De elektronische controlekaart eC3.2

Voortaan moet de controlekaart tijdelijke werkloosheid elektronisch worden ingevuld.

Uitzondering:

Als uw onderneming onder het paritair comité voor maatwerkbedrijven en sociale werkplaatsen (PC 327) valt, mag u voor onbepaalde duur de papieren controlekaarten C3.2A blijven afleveren aan werknemers (lees het infoblad E20 (Validatieboek - Maatwerkbedrijven (PC 327)).

Procedure voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2

De elektronische toepassing van de controlekaart eC3.2 bestaat in een pc-versie (Controlekaart tijdelijke werkloosheid - sociale zekerheid (socialsecurity.be) of via de app eC3.2 voor smartphones.

Werknemers kunnen zich inloggen via itsme of via eID.

Vooraleer werknemers de toepassing kunnen gebruiken, moeten ze een verklaring op eer afleggen waarin ze zich akkoord verklaren om vanaf de lopende of vanaf de volgende maand (en verder in de toekomst) enkel nog de elektronische kaart te gebruiken. Dat akkoord wordt doorgestuurd naar de uitbetalingsinstelling en de RVA, zodat de RVA op de hoogte is dat een werknemer vanaf de aangegeven maand enkel de elektronische toepassing gebruikt.

Werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld, moeten vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand de controlekaart activeren.

Werknemers in de bouwsector moeten hun controlekaart vanaf de eerste dag van de maand activeren, ongeacht of ze al dan niet tijdelijk werkloos zijn.

Werknemers die in dienst treden bij een nieuwe werkgever kunnen de elektronische controlekaart eC3.2 blijven gebruiken.

Opmerking:

het gebruik van de elektronische controlekaart volledige werkloosheid staat los van het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid.

Als een werknemer de elektronische controlekaart volledige werkloosheid al heeft gebruikt en ook de elektronische controlekaart eC3.2 wil gebruiken, moet die daarvoor een nieuwe verklaring op eer afleggen.

Procedure voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 door grensarbeiders/werknemers die (nog) geen Belgische eID hebben

Als u Europese grensarbeiders tewerkstelt die de elektronische controlekaart eC3.2 wensen te gebruiken, kunnen ze zich aanmelden met hun Europees erkend identificatiemiddel (eIDAS).

De situatie verschilt van land tot land. De Franse elektronische identificatiemiddelen zijn bijvoorbeeld nog niet erkend op Europees niveau.

Als een werknemer niet kan inloggen met een op Europees niveau erkend elektronisch identiteitsbewijs, moet die een alternatieve digitale sleutel aanvragen:

ü  Dat kan via een volledig digitale procedure bij Sigedis. Alle informatie staat op: belgianID.be - Digitale sleutel aanvragen.

ü  Het is ook mogelijk om een afspraak vast te leggen om persoonlijk langs te gaan bij een RVA-kantoor. Uw werknemer moet daarvoor een afspraak maken via ons contactcenter op 02 515 44 44.

ü  Werknemers die nog geen Belgische elektronische identiteitskaart (eID) hebben, kunnen een digitale sleutel aanvragen bij de gemeente (als registratiebureau) bij hun inschrijving in het bevolkingsregister of bij hun aanvraag om een eID.

Als het gaat om een groot aantal grensarbeiders die op korte termijn een digitale sleutel nodig hebben (bijvoorbeeld omdat het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 in uw onderneming algemeen is ingevoerd), kunt u het beste contact opnemen met de RVA via het contactformulier op de website van de RVA. Daarin kan u de situatie kort omschrijven (aantal grensarbeiders, betrokken nationaliteiten ...).

De RVA zal contact met u opnemen om te kijken hoe de registratie vlot kan verlopen.

Werknemers die nog geen Belgische elektronische identiteitskaart (eID) hebben, kunnen een digitale sleutel aanvragen bij de gemeente (als registratiebureau) bij hun inschrijving in het bevolkingsregister of bij hun aanvraag om een eID.

Ze kunnen zich ook tot de RVA wenden om zich te laten registreren en een digitale sleutel te verkrijgen.

Volledigheid van de controlekaart tijdelijke werkloosheid eC3.2

De werknemer moet de kalender in de elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand waarin die tijdelijk werkloos wordt gesteld, volgens de instructies die erin vermeld staan.

• Werkloosheidsdagen worden blanco gelaten.
• Niet-vergoedbare dagen (als gevolg van arbeid, arbeidsongeschiktheid, vakantie, andere belemmeringen ...) worden vermeld op de controlekaart.

Vanaf de laatste werkdag van de maand bevestigt de werknemer de kalender en verstuurt die de elektronische controlekaart naar de eigen uitbetalingsinstelling.

Op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) is ook een handleiding voor het gebruik van de elektronische controlekaart beschikbaar.

Lees voor meer informatie over de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid eC3.2 het infoblad T71 (De elektronische controlekaart eC3.2).

Het burgermandaat

Met een burgermandaat kan een burger (de mandant) een niet-professionele vertrouwenspersoon toestemming geven om bepaalde handelingen uit te voeren in de app elektronische controlekaart eC3.2 in diens naam.

Het burgermandaat moet de digitale inclusie versterken en er voor zorgen dat burgers hun administratieve zaken op een eenvoudige en veilige manier kunnen regelen.

De voornaamste kenmerken van dat systeem zijn:

• Het mandaat wordt toegekend voor een bepaalde duur van maximum 12 maanden.
• De mandant kan op elk moment het mandaat stopzetten.

Afhankelijk van de behoeften zijn er twee soorten mandaten mogelijk:

• Mandaat type 1: om de gegevens in de kalender aan te passen
• Mandaat type 2: om de gegevens in de kalender aan te passen en de kaart te valideren en te versturen

Lees voor meer informatie het artikel op de RVA-website (eC3.2-applicatie - Burgermandaat) en bekijk de uitleg over het aanvragen en beheren van mandaten via deze link: Hoe laat je je controlekaart invullen door iemand anders? (eC3.2)

Tijdelijke onmogelijkheid om de elektronische controlekaart te gebruiken

Voorbeeld:

Jef heeft zijn smartphone verloren en heeft geen toegang tot de elektronische toepassing omdat zijn itsme-account is geblokkeerd.

In dat geval moet Jef via zijn uitbetalingsinstelling bij de RVA een formulier C3E-Herroeping indienen waarop hij de reden vermeldt waarom hij de elektronische controlekaart tijdelijk niet kan gebruiken.

Als de RVA de tijdelijke herroeping aanvaardt, kan de werknemer voor de lopende maand en de volgende maand een papieren controlekaart C3.2A gebruiken.

De werkgever hoeft geen validatieboek bij te houden.

Onmogelijkheid om de elektronische controlekaart in te vullen zonder het gebruik ervan in te trekken

Voorbeelden:

Op de laatste werkdag van de maand was er economische werkloosheid voorzien, en de werknemer heeft de elektronische controlekaart al bevestigd en verstuurd naar de uitbetalingsinstelling. Maar de werkgever roept de werknemer toch onverwachts terug om die dag te komen werken;

De werknemer kan door technische problemen niet in de loop van de maand vóór de start van het werk daarvan melding maken op de elektronische controlekaart. 

De werknemer moet het RVA-kantoor daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen via het contactformulier op de website van de RVA, aan de telefoon of via een persoonlijke aanmelding bij het kantoor. De werknemer ontvangt van het RVA-kantoor een ontvangstmelding van de melding via het formulier C3-Beletsel.

Met dit formulier kan de werknemer in geval van een controle bewijzen dat de RVA tijdig werd ingelicht.

Als de werknemer die procedure volgt, zal die dus geen administratieve sanctie krijgen voor het niet correct invullen van de controlekaart.

De uitbetalingsinstelling ontvangt een kopie van dat formulier.