Fiche B 1: Hoe de ingeschreven capaciteit (de IC) van de maand bepalen?

Beschrijving

Deze fiche legt uit welke procedure de dienst moet volgen om de eerste keer de ingeschreven capaciteit van de maand te bepalen bij de opvang van een nieuw kind of in het begin van de activiteit van onthaalouder, evenals de codering van de IC voor de maanden nadien.

Te volgen fasen

• Het opvangplan van elk kind dat bij de onthaalouder is ingeschreven, omzetten in een referteplan 
  fiche A 5: Wat is het referteplan?
• De synthese van deze referteplannen coderen in het rekenblad.

Fase 1: Omzetting van het opvangplan in een referteplan

Principes

Het opvangplan is soms erg flexibel of vaag in verband met de bepaling van de dagen waarop het kind door de onthaalouder zal opgevangen worden.

Om het opvangplan te kunnen omzetten in een referteplan, moet:

• het opvangplan voorzien zijn voor minstens 4 weken. Indien de opvang voorzien is voor minder dan 4 weken, gaat het om een occasionele opvang 
  fiche B 7: Hoe en wanneer een occasionele opvang coderen?
• de dienst minstens het gemiddelde maandelijkse opvangvolume kennen dat voorzien is voor het kind.

Hypothese van toegelaten omzettingen

Rekening houdend met de voornoemde principes, kunnen enkel de vier volgende hypothesen worden omgezet in een referteplan en aanleiding geven tot de toekenning van opvanguitkeringen in geval van afwezigheid van het kind.

Hypotheses van niet-toegelaten omzettingen

Alle situaties die niet onder de vier voornoemde hypotheses vallen, kunnen niet omgezet worden in een referteplan.

Deze types van opvang kunnen niet als dusdanig in aanmerking genomen worden voor de toekenning van opvanguitkeringen, maar kunnen omgezet worden volgens één van de toegelaten hypotheses (met name hypothese 4).

Indien de opvang niet omgezet wordt, gaat het om occasionele opvang.
fiche B 7: Hoe en wanneer een occasionele opvang coderen?

Fase 2: Codering in het rekenblad

Inleiding

Om de synthese van de referteplannen in het rekenblad te kunnen coderen, moet men weten hoe het referteplan van elk kind volgens de voorziene opvanghypothese individueel gecodeerd moet worden.

Deze module legt dus de werkwijze uit, kind per kind, en geeft vervolgens voorbeelden van codering van de synthese voor alle kinderen ingeschreven bij de onthaalouder.

Voorstelling van de betrokken rubrieken van het rekenblad

Het rooster « codering van de ingeschreven capaciteit » maakt het mogelijk het aantal opvangdagen per dag en per onthaalouder te coderen.

In functie van het aantal kalenderdagen van de maand (berekend van maandag tot vrijdag), telt het rekenblad het aantal voorziene opvangdagen voor de IC van de betrokken maand. De codering van het rooster wordt automatisch van maand tot maand overgenomen en zal enkel moeten worden aangepast indien het referteplan verandert
(fiche B 2: In welke gevallen moet men de ingeschreven capaciteit (IC) aanpassen indien de opvangmodaliteiten veranderen? en de fiches B 3, B 4, B 5 en B 6 met betrekking tot de verhoging, de verlaging, de onderbreking en het einde van de opvang).

Het rooster « aanpassingen aan het basisrooster » maakt het mogelijk het resultaat bekomen op basis van de codering van het rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit” te vervolledigen en/of te corrigeren.

De kolom « vaste aanpassing » maakt het mogelijk een aantal opvangdagen per maand te coderen, wanneer de dagen niet op regelmatige wijze vastliggen en niet in het rooster “codering van de ingeschreven capaciteit” kunnen worden opgenomen.

De codering van deze kolom wordt automatisch van maand tot maand overgenomen en zal enkel moeten worden aangepast indien het referteplan verandert

De kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang” maakt het mogelijk een aantal dagen van het resultaat bekomen op basis van de codering van het rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit” toe te voegen of te schrappen. De codering van deze kolom geldt enkel voor de betrokken maand.

De kolom « eenmalige aanpassing » « occasionele opvang » maakt het mogelijk de occasionele opvang te coderen. De codering van deze kolom geldt enkel voor de betrokken maand. 
fiche B 7: Hoe en wanneer een occasionele opvang coderen?.

1ste hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per week (1, ½ of 1/3) en de dagen liggen vast. Indien de opvang op de 1ste van een maand start en voor de maanden die volgen Dan worden de voorziene dagen gecodeerd in het rooster "inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit".Indien de opvang in de loop van de maand start Dan:

•  wordt ofwel de IC van de betrokken maand manueel berekend door, vanaf de begindatum van de opvang, het voorziene aantal opvangdagen te berekenen (fictief vanaf maandag) en het resultaat wordt in de kolom "eenmalige aanpassing" "regelmatig onthaal" gecodeerd. Het rooster "inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit" wordt vanaf de volgende maand gecodeerd;

• ofwel worden de voorziene dagen rechtstreeks gecodeerd in het rooster (fictief vanaf maandag) maar aangezien het rekenblad de berekening voor de volledige maand maakt, moet de IC van deze maand gecorrigeerd worden door het aantal dagen die voorafgaan aan het begin van de opvang af te trekken en dit aantal moet als negatief worden gecodeerd in de kolom "eenmalige aanpassing" "regelmatige opvang"

1ste hypothese : voorbeelden

• • Opvang van een kind gedurende 4 volle dagen per week, op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag, vanaf het begin van de maand.
    Rooster "inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
    ma 1 – di 1 – woe 0 – do 1 – vrij 1
    IC = (1 x 17 dagen) = 17.
  • Vanaf de 21ste van de maand, opvang van een kind gedurende 4 volle dagen per week, op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.
    Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : 7 (de maandagen, dinsdagen, woensdagen en donderdagen moeten meegerekend worden vanaf de 21ste van de maand, vermits de inschrijving van het kind begint vanaf de 21ste van de maand).
    Het rooster « inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit » zal vanaf de volgende maand gecodeerd worden.
    IC = 7
    Of
    Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
    ma 1 – di 1 – woe 1 – do 1 – vrij 0
    Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : min 11 (er moeten 11 dagen afgetrokken worden, aangezien op basis van de codering van het rooster, het rekenblad de berekening maakt voor de volledige maand terwijl de inschrijving van het kind pas telt vanaf de 21ste van de maand).
    IC = (1 x 18 dagen) – 11 = 7.

2de hypothese: de opvangdagen vormen een vaste cyclus waarvan de dagen vastliggen en voorzien zijn met hetzelfde opvangregime (1, ½ of 1/3)

Indien de opvang begint op de 1ste van een maand of in de loop van de maand en voor de maanden die volgen Dan moet het exacte aantal dagen elke maand manueel worden berekend voor de betrokken maand en gecodeerd in de kolom “eenmalige aanpassing” “regelmatige opvang”. Het aantal dagen kan dus verschillen naargelang de maand.

2de hypothese: voorbeeld

Een nieuwe opvang start op de 15de van de maand en voorziet dat het kind volgens de volgende cyclus zal worden opgevangen: eerste week : opvang ‘s ochtends op maandag en dinsdag; tweede week: opvang heel de dag op dinsdag, woensdag en donderdag;derde week: geen opvang ; vanaf de vierde week start de cyclus opnieuw. Bij het begin van de opvang, op de 15de van de maand, zit men in de 2de week van de cyclus.

Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : 4.

IC = 4.

3^de hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per week (1, ½ of 1/3) maar de dagen liggen niet vast.

Indien de opvang op de 1ste van een maand start en voor de maanden die volgen Dan wordt het aantal dagen per week gecodeerd in het rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit” van het rekenblad, fictief vanaf maandag, behalve de dagen tijdens de welke de onthaalouder niet werkt alsook de dagen waarvan men weet dat het kind nooit wordt opgevangen.

Indien de opvang in de loop van de maand start Dan:

• wordt ofwel de IC van de betrokken maand manueel berekend door, vanaf de begindatum van de opvang, fictief vanaf maandag, het voorziene aantal opvangdagen te berekenen en het resultaat wordt in de kolom eenmalige aanpassing" "regelmatige opvang" gecodeerd. Het rooster "inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit" wordt vanaf de volgende maand gecodeerd;

• ofwel worden de voorziene dagen rechtstreeks gecodeerd in het rooster, fictief vanaf maandag, maar aangezien het rekenblad de berekening voor de volledige maand maakt, moet de IC van deze maand gecorrigeerd worden door het aantal dagen die voorafgaan aan het begin van de opvang af te trekken en dit aantal moet als negatief worden gecodeerd in de kolom "eenmalige aanpassing" "regelmatige opvang".

3de hypothese : voorbeelden

• • • 2 dagen per week een hele dag opvang, 1 dag steeds op woensdag, de 2de varieert van week tot week.
      Rooster « inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
      ma 1 – di 0 – woe 1 – do 0 – vrij 0
      IC = (1 x 9 dagen) = 9.
    • Opvang 3 volledige dagen per week vanaf de 10de van de maand, maar de dagen variëren van week tot week.
      Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : 9 (de maandagen, dinsdagen en woensdagen worden meegerekend worden vanaf de 10de van de maand, vermits de inschrijving van het kind begint vanaf de 10de van de maand).
      Het rooster « inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit » zal vanaf de volgende maand gecodeerd worden.
      Of
      Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
      ma 1 – di 1 – woe 1 – do 0 – vrij 0
      Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : min 5 (de maandagen, dinsdagen en woensdagen vóór de 10de van de maand moeten afgetrokken worden aangezien de inschrijving van het kind niet gold vóór de 10de van de maand).
      IC = (1 x 14 dagen) -5 = 9.

4^de hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per maand (1, ½ of 1/3) maar de dagen liggen niet vast

Indien de opvang op de 1ste van een maand start en voor de maanden die volgen Dan wordt het voorziene aantal dagen per maand gecodeerd in de kolom “vaste aanpassing”. Deze codering wordt automatisch van maand tot maand overgenomen (en zal enkel moeten worden aangepast indien het referteplan verandert).

Indien de opvang in de loop van de maand start Dan:

• Moet het gemiddelde aantal opvangdagen per week berekend worden. Dit gemiddeld aantal wordt bekomen door het voorziene vaste aantal opvangdagen voor een volledige maand te delen door 4,33 (= het gemiddelde aantal weken in een maand). Dit resultaat wordt afgerond tot 2 cijfers na de komma (kleiner dan 5 = 0 en minstens 5 = de hogere eenheid).

• Los van het rekenblad moet een fictief rooster van de betrokken maand worden opgesteld, waarin het gemiddelde aantal opvangdagen bekomen per week fictief wordt verdeeld vanaf de maandag (uitgenomen de dagen of halve dagen waarop de onthaalouder nooit werkt of de dagen waarop de dienst weet dat het kind nooit zal komen). Vanaf de 1^ste voorziene opvangdag, wordt rekening gehouden met de verdeling en het totale aantal dagen wordt vervolgens berekend en gecodeerd in de kolom “eenmalige aanpassing” “regelmatige opvang” van het rekenblad.

4de hypothese: voorbeeld

Een kind is ingeschreven bij een onthaalouder voor 12 volle dagen per maand en de opvang start op de 22ste van de maand.

Omzetting in dagen per week : 12 gedeeld door 4,33 = 2,77.

Fictieve verdeling in het fictieve rooster :

maandag 1 ; dinsdag 1 ; woensdag 0,77

Totaal van de IC te coderen in de kolom “eenmalige aanpassing” “regelmatige opvang” van het rekenblad van de maand: 4,54 (1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77).

Voorbeelden van codering van de synthese van de referteplannen en van de berekening van de IC

• • • Opvang van 2 kinderen gedurende 5 volledige dagen per week en van 2 kinderen elke vrijdag een halve dag.
      Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
      ma 2 – di 2 – woe 2 – do 2 – vrij 3
      IC = (2 x 18 dagen) + (3 x 4 dagen) = 48
    • Opvang van 3 kinderen gedurende een volledige dag van maandag tot donderdag en opvang van 1 kind gedurende een halve dag van maandag tot vrijdag vanaf de 7de van de maand.
      Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
      ma 3 – di 3 – woe 3 – do 3 – vrij 0
      Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : 9 (18 x 0,5 aangezien de inschrijving van het kind dat halve dagen komt begint vanaf de 7de van de maand).
      IC = (3 x 18 dagen) +9 = 63.
      Of
      Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
      ma 3,5 – di 3,5 – woe 3,5 – do 3,5 – vrij 0,5
      Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang » van de maand : min 2 (-0,5 x 4 aangezien de inschrijving van het kind dat halve dagen komt niet gold tijdens de eerste 4 dagen van de maand).
      IC = (3,5 x 18 dagen) + (0,5 x 4) – 2 = 63.
    • Opvang van 4 kinderen:
    • de eerste komt vanaf het begin van de maand 4 volledige dagen per week maar de dagen kunnen variëren van week tot week;
    • de tweede komt vanaf de 15de van de maand volgens de volgende cyclus:
      eerste week : opvang ‘s ochtends op maandag en dinsdag; tweede week: opvang heel de dag op dinsdag, woensdag en donderdag;
      derde week: geen opvang ;
      vierde week : de cyclus begint opnieuw.
      Bij het begin van de opvang, de 15de van de maand, zit men in de 2de week van de cyclus.
    • het derde kind komt 12 volledige dagen per maand en de opvang start op de 22ste van de maand.
    • het vierde kind komt vanaf de 14de van de maand elke maandag- en dinsdagochtend.

Rooster “inbreng regelmatig ingeschreven capaciteit”:
ma 1,5 – di 1,5 – woe 1 – do 1 – vrij 0
Kolom « eenmalige aanpassing » « regelmatige opvang” van de maand: 7,04 (4 voor het tweede kind + 4,54 voor het derde kind – 1,5 (3 x 0,5) voor het vierde).
IC = (9 x 1,5) + (9 x 1) + 7,04 = 29,54.