Het validatieboek

Inleiding

De werkgever is verplicht een validatieboek bij te houden bij tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer en wegens economische oorzaken. Deze verplichting is opgelegd in artikel 137 van het werkloosheidsbesluit van 25 november 1991 en artikel 83 tot 86 van het uitvoeringsbesluit van 26 november 1991.

De bedoeling van het validatieboek is de RVA een overzicht te geven van alle genummerde controleformulieren C3.2 A die afgeleverd worden als bewijs van tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of wegens economische oorzaken. De werkgever mag immers per maand en per werknemer slechts één genummerd controleformulier C3.2 A afleveren, ook indien zich in de loop van de maand verschillende vormen van tijdelijke werkloosheid voordoen.

Werkgevers uit de bouwsector moeten geen validatieboek bijhouden.

Vanaf 1 september 2023, beschikken alle werknemers over de mogelijkheid om gebruik te maken van een elektronisch controleformulier (eC3.2). Indien de werknemer voor een elektronisch controleformulier heeft gekozen, dient de werkgever deze niet in te schrijven in het validatieboek. Voor meer informatie, zie volgend infoblad E74 (“De elektronische controlekaart eC3.2”).

Welke formulieren moet de werkgever inschrijven in het validatieboek?

• De werkgever moet enkel de controleformulieren C3.2 A in het validatieboek inschrijven die betrekking hebben op tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of economische oorzaken. Formulieren die betrekking hebben op de andere vormen van tijdelijke werkloosheid (overmacht, technische stoornis, collectieve jaarlijkse vakantie, staking of lock-out) moet hij niet inschrijven. Indien hij echter verwacht dat zich later in de maand slecht weer of werkgebrek wegens economische oorzaken zal voordoen, is het aangewezen de formulieren toch in te schrijven in het validatieboek om te vermijden dat hij ze in de loop van de maand moet terugvragen.
• Alleen effectief afgeleverde formulieren moeten ingeschreven worden in het validatieboek. Formulieren die werden opgemaakt maar niet afgeleverd (bijv. omdat de werknemers aan het werk gehouden werden), mag de werkgever inschrijven in het validatieboek, maar dit is niet verplicht.

Vorm van het boek

De werkgever heeft de keuze tussen het elektronisch validatieboek gebruiken (zie www.socialsecurity.be) of een papieren validatieboek .

De werkgever kan het model en het formaat van het papieren boek kiezen (bijv. schoolschriftformaat of formaat A4). Het boek moet wel bestaan uit ingebonden bladen waarvan de bladzijden doorlopend genummerd zijn en voorzien zijn van een schutblad waarop de werkgever zijn naam, voornaam of handelsnaam vermeldt en het adres van de firma. Hij mag dus geen gebruik maken van een losbladig boek of een boek waarvan de bladen samengeniet zijn of samengebonden zijn door middel van ringen.

Welke vermeldingen moet het boek bevatten?

Iedere bladzijde van het boek moet verdeeld zijn in 4 kolommen waarin de werkgever de volgende vermeldingen noteert:

• in de eerste kolom: de maand waarop het formulier betrekking heeft;
• in de tweede kolom: het nummer van het formulier;
• in de derde kolom: de naam, voornaam en het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ-nummer) van de werknemer;
• in de vierde kolom: eventuele opmerkingen (bijv. ingeval van verlies).

In het elektronisch validatieboek liggen de verplichte zones vast.

Waarmerken van het papieren validatieboek

Vooraleer de werkgever het boek gebruikt, moet hij het laten waarmerken bij het werkloosheidsbureau dat bevoegd is voor de plaats waar het boek wordt bijgehouden, dit is de plaats waar de formulieren C3.2 gewoonlijk worden opgemaakt. Wanneer het boek vol is, moet hij een nieuw boek laten waarmerken door het werkloosheidsbureau van de RVA op voorlegging van het vorige boek.

Hoe invullen?

De gegevens moeten ingeschreven worden ten laatste de dag waarop de werkgever de formulieren aflevert.

Als de werkgever een papieren boek gebruikt moet hij dit invullen met onuitwisbare inkt. Er mag eventueel een computerlijst of computeretiketten geplakt worden met de vereiste vermeldingen.

De werkgever is niet verplicht naast de naam van elke werknemer het nummer van het afgeleverde formulier te vermelden op voorwaarde dat via de vermelde gegevens het nummer van het formulier, toegekend aan elke werknemer afzonderlijk, duidelijk kan bepaald worden (bijv.: Als de werkgever enkel het nummer van het formulier van de eerste en de laatste werknemer vermeldt moeten alle tussenliggende niet vermelde nummers elkaar opvolgen.).

Wat indien de werknemer het controleformulier C3.2 A verloren heeft?

Indien de werknemer het controleformulier C3.2 A verloren heeft, mag de werkgever zelf geen nieuw formulier afleveren. De werknemer moet bij het bevoegde werkloosheidsbureau een blanco controleformulier C3.2 A aanvragen waarop het werkloosheidsbureau zijn stempel en de vermelding "duplicaat" aanbrengt. De werknemer kan in principe slechts1 keer per jaar een duplicaat aanvragen bij de RVA. Het duplicaat moet ingeschreven worden in het validatieboek.

Indien de werkgever een elektronisch validatieboek bijhoudt, wordt het duplicaat door het werkloosheidsbureau ingeschreven in het validatieboek.

Indien de werkgever een papieren validatieboek bijhoudt, ontvangt hij een brief van het werkloosheidsbureau met het nummer van het duplicaat. De werkgever schrijft dit in in het validatieboek. In de kolom opmerkingen schrijft hij "duplicaat" en het nummer van het oorspronkelijk formulier.

Waar en hoelang moet de werkgever het papieren validatieboek bijhouden?

De werkgever moet het boek in België ter beschikking houden van de controlediensten van de RVA op de plaats waar de controleformulieren C3.2 A gewoonlijk worden opgemaakt.

Indien de formulieren worden opgemaakt in verschillende exploitatiezetels, moet hij voor elke exploitatiezetel over een validatieboek beschikken.

Indien de formulieren worden opgemaakt door een sociaal secretariaat, mag het validatieboek daar bijgehouden worden.

De werkgever moet het validatieboek bijhouden gedurende een periode van 5 jaar die een aanvang neemt de eerste dag van de maand die volgt op de maand gedurende dewelke de laatste vermelding werd genoteerd.

Het elektronisch validatieboek wordt op geïnformatiseerde wijze ter beschikking gehouden van de controlediensten gedurende dezelfde periode, ongeacht de exploitatiezetel.

Wat indien de werkgever de verplichtingen van het validatieboek niet naleeft?

De werkgever riskeert dan een administratieve geldboete of een strafrechtelijke sanctie. De sociale controleurs van de RVA zijn bevoegd om proces-verbaal op te stellen indien de werkgever geweigerd of nagelaten heeft de documenten die voorgeschreven zijn door het werkloosheidsbesluit op te maken of aan te vullen in de voorwaarden en binnen de termijnen die wettelijk zijn voorgeschreven. Dit geldt ook indien hij een validatieboek gebruikt dat niet gewaarmerkt is door het werkloosheidsbureau van de RVA.