwerkbedrijven bestaat de mogelijkheid om voor de doelgroepwerknemers die er tewerkgesteld zijn bij de RVA een afwijking te vragen in verband met de reglementaire procedure voor het bijhouden van de papieren controlekaart C3.2A-tijdelijke werkloosheid.

Indien u hiervan gebruik wenst te maken, moet u hiervoor een aanvraag tot afwijking indienen bij het bevoegde werkloosheidsbureau van de paats waar de exploitatiezetel van uw onderneming gevestigd is. Hiervoor kunt u gebruik maken van het formulier Aanvraag-Afwijking-C3.2A-Maatwerkbedrijf.

Blanco controlekaarten C3.2A verkrijgen

De controlekaarten C3.2A zijn genummerd en kunnen niet worden afgedrukt.

U kan gratis blanco exemplaren van de controlekaart C3.2A verkrijgen bij de dienst Economaat van het RVA-kantoor.

Onder bepaalde voorwaarden kan het sociaal secretariaat zelf de controlekaart C3.2A afdrukken op gewatermerkt papier (watermerk met het logo van de RVA).

De controlekaart draagt in dat geval de naam 'C3.2A-S'.

Het sociaal secretariaat moet op de controlekaart C3.2A‑S een volgnummer en een toelatingsnummer vermelden dat vooraf werd toegekend door de directie Reglementering van de RVA.

Wat moet de werknemer doen met de papieren controlekaart C3.2A?

• De werknemer moet de kaart in zijn/haar bezit hebben vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag tot het einde van de maand en moet die kunnen voorleggen aan de sociaal inspecteur wanneer die daarom vraagt.

Indien u gebruik maakt van de afwijkende procedure (zie hierboven), dan kunnen de kaarten bewaard worden in een kast op de werkplek van de werknemers, nadat deze correct zijn invgevuld.

• Vanaf de eerste werkloosheidsdag moet de werknemer de kaart invullen volgens de instructies die erop staan vermeld. Zo moet die o.a. (vóór het begin van de arbeid) alle arbeidsprestaties verricht voor zichzelf of voor een derde, maar ook de ziektedagen, de vakantiedagen en de niet-gepresteerde dagen gedekt door loon vermelden.

Indien u gebruik maakt van de afwijkende procedure (zie hierboven), kunt u uw doelgroepwerknemers helpen bij het correct invullen van de kaart, vooraleer zij hun  arbeid aanvatten.

• Op het einde van de maand dient de werknemer de controlekaart ter betaling in bij diens uitbetalingsinstelling (ABVV, ACV, HVW, SYNOVA).
• Was er toch geen werkloosheid hoewel er een voorafgaande mededeling was? Dan hoeft de werknemer de controlekaart niet in te dienen en mag hij/zij die na het verstrijken van de maand weggooien.

Het validatieboek

Welke papieren controlekaarten moet u inschrijven in het validatieboek?

• U hoeft enkel de papieren controlekaarten C3.2A inzake tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of economische redenen in te schrijven in het validatieboek.

De controlekaarten die betrekking hebben op de andere vormen van tijdelijke werkloosheid (overmacht, technische stoornis, collectieve jaarlijkse vakantie, staking of lock-out) hoeft u niet in te schrijven.

Verwacht u echter dat er later in de maand slecht weer of een werkgebrek wegens economische oorzaken zal zijn? Dan is het aangeraden om de controlekaarten toch in te schrijven in het validatieboek.

• U moet in het validatieboek enkel de kaarten inschrijven die daadwerkelijk werden afgeleverd.

De controlekaarten die u hebt opgemaakt, maar niet hebt afgeleverd (bv. omdat de werknemers aan het werk bleven), mag u inschrijven in het validatieboek, maar u bent daartoe niet verplicht.

Welke vorm moet het boek aannemen?

U kan kiezen tussen een elektronisch of een papieren validatieboek.

Gaat u voor het papieren validatieboek? Dan mag u zelf het model en het formaat van het boek kiezen (bv. een schoolschrift of een A4-formaat).

Het boek moet wel bestaan uit ingebonden bladen waarvan de bladzijden doorlopend genummerd zijn en voorzien zijn van een schutblad, waarop u de naam en de voornaam van de werkgever of de maatschappelijke naam van de firma en ook het adres van de firma vermeldt.

U mag dus geen gebruik maken van een losbladig boek of een boek waarvan de bladen samengeniet zijn of samengebonden zijn met ringen.

Papieren validatieboek

Waarmerken van het papieren validatieboek

Voordat u het boek gebruikt, moet u het boek laten waarmerken door het RVA-kantoor dat bevoegd is voor de plaats waar het boek wordt bijgehouden (= de plaats waar de controlekaarten normaal gezien worden opgemaakt).

Staat het boek vol? Dan moet u een nieuw boek laten waarmerken door het RVA-kantoor en daarbij het vorige boek voorleggen.

Het papieren validatieboek invullen

Elke pagina van het papieren validatieboek moet worden onderverdeeld in 4 kolommen waarin u het volgende vermeldt:

Validatieboek

In de eerste kolom	De maand waarop het formulier betrekking heeft
In de tweede kolom	Het kaartnummer
In de derde kolom	De naam, voornaam en het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ-nummer) van de werknemer
In de vierde kolom	Eventuele opmerkingen (bv. verlies van de kaart)

In het elektronisch validatieboek liggen de verplichte zones vast.

De gegevens moeten ten laatste op de dag waarop u de controlekaarten aflevert in het validatieboek ingeschreven worden.

Als u het papieren validatieboek gebruikt, moet u dat invullen met onuitwisbare inkt. U mag daarin een lijst of geautomatiseerde labels met de vereiste vermeldingen plakken.

U hoeft niet voor elke werknemer afzonderlijk het nummer van de afgeleverde controlekaart te vermelden, op voorwaarde dat ondubbelzinnig uit de beschikbare gegevens kan worden afgeleid welke werknemer welk kaartnummer heeft. Zo volstaat het bijvoorbeeld om enkel het nummer van de eerste en de laatste controlekaart te vermelden, op voorwaarde dat de tussenliggende nummers elkaar ononderbroken opvolgen.

Inschrijving van eventueel afgeleverde duplicaten door de RVA

Houdt u een elektronisch validatieboek bij? Dan schrijft het RVA-kantoor het duplicaat in het validatieboek in.

Houdt u een papieren validatieboek bij? Dan stuurt het RVA-kantoor u het nummer van het duplicaat per brief. U schrijft dat nummer dan in het validatieboek.

In de kolom 'opmerkingen' schrijft u 'duplicaat' en het nummer van de oorspronkelijke controlekaart.

Bewaartijd van het papieren validatieboek

U moet het boek in België ter beschikking stellen van de controlediensten van de RVA, en dit op de plaats waar de papieren controlekaarten C3.2A gebruikelijk worden opgemaakt. 

Worden de kaarten opgemaakt in verschillende exploitatiezetels? Dan moet u voor elke exploitatiezetel een validatieboek hebben.

Worden de kaarten opgemaakt door een sociaal secretariaat? Dan mag het validatieboek daar bijgehouden worden.

U moet het validatieboek bijhouden gedurende een periode van 5 jaar. Die periode begint de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de laatste vermelding werd genoteerd.

Het elektronische validatieboek wordt elektronisch ter beschikking gehouden van de controlediensten gedurende dezelfde periode, ongeacht de exploitatiezetel.

Niet-naleving van de verplichtingen inzake het validatieboek

Leeft u de verplichtingen niet na? Dan riskeert u een administratieve geldboete of een strafrechtelijke sanctie.

De sociaal controleurs van de RVA zijn bevoegd om een proces-verbaal op te stellen wanneer een werkgever weigert of nalaat de documenten die door het werkloosheidsbesluit worden voorgeschreven op te maken of aan te vullen volgens de wettelijke voorwaarden en binnen de opgelegde termijnen.

Dat geldt ook voor validatieboeken die niet gewaarmerkt zijn door het RVA-kantoor.