De elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) vanaf 01/01/2025 - Overgangsregeling
Inhoud van deze pagina
E2-T2
Inleiding
Vanaf 01/01/2025 is het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 verplicht voor:
- alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld (vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag);
- alle werknemers uit de bouwsector, ongeacht of ze tijdelijk werkloos worden gesteld of niet.
Hieruit volgt dat het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 vanaf 01/01/2025 niet meer afhankelijk is van de opname in een cao of in het arbeidsreglement of van een individueel akkoord gesloten tussen de werkgever en de werknemer.
Hieruit volgt ook dat de werkgever vanaf de maanden januari 2025 geen papieren controlekaarten meer mag afleveren aan de werknemers en dat er geen controlekaarten meer moeten ingeschreven worden in het validatieboek in geval van tijdelijke werkloosheid werkgebrek wegens economische oorzaken of tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer.
Uitzonderingen
Op dit principe gelden evenwel een aantal uitzonderingen.
Permanente uitzondering voor de maatwerkbedrijven
Er geldt een permanente uitzondering voor de werkgevers en de werknemers die ressorteren onder het paritair comité voor de beschutte werkplaatsen, de sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven (paritair comité nr. 327).1
Deze uitzondering geldt voor alle werknemers, dus zowel voor de doelgroepwerknemers als voor de andere werknemers. Deze werknemers kunnen bijgevolg voor onbepaalde duur verder gebruikmaken van de papieren controlekaart C3.2A.
Een maatwerkbedrijf kan voor de doelgroepwerknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld, aan de RVA een afwijking vragen op de reglementaire procedure voor het bijhouden van de papieren controlekaart C3.2A.
Dit gebeurt door de indiening van het formulier Aanvraag-Afwijking-C3.2A-Maatwerkbedrijf (via het contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA) bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de exploitatiezetel van de onderneming is gevestigd.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau de aanvraag voor de afwijkende procedure reeds heeft toegestaan, kan het maatwerkbedrijf hier vanaf 01/01/2025 verder gebruik van maken.
Tijdelijke uitzonderingen
De reglementering voorziet in een tijdelijke overgangsmaatregel.
Indien de werkgever of de werknemer problemen zouden ondervinden bij de overschakeling van de papieren controlekaart C3.2A naar de elektronische controlekaart eC3.2, kunnen zowel de werkgever als de werknemer aan de RVA een uitzondering vragen om onder bepaalde voorwaarden en voor een beperkte duur verder de papieren controlekaart te gebruiken. 2
Indien het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering toestaat, dan blijft de reglementering die geldt vóór 01/01/2025 van toepassing. Dit houdt o.a. in dat de werkgever de papieren controlekaarten verder moet inschrijven in het validatieboek (indien hij hiertoe verplicht is) en dat de werknemer op elk ogenblik in wederzijds akkoord met de werkgever kan overschakelen naar de elektronische eC3.2.
Tijdelijke uitzondering gevraagd door de werkgever
Om gebruik te kunnen maken van de tijdelijke overgangsregeling, moet de werkgever gelijktijdig aan de volgende voorwaarden voldoen:
De werkgever moet een gemotiveerde aanvraag indienen bij de RVA;
Deze aanvraag moet worden ingediend uiterlijk de eerste dag gelegen na 31/12/ 2024 waarop een werknemer van het bedrijf voor de eerste keer tijdelijk werkloos wordt gesteld;
De werkgever moet de werknemers hebben ingelicht dat hij een aanvraag heeft ingediend bij de RVA.
Indienen van een gemotiveerde aanvraag bij de RVA
- De werkgever moet een gemotiveerde aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de maatschappelijke zetel van de onderneming is gevestigd. De aanvraag gebeurt met het formulie AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
- De werkgever kan de aanvraag indienen per post of via het contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA (Werkgever > Tijdelijke werkloosheid, economische werkloosheid en weerverlet > Aanvraag overgangsregeling eC3.2 - verder gebruik van de papieren controlekaart C3.2A of C3.2A-BOUW).
- Indien de aanvraag wordt ingediend via het contactformulier, wordt het volledig ingevulde en ondertekende formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER als bijlage toegevoegd bij de aanvraag.
- De aanvraag geldt voor alle werknemers die nog geen gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2.
Opmerking: indien het gebruik van de eC3.2 in de onderneming reeds algemeen is voorzien door een cao of door het arbeidsreglement, dan kan de werkgever niet meer opteren voor de overgangsregeling.
De werkgever moet op het formulier bevestigen dat hij voldoende inspanningen zal leveren om de werknemers te begeleiden bij het gebruik en het correct invullen van de eC3.2.
De werkgever moet de werknemers hebben ingelicht dat hij een aanvraag heeft ingediend bij de RVA en dit op het formulier bevestigen.
Wanneer moet de aanvraag worden ingediend en voor hoelang kan de uitzondering worden toegestaan?
De werkgever moet de aanvraag indienen bij de RVA uiterlijk de eerste effectieve werkloosheidsdag van een werknemer van het bedrijf gelegen na 31/12/2024. De werkgever moet de eerste effectieve werkloosheidsdag vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER indien deze gekend is.
Het feit dat er later andere werknemers voor het eerst tijdelijk werkloos worden gesteld, is niet relevant.
- De uitzondering kan in deze situatie worden toegestaan voor de maand waarin de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen is en voor de twee volgende maanden (beperkt tot en met juni 2025). Indien de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen in 2025 nog niet gekend is (bijvoorbeeld omdat de werkgever de aanvraag reeds indient in november 2024), dan moet de werkgever deze dag niet vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
De uitzondering kan in deze situatie worden toegestaan voor de maanden die de werkgever vraagt op het formulier (maximum drie opeenvolgende maanden, beperkt tot en met juni 2025).
Opmerking:
Aangezien de werknemers uit de bouwsector de controlekaarten moeten invullen vanaf de eerste dag van de maand en de papieren controlekaarten C3.2A-BOUW worden gedrukt en afgeleverd door Constructiv (het gaat om nominatieve kaarten waarop de gegevens van de werkgever en de werknemer zijn voorgedrukt), is het aangewezen dat de werkgevers uit de bouwsector die gebruik wensen te maken van de overgangsregeling, uiterlijk op 12/12/2024 de aanvraag tot afwijking indienen bij de RVA zodat Constructiv tijdig de kaarten kan drukken.
Beslissing van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA
De beslissing van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA (eerste aanvraag of aanvraag voor verlenging (zie verder)) wordt genoteerd op de achterzijde van het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
Het formulier met de beslissing wordt per post of via e-mail opgestuurd naar de werkgever.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de aanvraag toestaat, levert de werkgever voor de maanden waarvoor de uitzondering is toegestaan, verder een papieren controlekaart af aan de werknemers.
Opmerking:
Het feit dat aan de werkgever voor alle werknemers een uitzondering op het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart is toegestaan, belet niet dat een werknemer die individueel reeds de elektronische eC3.2 gebruikt, hier verder gebruik van maakt of dat een werknemer tijdens de periode waarvoor de uitzondering geldt, kan opteren voor het gebruik van de elektronische controlekaart. Om onduidelijkheid en mogelijke betwistingen te vermijden, wordt dit laatste best schriftelijk genoteerd in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer.
De RVA bezorgt maandelijks (via de e-Box Entreprise) een lijst aan de werkgever met (de door de RVA gekende) werknemers die reeds gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2, zodat de werkgever weet dat hij aan deze werknemers geen papieren controlekaart meer moet afleveren.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de aanvraag van de werkgever weigert (bijvoorbeeld omdat de aanvraag onvolledig is of laattijdig is ingediend), deelt de werkgever deze beslissing mee aan de werknemers en informeert hen dat ze de elektronische controlekaart eC3.2 moeten gebruiken.
De werknemer kan dan eventueel individueel nog een uitzondering vragen aan de RVA om tijdelijk verder de papieren controlekaart te gebruiken (zie verder).
Aanvraag voor verlenging van een toegestane uitzondering
- De werkgever kan op dezelfde wijze als een eerste aanvraag (door de indiening van het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER een aanvraag voor verlenging van een toegestane uitzondering indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is.
- De aanvraag moet worden ingediend bij het werkloosheidsbureau vóór de afloop van de vorige toegestane uitzondering of, indien er gedurende een maand geen tijdelijke werkloosheid in de onderneming zou zijn, vóór de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na afloop van de vorige toegestane uitzondering. Bijvoorbeeld: de directeur van het werkloosheidsbureau heeft een uitzondering toegestaan voor de maanden januari, februari en maart 2025. In de maand april 2025 is er geen tijdelijke werkloosheid. De eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na maart 2025 is gelegen op 02/05/2025. De aanvraag voor verlenging moet uiterlijk toekomen op het werkloosheidsbureau op 02/05/2025.
- De werkgever moet aantonen welke inspanningen hij reeds heeft geleverd en welke bijkomende inspanningen hij nog zal leveren om de werknemers te begeleiden in het gebruik en het correct invullen van de elektronische controlekaart eC3.2 en moet dit concreet vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
- Er wordt geen verlenging toegestaan voor een maand gelegen na de maand juni 2025. Bijvoorbeeld: de directeur van het werkloosheidsbureau heeft reeds een uitzondering toegestaan voor de maanden maart, april en mei 2025. De werkgever kan nog een verlenging aanvragen, maar deze zal enkel nog worden toegestaan voor de maand juni 2025.
Tijdelijke uitzondering gevraagd door de werknemer
Om gebruik te kunnen maken van de tijdelijke overgangsregeling, moet de werknemer gelijktijdig aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De werknemer moet aan zijn werkgever hebben meegedeeld dat hij verder gebruik wenst te maken van de papieren controlekaart;
- De werknemer moet vervolgens bij de RVA en bij zijn uitbetalingsinstelling een aanvraag indienen waarin hij verklaart dat hij aan zijn werkgever heeft meegedeeld dat hij verder gebruik wenst te maken van de papieren controlekaart C3.2A en daar het bewijs van toevoegen;
- De aanvraag moet door de werknemer worden ingediend uiterlijk de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer na 31/12/2024 voor het eerst tijdelijk werkloos werd gesteld;
- De werknemer mag nog geen keuze gemaakt hebben voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2.
Kennisgeving aan de werkgever
De werknemer moet zijn werkgever inlichten dat hij nog geen gebruik maakt van de elektronische controlekaart eC3.2 en dat hij tijdelijk nog verder gebruik wenst te maken van de papieren controlekaart.
Aangezien de werknemer verplicht is de controlekaart in te vullen vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag, moet hij zijn werkgever hiervan tijdig in kennis stellen. De kennisgeving aan de werkgever gebeurt met het formulier KENNISGEVING AAN DE WERKGEVER-AFWIJKING EC3.2.
De werknemer kan het formulier aan zijn werkgever overhandigen. Indien de werknemer het formulier overhandigt aan zijn werkgever, moet de werkgever de ontvangst daarvan bevestigen door middel van een verklaring op de achterzijde van het formulier;
De werknemer kan het formulier ook per aangetekend schrijven versturen naar de werkgever. In dat geval is niet vereist dat de werkgever de ontvangst hiervan bevestigt.
Indien de werknemer de tijdelijke uitzondering preventief vraagt en de werknemer is tewerkgesteld bij meerdere werkgevers (bijvoorbeeld de werknemer heeft twee deeltijdse tewerkstellingen) dan moet hij beide werkgevers in kennis stellen dat hij verder gebruik wenst te maken van de papieren controlekaart.
Vanaf de kennisgeving aan de werkgever, levert de werkgever verder een papieren controlekaart af aan de werknemer en schrijft deze in geval van tijdelijke werkloosheid wegens economische oorzaken en tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer in, in het validatieboek.
Indienen van een aanvraag bij de RVA
De werknemer moet een aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA bevoegd voor de woonplaats van de werknemer en bij zijn uitbetalingsinstelling.
De aanvraag gebeurt met het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER samen met het formulier KENNISGEVING AAN DE WERKGEVER-AFWIJKING EC3.2 dat de werkgever voor ontvangst heeft getekend, of met het bewijs van de aangetekende zending (zie vorig punt).
De werknemer kan de aanvraag indienen per post of via het contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA (Werknemer > Tijdelijke werkloosheid-> Ik dien een aanvraag in om verder tijdelijk gebruik te maken van de papieren controlekaart C3.2A of C3.2A-BOUW).
Indien de aanvraag wordt ingediend via het contactformulier, wordt het volledig ingevulde en ondertekende formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER samen het formulier KENNISGEVING AAN DE WERKGEVER-AFWIJKING EC3.2 of het bewijs van de aangetekende zending, als bijlage toegevoegd bij de aanvraag.
Wanneer moet de aanvraag worden ingediend en voor hoelang kan de uitzondering worden toegestaan?
De werknemer moet de aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau uiterlijk de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer na 31/12/2024 voor het eerst tijdelijk werkloos werd gesteld.
Indien de werknemer de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na 31/12/2024 kent, vult hij deze datum in op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER.
- De uitzondering kan in deze situatie worden toegestaan voor de maand waarin de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen is en voor de twee volgende maanden (beperkt tot en met juni 2025).
Indien de werknemer de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen in 2025 nog niet kent (bijvoorbeeld omdat de werknemer de aanvraag reeds indient in 2024), dan moet de werknemer deze dag niet vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER.
- De uitzondering kan in deze situatie worden toegestaan voor de maanden die de werknemer vraagt op het formulier (maximum drie opeenvolgende maanden, beperkt tot en met juni 2025).
De werknemer mag nog geen gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2
Dit betekent dat de werknemer via de elektronische toepassing nog geen keuze voor het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) heeft gemaakt.
De werknemer moet dit bevestigen op het formulier.
Het feit dat de werknemer in het verleden reeds gebruik heeft gemaakt van de elektronische controlekaart volledige werkloosheid (eC3) is geen beletsel.
Beslissing van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA
De beslissing van de directeur van het werkloosheidsbureau van de aanvraag (eerste aanvraag of een aanvraag voor verlenging (zie verder)) wordt genoteerd op de achterzijde van het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER.
Het formulier met de beslissing wordt per post of via e-mail opgestuurd naar de werknemer.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering toestaat, levert de werkgever voor de maanden waarvoor de uitzondering is toegestaan, verder een papieren controlekaart af aan de werknemer.
Indien de werknemer gewoonlijk tewerkgesteld is bij meerdere werkgevers (bijvoorbeeld indien de werknemer twee deeltijdse tewerkstellingen heeft), dan moet de werknemer alle werkgevers op de hoogte brengen van de door de RVA toegestane afwijking.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering weigert (bijvoorbeeld omdat de aanvraag onvolledig is of laattijdig is ingediend), wordt ook een brief verstuurd naar de werkgever met de mededeling dat de werkgever geen papieren controlekaart C3.2A (of C3.2A-bouw) meer mag afleveren aan de werknemer vanaf de maand volgend op de kennisgeving van de beslissing aan de werkgever.
Indien de weigeringsbeslissing naar de werkgever verstuurd wordt in 2024 (omdat de werknemer de aanvraag voor afwijking reeds heeft ingediend in 2024), mag de werkgever vanaf 2025 geen papieren controlekaarten meer afleveren aan de werknemer. Indien de aanvraag wordt geweigerd omdat de aanvraag onvolledig is (bijvoorbeeld omdat de ontvangstbevestiging van de kennisgeving aan de werkgever ontbreekt), kan de werknemer een nieuwe aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA indien de termijn voor het indienen van de aanvraag nog niet verstreken is (uiterlijk de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer voor het eerst tijdelijk werkloos werd gesteld).
Aanvraag voor verlenging van een toegestane uitzondering
De werknemer kan onder dezelfde voorwaarden en modaliteiten als de eerste aanvraag, een aanvraag om verlenging van een toegestane uitzondering indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA bevoegd voor de woonplaats van de werknemer.
De aanvraag voor verlenging moet ingediend worden bij het werkloosheidsbureau uiterlijk op de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer na afloop van de periode van de eerste toegestane uitzondering voor het eerst tijdelijk werkloos wordt gesteld. Bijvoorbeeld: de directeur van het werkloosheidsbureau heeft een uitzondering toegestaan voor de maanden januari, februari en maart 2025. In de maand april 2025 is er geen tijdelijke werkloosheid. De eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na 31/03/2025 is 14/05/2025. De aanvraag voor verlenging moet uiterlijk op 30/06/2025 door de werknemer ingediend worden bij het werkloosheidsbureau.
Er wordt geen verlenging toegestaan voor een maand gelegen na de maand juni 2025. Bijvoorbeeld: de directeur van het werkloosheidsbureau heeft aan de werknemer reeds een afwijking toegestaan voor de maanden maart, april en mei 2025. Indien de werknemer een verlenging aanvraagt voor de maanden juni, juli en augustus 2025, kan deze enkel nog voor de maand juni 2025 worden toegestaan
1. Artikel 6 het KB van 09/07/2024 tot wijziging van de artikelen 71ter, 137, 138bis en 154 van het KB van 25/11/1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen (BS 16/07/2024)
2. Artikel 7 het KB van 09/07/2024 tot wijziging van de artikelen 71ter, 137, 138bis en 154 van het KB van 25/11/1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen (BS 16/07/2024)
