Fiche B 4: Hoe de ingeschreven capaciteit (IC) aanpassen in geval van vermindering van de opvang?

Beschrijving

Deze fiche legt uit welke procedure de dienst moet volgen om de ingeschreven capaciteit van de maand aan te passen, wanneer het aantal opvangdagen van één of meer kinderen gedurende minstens 4 weken vermindert.

Te volgen fasen

• Het referteplan van elk kind waarvan de opvang vermindert aanpassen
  fiche A 5: Wat is het referteplan?
  fiche B 1: Hoe de ingeschreven capaciteit (de IC) van de maand bepalen?
• De synthese van de referteplannen coderen in het rekenblad.

Fase 1: Aanpassing van het referteplan van elk kind waarvan de opvang vermindert

Principe

In geval van vermindering van het aantal opvangdagen voor een duur van minstens 4 weken, blijft het oude referteplan nog behouden gedurende 4 weken vanaf de voorziene datum van de vermindering en begint een nieuw referteplan, gebaseerd op de vermindering, vanaf de 29ste dag die volgt op de voorziene datum van de vermindering.

Voorbeeld

Een kind wordt voltijds opvangen, alle dagen van de week. Er is voorzien dat het kind niet zal komen tijdens de paasvakantie die loopt van maandag 28/3 tot zondag 10/4 en dat de opvang vanaf maandag 11/4 vermindert tot 3 dagen per week. De laatste opvangdag voor de paasvakantie is vrijdag 25/3.

De onderbreking van 28/3 tot 10/4 is korter dan 4 weken zodat het referteplan normaal verderloopt. Vanaf maandag 11/4 vangt de periode van 4 weken aan (tijdens dewelke het kind nog voltijds wordt opgenomen) en het nieuwe referteplan voor 3 dagen per week begint op maandag 9/5.

Uitzonderingen

Indien de voorziene vermindering voorafgegaan wordt door minstens 4 weken onderbreking, vangt het nieuwe referteplan op basis van de vermindering aan vanaf de datum van de 1ste effectieve opvangdag die volgt op de onderbreking (behalve ziekte van het kind op de voorziene datum waarop de opvang hervat wordt, in welk geval het nieuwe referteplan kan beginnen van deze datum fiche B 8: Wat moet men doen indien het kind afwezig is?.

In geval van vermindering van het opvangplan in de loop van een ziekteperiode van minstens 4 weken: fiche B 8: Wat moet men doen indien het kind afwezig is ?.

Voorbeelden

• Een kind wordt voltijds opvangen, alle dagen van de week. Er is voorzien dat het kind niet zal komen tijdens de paasvakantie die loopt van maandag 28/3 tot zondag 10/4 en dat de opvang vanaf maandag 11/4 vermindert tot 3 dagen per week. De laatste opvangdag voor de paasvakantie is woensdag 9/3.
  De onderbreking van 10/3 tot 10/4 duurt langer dan 4 weken. In het referteplan staat het kind nog voltijds opgenomen tot en met 6/4, nadien is het niet meer opgenomen in het referteplan.
  Wanneer het kind op 11/4 terugkomt, gaat het nieuwe referteplan gebaseerd op de vermindering (3 dagen/week) onmiddellijk in.
• Een kind wordt voltijds opvangen, alle dagen van de week. Het is voorzien dat het kind niet zal komen van maandag 7/3 tot vrijdag 8/4 en dat het zal terugkomen vanaf maandag 11/4 maar voortaan voor 4 dagen per week (van maandag tot en met donderdag). De laatste effectieve opvangdag is 4/3. Op 11/4 is het kind ziek (medisch attest) en het komt pas terug op 25/4.
  De onderbreking van 7/3 tot 8/4 duurt langer dan 4 weken. In het referteplan staat het kind nog voltijds opgenomen tot en met 1/4, nadien is het niet meer opgenomen in het referteplan. Op 11/4 moest het kind terugkomen maar het komt niet terug omdat het ziek is. Het nieuwe referteplan gebaseerd op de vermindering (4 dagen/week) gaat in op 11/4.

Fase 2: Codering in het rekenblad

1ste hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per week (1, ½ of 1/3) en de dagen liggen vast.

2de hypothese: de opvangdagen vormen een vaste cyclus waarvan de dagen vastliggen en voorzien zijn met hetzelfde opvangregime (1, ½ of 1/3)

Het exacte aantal dagen van de maand wordt manueel berekend op basis van de cyclus opgenomen in het ouder en/of het nieuwe referteplan (naargelang het ogenblik waarop de vermindering ingaat) en gecodeerd in de kolom “eenmalige aanpassing” “regelmatige opvang”.

3de hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per week (1, ½ of 1/3) maar de dagen liggen niet vast.

4de hypothese: de opvang is voorzien voor een vast aantal dagen per maand (1, ½ of 1/3) maar de dagen liggen niet vast.

* Indien de overgang tussen de twee referteplannen gebeurt in de loop van een week, gebeurt de verdeling volgens het eerste referteplan voor het deel van de week dat nog in dit eerste referteplan begrepen is en volgens de verdeling van het tweede referteplan voor het deel van de week dat in dit nieuwe referteplan begrepen is.

4de hypothese: voorbeeld

Een kind is ingeschreven bij een onthaalouder voor 12 volle dagen per maand. Vanaf 19 oktober wordt de opvangovereenkomst veranderd en zal het kind nog maar 7 dagen per maand komen.

Aangezien het referteplan pas wordt aangepast vanaf de 29ste dag volgend op de vermindering, moet voor de maand oktober tijdens dewelke de overeenkomst gewijzigd wordt, niets veranderd worden in de codering (12 in de kolom “vaste aanpassing”). Het vroegere referteplan eindigt op 15 november en het nieuwe referteplan begint op 16 november.

Omzetting in dagen per week voor het oude referteplan : 12 gedeeld door 4,33 = 2,77.

Fictieve verdeling in het fictieve rooster :
maandag 1; dinsdag 1; woensdag 0,77

Omzetting in dagen per week voor het nieuwe referteplan : 7 gedeeld door 4,33 = 1,62.

Fictieve verdeling in het fictieve rooster :
maandag 1; dinsdag 0,62;

Totaal van de IC te coderen in de kolom “eenmalige aanpassing” “regelmatige opvang” van het rekenblad van de maand november: 9,78 (= 1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1 + 1 + 0,62 + 1 + 0,62).