Het validatieboek

Inleiding

Sinds 01.01.2025 moet de controlekaart tijdelijke werkloosheid elektronisch worden ingevuld door de werknemer.

Daaruit volgt dat u geen papieren controlekaarten C3.2A meer mag afleveren aan de werknemers en die ook niet meer moet inschrijven in het validatieboek ingeval van tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of wegens economische oorzaken.

Hierop bestaan 2 uitzonderingen:

• Als u gebruik maakt van de overgangsregeling, zoals uitgelegd in het infoblad E2/T2 - Overgangsregeling, kunt u uiterlijk tot 30.06.2025 verder papieren controlekaarten C3.2A afleveren.  
• Als u ressorteert onder het paritair comité voor de maatwerkbedrijven (PC 327) kunt u voor onbepaalde duur verder papieren controlekaarten C3.2A overhandigen aan de werknemers.

Dit infoblad geeft uitleg over die specifieke situaties waarin u nog verder papieren controlekaarten C3.2A kunt afleveren aan uw werknemers.

Welke controlekaarten moet u inschrijven in het validatieboek?

• U moet enkel de controleformulieren C 3.2 A in het validatieboek inschrijven die betrekking hebben op tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of economische oorzaken. Controlekaarten die betrekking hebben op de andere vormen van tijdelijke werkloosheid (overmacht, technische stoornis, collectieve jaarlijkse vakantie, staking of lock-out) moet u niet inschrijven. Als u echter verwacht dat zich later in de maand slecht weer of werkgebrek wegens economische oorzaken zal voordoen, is het aangewezen de controlekaarten toch in te schrijven in het validatieboek om te vermijden dat u ze in de loop van de maand moet terugvragen.
• Alleen effectief afgeleverde controlekaarten moeten ingeschreven worden in het validatieboek. Controlekaarten die werden opgemaakt maar niet afgeleverd (bv. omdat de werknemers aan het werk gehouden werden), mag u inschrijven in het validatieboek, maar dat is niet verplicht.

Vorm van het boek

U heeft de keuze tussen het elektronisch validatieboek gebruiken (zie www.sociale-zekerheid.be) of een papieren validatieboek .

U kunt het model en het formaat van het papieren boek kiezen (bijv. schoolschriftformaat of formaat A4). Het boek moet wel bestaan uit ingebonden bladen waarvan de bladzijden doorlopend genummerd zijn en voorzien zijn van een schutblad waarop de werkgever zijn naam, voornaam of handelsnaam vermeldt en het adres van de firma. Hij mag dus geen gebruik maken van een losbladig boek of een boek waarvan de bladen samengeniet zijn of samengebonden zijn door middel van ringen.

Welke vermeldingen moet het boek bevatten?

Iedere bladzijde van het boek moet verdeeld zijn in 4 kolommen waarin de werkgever de volgende vermeldingen noteert:

• in de eerste kolom: de maand waarop het formulier betrekking heeft;
• in de tweede kolom: het nummer van het formulier;
• in de derde kolom: de naam, voornaam en het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ-nummer) van de werknemer;
• in de vierde kolom: eventuele opmerkingen (bijv. ingeval van verlies).

In het elektronisch validatieboek liggen de verplichte zones vast.

Waarmerken van het papieren validatieboek

Vooraleer u het boek gebruikt, moet u het laten waarmerken bij het werkloosheidsbureau dat bevoegd is voor de plaats waar het boek wordt bijgehouden. Dat is de plaats waar de controlekaarten C 3.2A gewoonlijk worden opgemaakt. Wanneer het boek vol is, moet u een nieuw boek laten waarmerken door het werkloosheidsbureau van de RVA op voorlegging van het vorige boek.

Hoe invullen?

De gegevens moeten ingeschreven worden ten laatste de dag waarop u de formulieren aflevert.

Als u een papieren boek gebruikt moet u dat invullen met onuitwisbare inkt. Er mag eventueel een computerlijst of computeretiketten geplakt worden met de vereiste vermeldingen.

U bent niet verplicht naast de naam van elke werknemer het nummer van de afgeleverde controlekaart te vermelden op voorwaarde dat via de vermelde gegevens het nummer van de kaart, toegekend aan elke werknemer afzonderlijk, duidelijk kan bepaald worden (bv. Als u enkel het nummer van het formulier van de eerste en de laatste werknemer vermeldt, moeten alle tussenliggende niet-vermelde nummers elkaar opvolgen.).

Wat als de werknemer de controlekaart C 3.2 A verloren heeft?

Als de werknemer het controleformulier C 3.2 A verloren heeft, mag u zelf geen nieuwe kaart afleveren. De werknemer moet bij het bevoegde werkloosheidsbureau een blanco controlekaart C 3.2 A aanvragen waarop het werkloosheidsbureau zijn stempel en de vermelding "duplicaat" aanbrengt. De werknemer kan in principe slechts 1 keer per jaar een duplicaat aanvragen bij de RVA. Het duplicaat moet ingeschreven worden in het validatieboek.

Als u een elektronisch validatieboek bijhoudt, wordt het duplicaat door het werkloosheidsbureau ingeschreven in het validatieboek.

Als u een papieren validatieboek bijhoudt, ontvangt u een brief van het werkloosheidsbureau met het nummer van het duplicaat. u schrijft dat in in het validatieboek. In de kolom opmerkingen schrijft u "duplicaat" en het nummer van het oorspronkelijke formulier.

Waar en hoelang moet de werkgever het papieren validatieboek bijhouden?

U moet het boek in België ter beschikking houden van de controlediensten van de RVA op de plaats waar de controlekaarten C 3.2 A gewoonlijk worden opgemaakt.

Als de kaarten worden opgemaakt in verschillende exploitatiezetels, moet u voor elke exploitatiezetel over een validatieboek beschikken.

Als de kaarten worden opgemaakt door een sociaal secretariaat, mag het validatieboek daar bijgehouden worden.

U moet het validatieboek bijhouden gedurende een periode van 5 jaar die begint op de eerste dag van de maand die volgt op de maand gedurende dewelke de laatste vermelding werd genoteerd.

Het elektronisch validatieboek wordt op geïnformatiseerde wijze ter beschikking gehouden van de controlediensten gedurende dezelfde periode, ongeacht de exploitatiezetel.

Wat als de werkgever de verplichtingen van het validatieboek niet naleeft?

De werkgever riskeert dan een administratieve geldboete of een strafrechtelijke sanctie. De sociaal controleurs van de RVA zijn bevoegd om proces-verbaal op te stellen als de werkgever geweigerd of nagelaten heeft de documenten die voorgeschreven zijn door het werkloosheidsbesluit op te maken of aan te vullen in de voorwaarden en binnen de termijnen die wettelijk zijn voorgeschreven. Dat geldt ook als hij een validatieboek gebruikt dat niet gewaarmerkt is door het werkloosheidsbureau van de RVA.