Tijdelijke werkloosheid – De elektronische controlekaart eC3.2

In dit infoblad wordt uitgelegd hoe u toegang krijgt tot uw elektronische controlekaart, hoe u die invult en aan het einde van de maand naar uw uitbetalingsinstelling stuurt en wat u moet doen als u problemen hebt met het invullen van uw kaart.

Vanaf 01.01.2025 is het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 verplicht.

Als gevolg daarvan mag de werkgever u geen papieren controlekaarten meer geven.

Alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld, moeten vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand hun controlekaart e‑C3.2 elektronisch invullen volgens de instructies vermeld in de elektronische toepassing.

Voor de werknemers uit de bouwsector geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand, ongeacht of er een beroep op tijdelijke werkloosheid wordt gedaan.

Uitzondering:

De verplichting om de elektronische controlekaart eC3.2 te gebruiken is niet van toepassing op ondernemingen en werknemers die vallen onder het paritair comité voor maatwerkbedrijven en sociale werkplaatsen (PC 327). Zij mogen voor een onbepaalde duur papieren controlekaarten C3.2A blijven afleveren en gebruiken.

In dat geval moet uw werkgever het validatieboek invullen (bij tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer en om economische redenen).

Lees voor meer informatie over de papieren controlekaart C3.2A het infoblad E20 dat beschikbaar is op de website van de RVA.

Om uitkeringen tijdelijke werkloosheid te ontvangen, moet u ingeschreven zijn bij een uitbetalingsinstelling:

• ofwel de openbare instelling (HVW);
• ofwel de uitbetalingsinstelling van een vakbond (ACV, ABVV, SYNOVA).

Als u nog niet bent ingeschreven, kunt u de elektronische kaart al invullen en opsturen. Zodra u bent ingeschreven bij een uitbetalingsinstelling, wordt die automatisch naar die instelling verstuurd.

Hoe krijgt u toegang tot de elektronische controlekaart eC3.2?

De elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) is een beveiligde computertoepassing voor werknemers die een tijdelijke werkloosheidsuitkering willen ontvangen.

Die toepassing is beschikbaar via het portaal van de sociale zekerheid of, in een mobiele versie, via de app eC3.2 die te vinden is in de App Store van uw smartphone.

Hoe kan u zich identificeren?

Om toegang te krijgen tot uw elektronische controlekaart, moet u eerst uw identiteit verifiëren.

U hebt toegang tot uw eC3.2 door in te loggen via:

• uw eID (Belgische elektronische identiteitskaart);
• de toepassing itsme;
• een unieke beveiligingscode die per e-mail wordt verzonden;
• een beveiligingscode via een mobiele applicatie;
• een elektronische identificatie erkend op Europees niveau.

Bent u een grensarbeider?

Als u een grensarbeider bent en u een rijksregisternummer of een BIS-nummer hebt, kunt u misschien inloggen met uw Europees erkend identificatiemiddel (eIDAS). De situatie verschilt echter van land tot land. De Franse elektronische identificatiemiddelen zijn bijvoorbeeld nog niet erkend op Europees niveau.

Als u niet kunt inloggen met uw Europees erkend elektronisch identificatiemiddel moet u een alternatieve digitale sleutel bekomen:

• U kunt een digitale sleutel aanvragen bij Sigedis via een volledig digitale procedure. Alle informatie staat op: belgianID.be – Digitale sleutel aanvragen.
• U kunt ook een persoonlijke afspraak maken in een kantoor van de RVA.  Neem voor het maken van een afspraak contact op met ons contactcenter op 02/515.44.44.
• Als u nog geen Belgische elektronische identiteitskaart (eID) hebt, kunt u een digitale sleutel aanvragen bij de gemeente (als registratiebureau) bij uw inschrijving in het bevolkingsregister of bij uw aanvraag om een eID.

Als veel grensarbeiders op vrij korte termijn een digitale sleutel moeten krijgen, kan uw werkgever ook contact opnemen met de RVA om te kijken hoe het registratieproces kan worden vergemakkelijkt.

Bent u minderjarig?

Als u jonger bent dan 16, neem dan contact op met het bevoegde werkloosheidsbureau.

Als u tussen 16 en 18 jaar oud bent, kunt u een Itsme-account activeren via een partnerbank (BNP Paribas Fortis, Hello Bank, Fintro, KBC, ING of Belfius).

Als dat niet werkt, kunt u een digitale sleutel aanvragen via een volledig digitale procedure bij Sigedis.

U vindt alle nodige informatie op: belgianID.be - Een digitale sleutel aanvragen.

Voor meer informatie over de verificatiemethoden: https://sma-help.fedict.belgium.be/nl.

Die site heeft een vraag-en-antwoordgedeelte en video's waarin de verschillende verificatiemethoden worden uitgelegd.

Uw eerste aanmelding

Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt bij de toepassing, moet u bevestigen dat u de handleiding en de algemene voorwaarden voor het gebruik van de elektronische controlekaart hebt gelezen en aanvaard.

Het burgermandaat

Met een burgermandaat kan een burger (de mandant) een niet-professionele vertrouwenspersoon toestemming geven om bepaalde handelingen uit te voeren in de app elektronische controlekaart eC3.2 in diens naam.

Het burgermandaat moet de digitale inclusie versterken en er voor zorgen dat burgers hun administratieve zaken op een eenvoudige en veilige manier kunnen regelen.

De voornaamste kenmerken van dat systeem zijn:

• Het mandaat wordt toegekend voor een bepaalde duur van maximum 12 maanden.
• De mandant kan op elk moment het mandaat stopzetten.

Afhankelijk van de behoeften zijn er twee soorten mandaten mogelijk:

• Mandaat type 1: om de gegevens in de kalender aan te passen
• Mandaat type 2: om de gegevens in de kalender aan te passen en de kaart te valideren en te versturen

Lees voor meer informatie het artikel op de RVA-website (eC3.2-applicatie - Burgermandaat) en bekijk de uitleg over het aanvragen en beheren van mandaten via deze link: Hoe laat je je controlekaart invullen door iemand anders? (eC3.2)

De stappen om uw kaart(en) eC3.2 in te vullen

1. Selecteer de werkgever voor wie u de kaart wilt invullen. 
2. Selecteer de maand waarvoor u de kalenderweergave van uw kaart wilt invullen. 
3. Selecteer een dag/periode in de kalenderweergave van uw kaart. 
4. Kies de situatie die voor u van toepassing is en bewaar uw aanpassingen.
5. !!! Duid vóór de aanvang van een tewerkstelling, die tewerkstelling altijd aan op uw kaart.
6. Als u correcties aanbrengt in uw controlekaart, licht ze dan toe en bewaar uw opmerkingen. 
7. Als u bij meerdere werkgevers tijdelijk werkloos bent gesteld, vul dan ook de kaarten voor die werkgevers in. 
8. Stuur aan het einde van de maand uw controlekaart(en) naar uw uitbetalingsinstelling en bevestig de versturing. 

Uw werkgever(s) kiezen

Wanneer u uw kaart opent, wordt standaard het scherm 'Mijn werkgevers' weergegeven.

Daarop staat een lijst van de werkgevers bij wie u momenteel bent tewerkgesteld.

Uit de lijst van werkgevers bij wie u momenteel bent tewerkgesteld, moet u de werkgever kiezen voor wie u uw elektronische controlekaart wilt invullen.

Uw controlekaarten

Zodra u de werkgever hebt gekozen bij wie u tijdelijk werkloos bent, krijgt u toegang tot de mogelijke lijst met uw controlekaarten:

• de kaart voor de huidige maand, voor de maand ervoor of de maand erna;
• kaarten van voorgaande maanden die nog niet zijn verzonden;
• ongebruikte/onvolledige kaarten;
• voor de bouwsector, ingevulde kaarten voor de maanden waarin u niet tijdelijk werkloos was (niet-verstuurde kaarten). 

Hoeveel kaarten moet u elke maand invullen?

U werkt in de bouwsector

Als u in de bouwsector werkt, moet u altijd uw kaart invullen voor de werkgever die u in dienst heeft vanaf de 1ste dag van de maand, zelfs als u die maand niet tijdelijk werkloos bent (in dat geval hoeft u uw controlekaart niet naar uw uitbetalingsinstelling te sturen).

Als u in de loop van de maand tijdelijk werkloos bent geweest, verstuurt u uw elektronische controlekaart aan het einde van de maand.

U bent gewoonlijk tewerkgesteld bij 1 werkgever

Als u gewoonlijk bij 1 werkgever bent tewerkgesteld en tijdelijk werkloos bent bij die werkgever, vul dan een elektronische controlekaart in.

U bent gewoonlijk tewerkgesteld bij meerdere werkgevers

• Als u gewoonlijk bent tewerkgesteld bij 2 werkgevers (als u bijvoorbeeld 2 halftijdse tewerkstellingen combineert) en u wordt tijdelijk werkloos gesteld door 1 enkele werkgever, moet u slechts 1 elektronische kaart invullen (de kaart voor de werkgever die u tijdelijk werkloos stelt).

• Als u gewoonlijk bent tewerkgesteld bij 2 werkgevers (als u bijvoorbeeld 2 halftijdse tewerkstellingen combineert) en u wordt tijdelijk werkloos gesteld door die 2 werkgevers, dan moet u 2 elektronische kaarten invullen (1 voor elke werkgever).

•  Als u gewoonlijk bent tewerkgesteld bij 3 werkgevers (als u bijvoorbeeld 3 deeltijdse jobs combineert) en u wordt tijdelijk werkloos gesteld:

• door 2 werkgevers, moet u 2 elektronische controlekaarten invullen (voor de werkgevers bij wie u tijdelijk werkloos bent).

• door 3 werkgevers, moet u 3 elektronische controlekaarten invullen (1 voor elke werkgever).

Wanneer moet u uw kaart invullen?

U moet de kalenderweergave op uw elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve dag werkloosheid van elke maand waarin u tijdelijk werkloos bent, op basis van de instructies in de legenda en op dit infoblad.

!!! Het is belangrijk dat u elke tewerkstelling op uw controlekaart aanduidt, vóór de aanvang van de tewerkstelling.  Als u dat niet of laattijdig doet, bent u in overtreding.

Om problemen met de betaling van uw uitkeringen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw controlekaart juist invult vanaf de eerste dag effectieve werkloosheid.

Als u in de bouwsector werkt, geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand, zelfs als u die maand niet tijdelijk werkloos bent.

Hoe uw kaart invullen?

Een handleiding voor het gebruik van de elektronische controlekaart is beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid.

Standaard wordt de kalenderweergave voor de geselecteerde maand getoond. Die toont de gekozen maand en het gekozen jaar, evenals de naam en het ondernemingsnummer van uw werkgever.

Bij het openen zijn alle vakjes op uw controlekaart leeg.

Selecteren van een dag/periode en keuze van de situatie die voor u van toepassing is

U kunt een dag of een periode selecteren op uw elektronische controlekaart.

Kies vervolgens een situatie (of subsituatie) voor de geselecteerde dag(en) door op de knop "Geselecteerde dagen aanpassen" te klikken en sla uw keuze op.

De gekozen situatie is onmiddellijk van toepassing op de geselecteerde dag of periode.

Uitleg over situasies die van toepassing kunnen zijn

Dagen tijdelijke werkloosheid

Als u tijdelijk werkloos bent, laat het vakje dan leeg (ook voor dagen waarop u niet werkt als gevolg van tijdskrediet of een loopbaanonderbreking).

Laat het vakje ook leeg als u tijdelijk werkloos bent wegens 'slecht weer' tijdens een winteropleiding in de bouwsector van 1 december tot 31 maart.

Werkdagen bij uw gebruikelijke werkgever

!!! U moet dit vakje aanduiden vóór de aanvang van de tewerkstelling.

Selecteer het vakje 'Werk' wanneer u begint te werken bij uw gebruikelijke werkgever (ook als u uitzonderlijk werkt in het weekend of op een andere gebruikelijke inactiviteitsdag).

Als u ergens anders werkt dan bij uw gebruikelijke werkgever, selecteer dan de juiste situatie met het pictogram 'Werk ergens anders dan bij + naam van uw gebruikelijke werkgever' (zie hieronder).

Commentaar:

• Als u 's nachts werkt voor een werkgever, kies dan het vakje 'Werk' voor de dag waarop u de activiteit aanvat. Nachtarbeid is werk dat wordt uitgevoerd tussen 20 u en 6 u (in de distributiesector, groothandel, e-commerce en aanverwante logistiek is dit tussen 23 u en 6 u).

U moet enkel het vakje dat overeenkomt met het begin van de activiteit zwart maken.

• Als u valt onder de specifieke regels voor kunstwerkers (Hoofdstuk XII), moet u de activiteit die u voor eigen rekening uitoefent, uw activiteit in bijberoep of occasionele activiteiten die niet in loondienst zijn, niet vermelden.
• Als u om medische redenen deeltijds gaat werken, selecteer dan het vakje 'werk' voor elke dag waarop u daadwerkelijk bij uw werkgever werkt, zelfs als dat maar een halve dag is.

Arbeidsongeschiktheid

Selecteer het vakje Z 'Arbeidsongeschikt' in geval van ziekte, een arbeidsongeval of bevallingsrust (ook zaterdagen, zondagen en feestdagen als die dagen deel uitmaken van de periode van arbeidsongeschiktheid).

Vakantie

Selecteer het vakje V 'Vakantie' voor individuele jaarlijkse vakantiedagen of dagen vakantie als gevolg van de collectieve sluiting van de onderneming voor jaarlijkse vakantiedagen (of die dagen nu wel of niet zijn gedekt door vakantiegeld). Selecteer ook het vakje V 'Vakantie' voor jeugdvakantie of seniorvakantie.

Vermeld ook de letter V als u, in geval van tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht, progressief het werk deeltijds hervat met toestemming van de adviserend arts van het ziekenfonds en u tijdens die dagen vakantie wilt nemen.

Opmerking:

Als u extralegale verlofdagen hebt (bijvoorbeeld anciënniteitsverlof, extra verlofdagen binnen een cafetariaplan), bent u niet verplicht om die op te nemen tijdens de periode van collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie van uw onderneming. Als u er toch voor kiest om ze in die periode op te gebruiken, moet u voor die dagen de letter A aangeven.

Andere situatie

Kies het vakje A 'Andere situatie' voor niet-gepresteerde dagen met loon, feestdagen, dagen inhaalrust, betaalde opleidingsdagen, dagen gedekt door een verbrekingsvergoeding, dagen van onbetaald verlof, dagen van ongerechtvaardigde afwezigheid, dagen van detentie, dagen van vaderschapsverlof, extralegale verlofdagen ...

Arbeid bij een andere werkgever dan uw gebruikelijke werkgever

!!! Ook hier is het belangrijk dat u het toepasselijke vakje aanduidt vóór de aanvang van de tewerkstelling.

Deze optie geeft u toegang tot 3 verschillende situaties waarbij u ergens anders werkt dan bij uw gebruikelijke werkgever:

Kies deze situatie als u gewoonlijk voor een andere werkgever werkt.

!!! U moet ook uw uitbetalingsinstelling op de hoogte brengen van die andere gebruikelijke tewerkstelling.

Kies deze situatie wanneer u begint te werken (voor de aanvang van het werk) op een dag waarop u gewoonlijk voor uw gebruikelijke werkgever werkt en u werkt:

• bij een andere werkgever (inclusief flexi-job);
• voor eigen rekening of voor een derde (zelfs als het werk van occasionele aard is);
• binnen het kader van een bijberoep aanvaard door de RVA als u die activiteit uitzonderlijk tussen 7 u. en 18 u. uitoefent.

Opmerkingen:

• Als u een bijberoep uitoefent in het kader van het voordeel 'Springplank naar zelfstandige', moet u die activiteit niet op uw controlekaart vermelden.
• Als u valt onder de specifieke regels voor kunstwerkers (Hoofdstuk XII), moet u de activiteit die u voor eigen rekening uitvoert, uw bijberoep of occasionele activiteiten die niet in loondienst zijn niet te vermelden.

Kies deze situatie wanneer u begint te werken op een dag waarop u normaal niet werkt voor uw gebruikelijke werkgever (bijvoorbeeld in het weekend):

• bij een andere werkgever (inclusief flexi-job);
• voor eigen rekening of voor een derde (zelfs als het werk van occasionele aard is);
• binnen het kader van een bijberoep aanvaard door de RVA, ongeacht wanneer u die uitoefent.

Opmerkingen:

• Als u een bijberoep uitoefent in het kader van het voordeel 'Springplank naar zelfstandige', moet u die activiteit niet op uw controlekaart vermelden.
• Als u valt onder de specifieke regels voor kunstwerkers (Hoofdstuk XII), moet u de activiteit die u voor eigen rekening uitvoert, uw bijberoep of occasionele activiteiten die niet in loondienst zijn niet te vermelden.

Niet van toepassing

Deze grijze vakken, die u kunt vinden op de kalenderweergave van uw kaart, betreffen dagen waarop u niet gebonden bent door een arbeidsovereenkomst met de gekozen werkgever (bijvoorbeeld als uw arbeidsovereenkomst in de betreffende maand is begonnen of beëindigd).

Eerste effectieve werkloosheidsdag

Dat is de eerste werkloosheidsdag voor de geselecteerde maand zoals meegedeeld door uw werkgever aan de RVA. 

Die wordt op uw kaart weergegeven in geval van tijdelijke werkloosheid om economische redenen, slecht weer of een technische storing. 

Voor andere soorten tijdelijke werkloosheid (bijvoorbeeld tijdelijke werkloosheid wegens overmacht) wordt geen pictogram weergegeven.  U moet uw kaart echter ook invullen vanaf de eerste dag waarop uw werkgever u tijdelijk werkloos stelt.

Vroegst mogelijke verzendingsdatum

Dat is de datum vanaf wanneer uw elektronische kaart C3.2 kan worden verzonden.

Hoe kan ik de situatie van een dag/periode wijzigen?

Alleen niet-verzonden controlekaarten kunnen worden gewijzigd. Het is mogelijk om wijzigingen aan te brengen als u uitzonderlijk een fout hebt gemaakt bij het invullen van de kaart.

Kies de dag of periode die u wilt aanpassen, selecteer de nieuwe situatie die van toepassing is en sla uw wijzigingen op.

Wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw controlekaart, moet u uw wijzigingen toelichten en opslaan zodat ze verschijnen in de kalenderweergave van uw kaart.

De RVA wordt geïnformeerd over de aangebrachte wijzigingen. De RVA kan daarop controles uitvoeren.

Uw controlekaart eC3.2 naar uw uitbetalingsinstelling versturen

U kunt uw controlekaart ten vroegste versturen vanaf de dag die wordt aangegeven met het pictogram 'Vroegst mogelijke verzenddatum'.

Voordat u uw kaart verstuurt, kunt u een pdf-document van uw controlekaart eC3.2 genereren.

Om uw controlekaart naar uw uitbetalingsinstelling te sturen, selecteert u 'Controlekaart versturen'.

Zodra uw kaart is verstuurd, kunt u ze niet meer aanpassen!

Na bevestiging wordt uw kaart naar uw uitbetalingsinstelling gestuurd.

Verzonden kaarten bekijken

U kunt een lijst bekijken van de controlekaarten die u al naar uw uitbetalingsinstelling hebt gestuurd via het pictogram "Meer" in de banner van uw controlekaart.

Niet-verzonden kaarten bekijken

Om niet-verzonden controlekaarten te bekijken, moet u teruggaan naar het beginscherm voor uw werkgever(s) of terugkeren naar dat scherm met de pijl terug.

Kies de werkgever voor wie u uw niet-verzonden kaart wilt bekijken en kies vervolgens de gewenste maand.

Wat moet u doen als u uw kaart eC3.2 niet kunt invullen?

Het is mogelijk dat door een probleem met uw smartphone, uw pc, de eC3.2-app of uw login u uw elektronische controlekaart niet op tijd kunt invullen.

U kunt dan tijdelijk het gebruik van de ec3.2 herroepen of de RVA informeren over het beletsel dat u hebt ondervonden.

Tijdelijke terugkeer naar de papieren procedure

Als u niet langer in staat bent om uw controlekaart in te vullen (bijvoorbeeld als u uw smartphone kwijt bent, als uw itsme-account is geblokkeerd) kunt u een tijdelijke herroeping aanvragen om tijdelijk terug te keren naar de papieren procedure. 

Om dat te doen, moet u een formulier C3E-Herroeping indienen bij het RVA-kantoor via uw uitbetalingsinstelling en daarbij de reden vermelden waarom u tijdelijk de elektronische controlekaart niet meer kan gebruiken.

Als het werkloosheidsbureau uw aanvraag tot tijdelijke herroeping aanvaardt, zal het u daarover informeren en u een papieren controlekaart C3.2A bezorgen voor de lopende maand en de volgende maand. Uw werkgever is niet verplicht om die papieren controlekaarten in het validatieboek in te voeren.

De werkgever wordt daar door de RVA schriftelijk van in kennis gesteld.

Vanaf de eerste dag van de tweede maand na die aanvraag moet u uw controlekaart eC3.2 opnieuw elektronisch invullen en verzenden.

Kennisgeving van een beletsel

Als u door technische problemen niet meer in staat bent om uw controlekaart op tijd (voor de aanvang van het werk) in te vullen in de loop van de maand, moet u het RVA-kantoor onmiddellijk op de hoogte brengen. Dat kan per telefoon, door persoonlijk naar uw werkloosheidsbureau te gaan of door een e-mail te sturen (mogelijk via het contactformulier beschikbaar op de website van de RVA).

U moet die procedure ook volgen als u op de laatste werkdag van de maand tijdelijk werkloos wegens economische redenen zou zijn, maar uw werkgever u die dag onverwacht oproept om te werken, ook al hebt u uw elektronische controlekaart al bevestigd en naar uw uitbetalinginstelling gestuurd.

U krijgt een ontvangstbevestiging van die kennisgeving van het RVA-kantoor via de brief C3E Beletsel. Een kopie van dat formulier wordt verzonden naar uw uitbetalingsinstelling.

Bij een controle kan u met dat formulier bewijzen dat u de RVA op tijd hebt verwittigd.

Als u die kennisgeving doet, wordt u geen administratieve sanctie opgelegd voor het niet correct invullen van uw controlekaart.

Melding van uw arbeidsdag bij een algemeen technisch probleem met eC3.2.

Bij een algemeen technisch probleem met de app eC3.2 Tijdelijke Werkloosheid, kunt u uw arbeidsdag alsnog melden aan de RVA door te bellen naar 02 515 44 44.

Let op: die optie is alleen beschikbaar tijdens een algemene storing en gebruikt u dus niet bij individuele problemen.

Duidelijke uitleg over de stappen vindt u in onze instructievideo of in de flyer.