Klokkenluidersbeleid bij melding van integriteitsschendingen bij de federale overheid

Integriteit is voor de RVA een van de hoekstenen van zijn werking. Daarom hebben we een intern klokkenluiderskanaal opgezet dat zowel medewerkers als externe partijen de mogelijkheid biedt om inbreuken op interne beleidslijnen en procedures alsook wetten en reglementeringen op een vertrouwelijke manier te melden. 

Hoe, wanneer en door wie een melding kan worden ingediend en hoe die wordt behandeld, is opgenomen in dat beleid. 

Het klokkenluidersbeleid is in lijn met de Belgische wet van 8 december 2022 over de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie. De federale regering heeft met die wet een belangrijke stap gezet in de omzetting van de EU-richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders (2019/1937 van 23 oktober 2019). 

Dezelfde EU-richtlijn werd ook omgezet in de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector. Meer informatie daarover staat op de website van de RVA, op de pagina 'Hebt u informatie over (mogelijke) sociale fraude?'.

Wie kan een melding maken?

Klokkenluiders of melders in de federale publieke sector zijn personen die informatie melden over inbreuken die ze in een werkgerelateerde context hebben vernomen. Een werkgerelateerde context verwijst naar alle belanghebbenden die een professionele relatie hebben met de RVA, waaronder: 

• statutaire en contractuele medewerkers; 

• zelfstandigen; 

• leden en de personen die behoren tot de bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen van de RVA , inclusief vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs; 

• iedereen die werkt onder het toezicht en de leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van de RVA. 

Het gaat om een formeel gestarte of al beëindigde professionele samenwerking. Dit beleid is ook van toepassing op eventuele toekomstige medewerkers, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen. 

Welke overtredingen kunnen worden gemeld?

De volgende onderwerpen vallen binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid: 

1. Een handeling of het nalaten van een handeling die een bedreiging vormt voor of een schending is van het algemeen belang, en die: 

• een inbreuk vormt op de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, wetten, besluiten, omzendbrieven, interne regels en interne procedures die van toepassing zijn op de federale overheidsinstanties en hun personeelsleden; en/of 
• een risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of voor het milieu; en/of 
• getuigt van een ernstige tekortkoming in de professionele verplichtingen of in het goede beheer van een federale overheidsinstantie.

2. Het bewust bevelen of adviseren om een integriteitsschending te begaan zoals bedoeld in de bepaling onder 1°. 

3. Integriteitsschendingen begaan in het kader van overheidsopdrachten. 

Vallen niet binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid: 

1. Pesterijen, geweld op het werk en ongewenst seksueel gedrag op het werk ten aanzien van de personen bedoeld in artikel 2, § 1, tweede lid, 1°, van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.

2. Discriminatie op grond van: 

• een van de beschermde criteria zoals bedoeld in artikel 4, 4° van de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie; 
• geslacht of een van de criteria gelijkgesteld met geslacht zoals bedoeld in de artikelen 3 en 4 van de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; 
• een van de beschermde criteria zoals bedoeld in artikel 4, 4° van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden. 

Het beleid heeft ook geen betrekking op klachten over het dienstverband of interpersoonlijke grieven tussen collega’s.

Indienen van meldingen

De RVA stelt een klokkenluidersplatform beschikbaar via deze link: Whistlelink. 

Meldingen kunnen ook anoniem gebeuren.

We moedigen u sterk aan om uw bezorgdheid via het bovenvermelde interne kanaal te melden als u kennis of een vermoeden hebt van een inbreuk. U kunt de meldingen schriftelijk of via een spraakboodschap indienen. De meldingen worden ontvangen door de dienst Interne audit van Smals vzw. 

Bij het indienen van de melding is het belangrijk dat u het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, want dat is de enige manier om de melding nadien te raadplegen en om te communiceren met de case manager. Als organisatie zijn wij verplicht u feedback te geven over de stand van zaken van de melding. Om die feedback te kunnen geven, is het belangrijk dat we u kunnen contacteren via het platform. 

Anonieme meldingen 

De RVA stelt een platform ter beschikking dat het mogelijk maakt voor klokkenluiders om anoniem meldingen in te dienen. Bij een anonieme melding is het belangrijk dat u het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, om te kunnen communiceren met de case manager en om  feedback over de melding te kunnen ontvangen. 

Inhoud van de melding

Om de melding voldoende te kunnen evalueren en onderzoeken, vragen wij u om onderstaande informatie mee te delen:

• uw relatie ten opzichte van de RVA (bv. werknemer, leverancier);
• als de melding niet anoniem is: uw naam en eventuele contactgegevens;
• een gedetailleerde beschrijving van het incident of de inbreuk waaronder:
  • Wat is er gebeurd (de aard van het incident)?
  • Wanneer heeft het incident plaatsgevonden (datum en tijd indien beschikbaar of een periode)?
  • Waar vond het incident plaats (bv. op kantoor)?
  • Wat was uw eigen rol of betrokkenheid bij het incident (bv. getuige, slachtoffer of dader)?
• eventuele informatie over de betrokkenen:
  • de naam en contactgegevens van personen die betrokken zijn bij het incident;
  • de naam en contactgegevens van personen die getuige zijn geweest van of die meer informatie hebben over het incident;
  • eventuele informatie over eerdere soortgelijke incidenten of inbreuken met betrekking tot de persoon/personen vermeld in de melding;
  • eventuele bewijsstukken of nuttige documenten in verband met de melding.

Via het casenummer en de verificatiecode kunt u uw melding opnieuw raadplegen en eventueel extra informatie doorgeven of documenten opladen.

Behandeling van de melding

De melding wordt ontvangen en behandeld door een onafhankelijke externe expert. Bij ontvangst van de melding gaat die expert na of de melding binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid valt. Als dat niet het geval is, wordt u daarvan op de hoogte gebracht via het platform en, als dat op basis van de melding gepast lijkt, doorverwezen naar het bevoegde departement binnen de RVA of externe instanties.

Binnen 15 dagen na ontvangst van de melding wordt u via het platform op de hoogte gebracht van de aanvaarding of weigering van de melding. Alle communicatie tussen u en de externe expert zal voor zover dat mogelijk is via het beveiligde klokkenluidersplatform plaatsvinden om zo de vertrouwelijkheid van de melding te waarborgen.

Onderzoek van de melding 

Zodra de melding aanvaard is, zal de externe expert ze bezorgen aan de Interne Audit van de RVA, die een onderzoek zal openen. Binnen de 3 maanden na de aanvaarding van de melding zult u via het platform op de hoogte gebracht worden van de voortgang van het onderzoek. U heeft het recht om ingelicht te worden over de voortgang van het onderzoek. Om de voortgang van het onderzoek niet te benadelen, heeft u niet het recht om de volledige inhoud ervan te kennen.

Interne Audit is gerechtigd om contact op te nemen met de personen die genoemd worden in de melding of die geïdentificeerd worden in de loop van het onderzoek, als die dienst dat noodzakelijk acht om het onderzoek voort te zetten. In dat geval wordt er altijd rekening gehouden met de vertrouwelijkheid van de melding. Interne Audit zal ook beoordelen of contact opnemen met die personen het onderzoek niet kan benadelen.

Beëindiging van het onderzoek 

Wanneer het onderzoek afgerond is, wordt u op de hoogte gebracht van het resultaat.

De personen die tijdens het onderzoek werden gecontacteerd en daardoor op de hoogte zijn van de melding, zullen geïnformeerd worden over de beëindiging van het onderzoek, rekening houdend met de vertrouwelijkheid van de melding.

Vertrouwelijkheid van de melding

Wanneer klokkenluiders hierover hun bezorgdheden uiten, wordt de vertrouwelijkheid van hun identiteit gegarandeerd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Hun identiteit wordt zonder hun uitdrukkelijke toestemming niet bekendgemaakt aan anderen dan de personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Dat geldt ook voor alle andere informatie waaruit hun identiteit rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden afgeleid.

Alleen wanneer er een noodzakelijke en evenredige verplichting bestaat op basis van EU‑ of nationale wetgeving — bijvoorbeeld in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures — kan de identiteit worden vrijgegeven. Dit kan onder meer nodig zijn ter bescherming van de rechten van verdediging van de betrokken partij in een gerechtelijk onderzoek.

Als het verhoor van een betrokkene bij de melding de vertrouwelijkheid van de melding in het gedrang kan brengen, zal er vooraf contact worden opgenomen met de melder.

Bescherming van de klokkenluider

Klokkenluiders genieten bescherming als ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding correct was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid viel. Geen enkele klokkenluider, een derde die verbonden is met de klokkenluider of iemand die de klokkenluider heeft geholpen om een melding in te dienen zoals omschreven in het toepassingsgebied kan worden bestraft of het voorwerp uitmaken van enige discriminerende maatregel. Er mogen geen vergeldingsmaatregelen worden genomen tegen personen die te goeder trouw een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen melden.

Externe meldingen

Het wordt ten zeerste aangeraden om inbreuken eerst te melden via het interne meldingskanaal van de RVA. Zo kan de instelling de melding onderzoeken en eventuele passende maatregelen nemen.

Binnen de Europese Unie heeft een klokkenluider de mogelijkheid om een inbreuk die onder het toepassingsgebied van de wetgeving valt extern te melden aan een lokale bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidersmeldingen. Melders kunnen extern een melding doen bij de federale Ombudsman, die het externe meldingskanaal blijft dat beschikbaar is voor alle burgers.

Intern klokkenluiderskanaal