Tijdelijke werkloosheid – De elektronische controlekaart eC3.2

Dit infoblad geeft uitleg over hoe u toegang krijgt tot uw elektronische controlekaart, hoe u deze moet invullen en aan het einde van de maand naar uw betalingsinstelling moet opsturen, en welke stappen u moet ondernemen als u problemen ondervindt bij het invullen van uw kaart.

Om tijdelijke werkloosheidsuitkeringen te kunnen ontvangen, moet u ingeschreven zijn bij een uitbetalingsinstelling:

• ofwel de openbare instelling (HVW);
• ofwel de uitbetalingsinstelling van een vakbond (ACV, ABVV of ACLVB).

Als u nog niet bent ingeschreven, kunt u deze al invullen en opsturen. Zodra u door een uitbetalingsinstelling bent geïntegreerd, wordt uw elektronische kaart automatisch naar deze uitbetalingsinstelling gestuurd.

Hoe toegang krijgen tot de elektronische controlekaart eC3.2?

De elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) is een beveiligde softwaretoepassing die ter beschikking wordt gesteld van werknemers die tijdelijke werkloosheidsuitkeringen willen ontvangen.

Deze toepassing is beschikbaar via de portaalsite van de Sociale Zekerheid (https://www.socialsecurity.be/) of, in mobiele versie, via de eC32-app die beschikbaar is in de App Store van uw smartphone.

Hoe u identificeren?

Voordat u toegang kunt krijgen tot uw elektronische controlekaart, moet u zich identificeren.

U kunt toegang krijgen tot uw eC3.2 door u te identificeren via:

• uw eID (Belgische elektronische identiteitskaart);
• de itsme-app;
• via een unieke beveiligingscode die per e-mail wordt verzonden;
• via een beveiligingscode via een mobiele applicatie;
• een elektronische identificatie erkend op Europees niveau.

Als u een grensarbeider bent en een Rijksregisternummer of een BIS-nummer hebt, kunt u inloggen met uw op Europees niveau erkende identificatie (eIDAS).

Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar voor inloggen op de desktopapplicatie.

Voor gebruik op de mobiele applicatie moet u een digitale sleutel aanvragen bij het bevoegde werkloosheidsbureau van de RVA.

Als u nog geen Belgische elektronische identiteitskaart (eID) heeft, kunt u een digitale sleutel aanvragen bij de gemeente (als registratiebureau) tijdens uw inschrijving in het bevolkingsregister of bij uw aanvraag van een eID.

U kunt ook contact opnemen met de RVA om u te laten registreren en een digitale sleutel te verkrijgen.

Voor meer informatie over de identificatiemethoden: https://sma-help.fedict.belgium.be/nl.

Deze site heeft een vraag-en-antwoordgedeelte en video's waarin de verschillende identificatiemethoden worden uitgelegd.

Voor de eerste keer inloggen

Wanneer u voor de eerste keer inlogt op de applicatie, moet u bevestigen dat u de handleiding en de algemene voorwaarden voor het gebruik van de elektronische controlekaart heeft gelezen en aanvaard.

Zodra u de verklaring op eer aanvaardt, verklaart u zich akkoord om in de toekomst uitsluitend elektronisch te werken. ¹

Dit akkoord wordt overgemaakt aan uw betalingsinstelling en de RVA, zodat de RVA op de hoogte is dat u uitsluitend de elektronische applicatie gebruikt vanaf de maand die u heeft gekozen.

De keuze voor het gebruik van de elektronische controlekaart is mogelijk vanaf de lopende maand of de volgende maand en zal vanaf februari 2025 ook mogelijk zijn voor de maand die de lopende maand voorafgaat.

De stappen om de eC3.2-kaart(en) in te vullen

1. Selecteer de werkgever waarvoor u uw kaart wilt invullen;
2. Selecteer de maand waarin u de kalenderrooster van uw kaart wilt invullen;
3. Selecteer een dag/een periode in het rooster van uw kaart;
4. Kies de situatie die op u van toepassing is en sla uw wijzigingen op;
5. !!! Duid vóór de aanvang van een tewerkstelling, deze tewerkstelling altijd aan op uw kaart;
6. Als u wijzigingen aanbrengt op uw controlekaart, geef dan uitleg en sla uw opmerking op; 
7. Als u meerdere werkgevers heeft waar u tijdelijk werkloos wordt gesteld, vul dan ook de kaarten voor deze werkgevers in;
8. Stuur aan het einde van de maand uw controlekaart(en) naar uw betalingsinstelling en bevestig de verzending.               

Kies uw werkgever(s)

Wanneer u toegang krijgt tot uw kaart, wordt het scherm 'Mijn werkgevers' standaard weergegeven.

Het vermeldt de lijst van werkgevers bij wie u momenteel in dienst bent.

U moet uit deze lijst van werkgevers bij wie u momenteel in dienst bent, de werkgever selecteren waarvoor u uw elektronische controlekaart wilt invullen.

Uw controlekaarten

Zodra u de werkgever hebt gekozen bij wie u tijdelijk werkloos bent, krijgt u een mogelijke lijst van controlekaarten te zien, namelijk:

• de kaart van de lopende maand, de maand die eraan voorafgaat of de maand die volgt;
• de kaarten van de voorgaande maanden die nog niet zijn verzonden;
• de ongebruikte/niet ingevulde kaarten;
• voor de bouwsector, de ingevulde kaarten van maanden waarin u niet tijdelijk werkloos bent geweest (niet-verzonden kaarten).

Hoeveel kaarten moet u maandelijks invullen?

U werkt in de bouwsector

Als u in de bouwsector werkt, moet u bij de werkgever waar u in dienst bent uw kaart altijd invullen vanaf de eerste dag van de maand, ook al bent u in die maand niet tijdelijk werkloos (in dat geval hoeft u uw controlekaart niet naar uw betalingsinstelling te sturen).

Als u gedurende de maand tijdelijk werkloos bent gesteld, dan stuurt u uw elektronische controlekaart aan het einde van de maand op.

U werkt gewoonlijk bij één werkgever

Als u gewoonlijk bij één werkgever werkt en u wordt tijdelijk werkloos bij deze werkgever, vul dan een elektronische controlekaart in.

U werkt gewoonlijk bij meerdere werkgevers

• Als u gewoonlijk bij 2 werkgevers werkt (bijvoorbeeld als u 2 deeltijdse tewerkstellingen combineert) en u wordt tijdelijk werkloos bij slechts één werkgever, dan moet u maar één elektronische kaart invullen (die van de werkgever waar u tijdelijk werkloos wordt gesteld).

• Als u gewoonlijk bij 2 werkgevers werkt (bijvoorbeeld als u 2 deeltijdse tewerkstellingen combineert) en u wordt tijdelijk werkloos bij beide werkgevers, dan moet u beide elektronische kaarten invullen (één voor elke werkgever).

• Als u gewoonlijk bij 3 werkgevers werkt (bijvoorbeeld als u 3 deeltijdse tewerkstellingen combineert) en u wordt tijdelijk werkloos:

  • bij 2 werkgevers, dan moet u 2 elektronische controlekaarten invullen (de kaarten van de werkgevers bij wie u tijdelijk werkloos bent).    

  • bij 3 werkgevers, dan moet u 3 elektronische controlekaarten invullen (één voor elke werkgever)

Wanneer uw kaart invullen?

U moet het kalenderrooster op uw elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve  werkloosheidsdag van elke maand waarin u tijdelijk werkloos bent, en dit op basis van de instructies opgenomen in de legende en in dit infoblad.

!!! Het is belangrijk dat u elke tewerkstelling op uw controlekaart aanduidt, vóór de aanvang van de tewerkstelling.  Indien u dit niet of laattijdig doet, bent u in overtreding.

Om problemen met de betaling van uw uitkeringen te vermijden, is het dus belangrijk dat u uw controlekaart correct invult vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag!

Als u in de bouwsector werkt, geldt deze verplichting vanaf de eerste dag van de maand, zelfs als u gedurende de maand niet tijdelijk werkloos bent.

Hoe uw kaart invullen?

Standaard wordt het kalenderrooster van uw kaart voor de gekozen maand weergegeven. Het toont de maand en het jaar die u gekozen hebt, evenals de naam en het ondernemingsnummer van uw werkgever. 

Standaard zijn alle dagen blanco op uw controlekaart.

Selectie van een dag/periode en keuze van de toepasselijke situatie

U kunt een dag of een periode op uw elektronische controlekaart selecteren.

Kies vervolgens een situatie (of sub-situatie) voor de geselecteerde dag(en) door op de knop 'Geselecteerde dagen aanpassen' te klikken en sla uw keuze op.

De gekozen situatie wordt onmiddellijk toegepast op de geselecteerde dag of periode.

Uitleg van de situaties die van toepassing kunnen zijn

De dagen tijdelijke werkloosheid

Als u tijdelijk werkloos bent, laat het vakje blanco (ook voor de dagen waarop u niet werkt ingevolge tijdskrediet of loopbaanonderbreking).

Arbeid bij uw gebruikelijke werkgever

!!! U moet dit vakje aanduiden vóór de aanvang van de tewerkstelling.

Kies het vakje ‘Arbeid’ wanneer u begint te werken bij uw gebruikelijke werkgever (ook als u uitzonderlijk werkt in het weekend of op een andere normale inactiviteitsdag).

Als u ergens anders werkt dan bij uw gebruikelijke werkgever, kiest u de situatie die van toepassing is via het pictogram “Arbeid niet bij + naam van uw gebruikelijke werkgever” (zie verderop).

Opmerkingen:

Als u nachtarbeid verricht voor een werkgever, kiest u het vakje Arbeid op de dag dat u met de activiteit begint. Nachtarbeid is het werk dat wordt verricht tussen 20.00 uur en 6.00 uur. U moet alleen het vakje invullen dat overeenkomt met het begin van de activiteit.

Als u geniet van de specifieke regels die van toepassing zijn op kunstwerkers (Hoofdstuk XII), hoeft u de activiteit die u voor eigen rekening uitoefent, uw nevenactiviteit of de occasionele activiteiten niet in loondienst niet te vermelden.

Arbeidsongeschiktheid

Kies het vakje Z 'Arbeidsongeschiktheid' in geval van ziekte, arbeidsongeval of zwangerschapsverlof (ook op zaterdag, zondag en feestdagen als deze dagen deel uitmaken van de periode van arbeidsongeschiktheid).

Vakantie

Kies het vakje V 'Vakantie' voor dagen individuele jaarlijkse vakantie of dagen collectieve sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie (ongeacht of deze dagen gedekt zijn door vakantiegeld of niet).

In geval van tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht: als u progressief het werk deeltijds hervat met toestemming van de adviserend arts van de mutualiteit en u tijdens deze dagen vakantiedagen wilt opnemen, vermeld dan ook de letter V voor deze dagen.

Opmerking:

Als u beschikt over extra legale vakantiedagen (bijvoorbeeld anciënniteitsverlof, extra vakantiedagen binnen een cafetariaplan), bent u niet verplicht deze op te nemen tijdens de periode van collectieve sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie. Als u ervoor kiest om deze toch op te nemen tijdens deze periode, moet u de letter A vermelden voor deze dagen.

Andere situatie

Kies het vakje A 'Andere situatie' voor niet-gewerkte dagen zonder met loon, feestdagen, dagen inhaalrust, betaalde opleidingsdagen, dagen gedekt door een verbrekingsvergoeding, verlof zonder wedde, dagen ongewettigde afwezigheid, dagen van gevangenzetting, dagen vaderschapsverlof, extra legale vakantiedagen...

Arbeid niet bij uw gebruikelijke werkgever

!!! Ook hier is het belangrijk dat u het toepasselijke vakje aanduidt vóór de aanvang van de tewerkstelling.

Deze keuze biedt toegang tot 3 verschillende situaties wanneer u elders werkt dan bij uw gebruikelijke werkgever, namelijk:

Kies deze situatie wanneer u gewoonlijk bij een andere werkgever werkt.

! U moet ook uw uitbetalingsinstelling informeren over deze andere gebruikelijke tewerkstelling.

Kies deze situatie wanneer u begint te werken (vóór de aanvang van het werk) op een dag waarop u gewoonlijk voor uw gebruikelijke werkgever werkt en u werkt:

• bij een andere werkgever (inclusief een flexi-job);
• voor eigen rekening of voor rekening van een derde (ook als de activiteit occasioneel is);
• in het kader van een nevenactiviteit die door de RVA is aanvaard, als u deze activiteit uitzonderlijk tussen 7 uur en 18 uur uitoefent.

Opmerkingen:

• Als u een nevenactiviteit uitoefent in het kader van 'Springplank-zelfstandigen', hoeft u deze niet op uw controlekaart te vermelden.

• Als u geniet van de specifieke regels die van toepassing zijn op kunstwerkers (Hoofdstuk XII), hoeft u de activiteit die u voor eigen rekening uitoefent, uw activiteit in bijberoep of een occasionele activiteit niet in loondienst, niet te vermelden.

Kies deze situatie wanneer u begint te werken op een dag waarop u gewoonlijk niet voor uw gebruikelijke werkgever werkt(bijvoorbeeld in het weekend):

• bij een andere werkgever (inclusief een flexi-job);
• voor eigen rekening of voor rekening van een derde (ook als de activiteit occasioneel is);
• in het kader van een nevenactiviteit die door de RVA is aanvaard, ongeacht het tijdstip. uitoefent.

Opmerkingen:

• Als u een nevenactiviteit uitoefent in het kader van ‘Springplank-zelfstandigen', hoeft u deze niet op uw controlekaart te vermelden

• Als u geniet van de specifieke regels die van toepassing zijn op kunstwerkers (Hoofdstuk XII), hoeft u de activiteit die u voor eigen rekening uitoefent, uw activiteit in bijberoep of een occasionele activiteit niet in loondienst, niet te vermelden.

Niet van toepassing

Deze grijze vakken die op het kalenderrooster van uw kaart kunnen voorkomen, hebben betrekking op de dagen waarop u niet gebonden bent door een arbeidsovereenkomst bij de gekozen werkgever (bijvoorbeeld als uw arbeidsovereenkomst in de betreffende maand is aangevat of geëindigd).

Eerste effectieve werkloosheidsdag

Dit is de eerste werkloosheidsdag voor de geselecteerde maand en werkgever, zoals meegedeeld door uw werkgever aan de RVA. 

Deze zal op uw kaart worden weergegeven in geval van tijdelijke werkloosheid wegens economische oorzaken, slecht weer of technisch stoornis. 

Voor andere soorten tijdelijke werkloosheid zal er geen pictogram worden weergegeven. U moet echter ook uw kaart invullen vanaf de eerste dag dat uw werkgever u tijdelijk werkloos stelt.

Vroegst mogelijke verzendingsdatum

Dit is de datum vanaf wanneer uw elektronische C3.2-kaart kan worden verzonden.

Hoe de status van een dag/periode wijzigen?

Alleen niet verzonden controlekaarten kunnen worden gewijzigd. De mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen is voorzien voor het geval u uitzonderlijk een fout heeft gemaakt bij het invullen van de kaart.

Kies de dag of periode die u wilt wijzigen, kies de nieuwe situatie die van toepassing is en sla uw wijzigingen op.

Wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw controlekaart, moet u uitleg geven over uw wijzigingen en deze opslaan zodat de wijzigingen aangebracht worden in het kalenderrooster van uw kaart.

De RVA wordt geïnformeerd over de aangebrachte wijzigingen. De RVA kan hier een controle op uitvoeren.

Stuur uw eC3.2-controlekaart naar uw uitbetalingsinstelling

U kunt uw controlekaart ten vroegste vanaf de dag die is gemarkeerd met het pictogram ‘vroegst mogelijke verzendingsdatum' verzenden.

Voordat u uw kaart verstuurt, kunt u een PDF-document van uw eC3.2 controlekaart genereren.

Om uw controlekaart naar uw betalinguitbetalingsinstelling te versturen, selecteert u 'Controlekaart verzenden'.

Zodra uw kaart is verzonden, kunt u deze niet meer wijzigen!

Na bevestiging wordt uw kaart verzonden naar uw uitbetalingsinstelling.

Consultatie van verzonden kaarten

U heeft de mogelijkheid om, in de vorm van een lijst, de controlekaarten te raadplegen die u al naar uw betalingsinstantie heeft gestuurd via het pictogram 'Meer' in de banner van uw controlekaart.

Consultatie van niet-verzonden kaarten

Om de niet-verzonden controlekaarten te bekijken, moet u terugkeren naar het startscherm met betrekking tot uw (uw) werkgever(s) of terugkeren naar dit scherm met de terugpijl.

Kies de werkgever waarvoor u de niet-verzonden kaart wilt raadplegen en vervolgens de gewenste maand.

Wat moet u doen als u niet in staat bent uw eC3.2-kaart in te vullen?

Het kan zijn dat u, als gevolg van een probleem met uw smartphone, uw pc, de eC3.2-app of uw identificatie, niet meer in staat bent om uw elektronische controlekaart tijdig in te vullen.

U heeft dan de mogelijkheid om het gebruik ervan tijdelijk te herroepen of de RVA te informeren over het incidenteel probleem.

Tijdelijke herroeping van het gebruik van de eC3.2

Als u niet meer in staat bent om uw kaart in te vullen (bijvoorbeeld als u uw smartphone bent kwijtgeraakt of als uw itsme-account is geblokkeerd...), kunt u een tijdelijke herroeping vragen om tijdelijk terug te keren naar de papieren procedure.

Om dit te doen, moet u een formulier  C3E-Herroeping indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA via uw uitbetalingsinstelling en de reden vermelden waarom u tijdelijk niet in staat bent om de elektronische controlekaart te gebruiken.

Als het werkloosheidsbureau van de RVA uw aanvraag aanvaardt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld en zal het werkloosheidsbureau u een papieren C3.2A controlekaart bezorgen voor de lopende maand en de volgende maand.

Melding van een beletsel

Als u, vanwege technische problemen, niet meer in staat bent om uw controlekaart in de loop van de maand tijdig (vóór de aanvang van de arbeid) in te vullen, moet u dit onmiddellijk melden bij het werkloosheidsbureau van de RVA. Dit kan via telefoon, door een persoonlijke aanmelding bij het werkloosheidsbureau van uw woonplaats, of door een e-mail te sturen (mogelijk via het contactformulier op de website van de RVA).

U moet deze procedure bijvoorbeeld ook volgen als er economische werkloosheid was gepland op de laatste dag van de maand, maar uw werkgever u onverwachts terugroept om op die dag te komen werken, nadat u uw elektronische controlekaart al heeft bevestigd en verzonden naar uw uitbetalingsinstelling.

U ontvangt van het werkloosheidsbureau van de RVA een ontvangstbewijs van deze melding via het formulier C3-Beletsel-Werknemer. Een kopie van dit formulier wordt naar uw uitbetalingsinstelling gestuurd. 

Dit formulier stelt u in staat om, in geval van controle, aan te tonen dat u de RVA tijdig heeft geïnformeerd.

Als u deze melding doet, wordt er geen administratieve sanctie opgelegd voor het niet correct invullen van uw controlekaart.  

1. Het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) staat los van het gebruik van de elektronische controlekaart volledige werkloosheid (eC3).