Tijdelijke werkloosheid - elektronische mededeling van de tijdelijke werkloosheid aan de RVA

Inleiding

Wanneer u tijdelijke werkloosheid invoert, moet u een aantal formaliteiten vervullen.

Zo moet u in de volgende gevallen een mededeling verrichten aan de RVA:

• invoering van tijdelijke werkloosheid als gevolg van werkgebrek wegens economische oorzaken;
• invoering van tijdelijke werkloosheid als gevolg van een technische stoornis;
• bij de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand in geval van tijdelijke werkloosheid als gevolg van slecht weer;
• bij de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand in geval van tijdelijke werkloosheid als gevolg van werkgebrek wegens economische oorzaken;
• bij de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand in geval van technische stoornis;
• in geval van tijdelijke werkloosheid die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van een staking of lock-out.

De mededeling moet elektronisch verstuurd worden(Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, gewijzigd bij de Programmawet van 4 juli 2011, BS 19.07.2011 en Koninklijk besluit van 14 november 2011 tot uitvoering van de artikelen 49, 50 en 51 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, wat de mededelingen aan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening betreft ), behalve indien u zich bevindt in één van de drie gevallen waarvoor een uitzondering wordt toegelaten op het principe van de verplichte elektronische mededeling (zie verder).

Dit infoblad geeft enkel uitleg over de elektronische mededeling. Voor meer informatie over de verschillende vormen van tijdelijke werkloosheid, de procedure, de termijnen voor de mededeling ..., kunt u de specifieke infobladen over de tijdelijke werkloosheid raadplegen. U vindt ze in het werkloosheidsbureau van de RVA of op de website www.rva.be, rubriek Documentatie > Infobladen werkgevers > Tijdelijke werkloosheid.

Elektronische mededeling aan de RVA

Hoe?

De elektronische mededeling kan worden verricht via de portaalsite van de Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be > rubriek Werkgevers > Sociale risico's > Tijdelijke werkloosheid en validatieboek).

Om een elektronische aangifte te kunnen verrichten, moet de onderneming toegang hebben tot de beveiligde online diensten van de Sociale Zekerheid.

• Indien u al over een toegang voor de onderneming beschikt kan u zich aanmelden met uw elektronische identiteitskaart of uw gebruikersnaam en een wachtwoord (www.socialsecurity.be > rubriek Werkgevers > aanmelden);
• Indien u nog niet over een toegang voor uw onderneming beschikt moet een verantwoordelijke in uw onderneming een elektronische toegangsaanvraag indienen (www.socialsecurity.be > rubriek Werkgevers > registreren).
  De verantwoordelijke in uw onderneming kan deze aanvraag:
• ofwel online invullen,ondertekenen met zijn/haar elektronische identiteitskaart en online versturen;
• ofwel online invullen, afdrukken, ondertekenen en per post opsturen.

Als u problemen hebt in verband met de toegang, gelieve het contactcenter eranova te contacteren (tel.02. 511. 51. 51 of contactcenter@eranova.fgov.be).

De werkgevers en de sociaal secretariaten hebben naast de aangifte via de website ook de mogelijkheid om hun aangiftes tijdelijke werkloosheid aan de RVA over te maken via gestructureerde elektronische berichten. De nodige info om gestructureerde berichten te versturen vindt u op de site www.socialsecurity.be > rubriek Onderneming > Technische informatie > gestructureerde berichten.

Wat zijn de voordelen?

De elektronische mededeling biedt onder meer de volgende voordelen:

• snelle behandeling van de elektronische mededeling door de RVA. Indien de mededeling niet in orde is (bv. onvolledig, laattijdig, ...), wordt u onmiddellijk gecontacteerd door de RVA en kunt u de situatie regulariseren door een nieuwe mededeling te sturen of door de ontbrekende gegevens over te maken;
• meer rechtszekerheid. Voor elke elektronische mededeling ontvangt u onmiddellijk een ontvangstbewijs met de datum waarop de mededeling is verricht, een uniek nummer en de inhoud van de mededeling;
• indien de elektronische mededeling te laat is, ontvangt u onmiddellijk een foutmelding en kunt u onmiddellijk de nodige maatregelen nemen;
• u kunt uw elektronische mededelingen raadplegen en indien nodig annuleren of wijzigen.

Mag de elektronische mededeling in sommige gevallen vervangen worden door een aangetekende brief?

Enkel in de volgende drie gevallen mag u de elektronische mededeling vervangen door een aangetekende brief gericht aan het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de onderneming is gevestigd:

Eerste mededeling

U verricht voor het eerst een mededeling tijdelijke werkloosheid ingevolge een schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of u verricht opnieuw een mededeling tijdelijke werkloosheid na een periode van onderbreking van 24 maanden (berekend van datum tot datum).

Bij ontvangst van uw mededeling per aangetekend schrijven, zal het werkloosheidsbureau u een brief sturen met de informatie over de verplichting om de mededeling elektronisch te verrichten en over de uitzonderingen op dit principe, zodat u zich bij een volgende mededeling kunt aanpassen.

Ontbreken van de nodige informaticamiddelen

U beschikt niet over de nodige informaticamiddelen om een elektronische mededeling te verrichten en u hebt een vrijstelling van elektronische mededeling gekregen van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA.

U kunt deze vrijstelling aanvragen per gewone brief gericht aan de dienst Tijdelijke Werkloosheid van het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de onderneming is gevestigd.

De aanvraag om vrijstelling bevat de volgende verklaring op eer: "Ik bevestig op eer dat ik niet over de nodige informaticamiddelen beschik voor het verzenden van een elektronische mededeling aangezien ..." (u vermeldt de redenen, bvb.' ik niet over een internetverbinding beschik'). Ik vraag dan ook een vrijstelling van het elektronisch verrichten van mijn mededelingen tijdelijke werkloosheid vanaf DD/MM/JJ, en dit voor een periode van 24 maanden, berekend van datum tot datum."

De vrijstelling wordt toegekend voor een periode van 24 maanden en kan opnieuw worden toegekend mits de indiening van een nieuwe aanvraag.

Technische problemen

U kunt de mededeling niet elektronisch verrichten omwille van technische problemen (tijdelijk probleem met de internetverbinding, computerpanne, ...).

In dat geval vermeldt u in de aangetekende zending die de mededeling bevat met welk technisch probleem u geconfronteerd wordt.

In de drie voormelde gevallen mag u de mededeling van de eerste dag tijdelijke werkloosheid van de maand ingevolge slecht weer of ingevolge economische oorzaken in de bouwsector, eveneens per fax opsturen.