Het formulier C4-uitzendkracht

Het formulier C4-uitzendkracht werd ontworpen om beëindigde arbeidsovereenkomsten als uitzendkracht mee te delen. Dit formulier vervangt de formulieren C4-werkloosheidsbewijs en bijlage-C4-arbeidsbewijs.

Dit infoblad bevat uitleg over de specifieke invulinstructies voor de uitzendkracht. De uitleg over de in te vullen gegevens zijn terug te vinden in het infoblad E14 ‘Formulieren C4’.

Gedetailleerde uitleg over de gegevens die ook voorkomen in de DMFA(PPL) zijn terug te vinden in de instructies voor de werkgevers voor het invullen van de RSZ(PPO)-kwartaalaangifte  en in de technische documentatie op  www.socialsecurity.be.

Voor welke uitzendkrachten vult het uitzendkantoor het formulier C4-uitzendkracht in?

Het formulier C4-uitzendkracht kan enkel gebruikt worden voor uitzendkrachten van wie het contract van bepaalde duur eindigde op de voorziene einddatum (dus ook voor de vervangingsovereenkomst die eindigt op de voorziene einddatum) of voor de werknemer van wie het contract voor een bepaald werk eindigde omwille van de verwezenlijking van de taak.

Dit betekent dat het formulier niet kan gebruikt worden voor de uitzendkracht van wie:

• het contract van bepaalde duur voortijdig eindigde;
• het contract van onbepaalde duur eindigde;
• het contract van bepaald werk dat eindigde vóór de verwezenlijking van de taak.

Vermits in voormelde gevallen de gegevens inzake de manier waarop de tewerkstelling eindigde vereist zijn, moet in deze gevallen het formulier C4-werkloosheidsbewijs ingevuld worden.

In de rubriek 'Gegevens betreffende het einde van de tewerkstelling' verklaart het uitzendkantoor dat de reden van het einde van de arbeidsovereenkomsten die het vermeldde in het rooster, 'einde contract van bepaalde duur' of ‘einde contract voor een bepaald werk' was.

Wanneer invullen?

De algemene regel

In principe moet de werkgever na elke arbeidsovereenkomst een formulier C4 overhandigen aan de werknemer.

Een uitzondering: het formulier C4-uitzendkracht.

Vermits in de uitzendsector vaak verschillende arbeidsovereenkomsten elkaar opvolgen zonder onderbreking, werd het formulier C4-uitzendkracht zo opgesteld dat er verschillende tewerkstellingen die elkaar zonder onderbreking opvolgen, kunnen vermeld worden.

Het uitzendkantoor moet dus geen formulier C4 overhandigen wanneer er geen onderbreking is tussen het einde van een arbeidsovereenkomst en het begin van een nieuwe arbeidsovereenkomst.

Wat is geen onderbreking tussen de verschillende arbeidsovereenkomsten?

De volgende dagen die niet gedekt zijn door een arbeidsovereenkomst worden niet beschouwd als een onderbreking tussen de arbeidsovereenkomsten:

• het weekend
• betaalde feestdagen
• betaalde rustdagen
• betaalde vakantiedagen die de uitzendkracht uitput tussen de arbeidsovereenkomsten en die hij vermeldt in rubriek II (de betaalde vakantiedagen en de dagen jeugdvakantie die de werknemer neemt tijdens de arbeidsovereenkomst vermeldt de werkgever in rubriek I).

Voorbeeld 1
eindigt een overeenkomst de vrijdag en start de uitzendkracht een nieuwe overeenkomst de maandag, dan is er geen onderbreking in de tewerkstelling.

Voorbeeld 2
eindigt een overeenkomst de vrijdag voor Pasen en start de uitzendkracht een nieuwe overeenkomst de dinsdag, dan is er geen onderbreking in de tewerkstelling indien Paasmaandag wordt betaald.

Voorbeeld 3
de overeenkomst eindigt op vrijdag en de uitzendkracht heeft een aantal overuren opgebouwd tijdens deze tewerkstelling. De uitzendkracht start een nieuwe overeenkomst op dinsdag en put op maandag compenserende rust uit: er is geen onderbreking in de tewerkstelling.

Voorbeeld 4
de overeenkomst eindigt op vrijdag en de uitzendkracht zal een nieuwe overeenkomst starten op dinsdag. Op maandag neemt de uitzendkracht een betaalde vakantiedag: er is geen onderbreking in de tewerkstelling.

Wordt op een bepaald ogenblik een arbeidsovereenkomst beëindigd en volgt onmiddellijk daarop geen nieuwe arbeidsovereenkomst (rekening houdend met voormelde principes), dan vult het uitzendkantoor het formulier C4-uitzendkracht in en overhandigt het aan de uitzendkracht.

Voorbeeld: De uitzendkracht werkt van woensdag tot vrijdag en krijgt op vrijdagavond een nieuw contract voor de dinsdag en de woensdag van de week daarop. De uitzendkracht put geen betaalde rust of betaalde vakantie uit op maandag. U vult een formulier in voor de arbeidsovereenkomst van woensdag tot vrijdag.

Wat invullen in het rooster 'Gegevens over de tewerkstelling(en)'?

Begin- en einddatum tewerkstelling

Wanneer opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur dezelfde kenmerken (Q, S, loon, werknemerskengetal) hebben, vermeldt het uitzendkantoor de totale tewerkstellingsperiode op 1 tewerkstellingslijn.

Zijn er meer dan 8 tewerkstellingslijnen, dan gebruikt het uitzendkantoor een tweede formulier C4-uitzendkracht.

Q en S

Algemeen

De factoren Q en S moeten ingevuld worden voor de voltijdse werknemers en voor de deeltijdse werknemers.

Factor Q:

Dit is de normale gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van de werknemer met inbegrip van de betaalde inhaalrust in het kader van arbeidsduurvermindering.

Factor S:

Dit is de normale gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van een voltijdse werknemer met inbegrip van de betaalde inhaalrust in het kader van arbeidsduurvermindering. Het betreft dus de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van de maatpersoon.

Met maatpersoon wordt bedoeld de persoon die voltijds tewerkgesteld is in dezelfde onderneming, of dezelfde activiteitstak, in een functie analoog aan die van de werknemer.

Het gemiddeld aantal uren per week van de werknemer gedeeld door het gemiddeld aantal uren per week van de maatpersoon bepaalt de tewerkstellingsbreuk van de werknemer.

Voor een voltijdse werknemer is de factor Q gelijk aan de factor S.

Voor een deeltijdse werknemer bedraagt de factor Q minder dan de factor S.

'Normaal' betekent dat het de theoretische gemiddelde wekelijkse arbeidsduur betreft, dus zonder rekening te houden met gepresteerde overuren, afwezigheden wegens ziekte, tijdelijke werkloosheid, gewettigde of ongewettigde afwezigheid, .. M.a.w. het is de arbeidsduur die staat in de arbeidsovereenkomst en de eventuele aanpassingen daarvan.

'Gemiddeld' betekent het gemiddelde van de arbeidscyclus die een afgesloten geheel vormt, samengesteld uit werkdagen en rustdagen, en die zich volgens een zelfde patroon herhaalt.

In flexibele arbeidsregelingen kan deze cyclus zich uitstrekken over twaalf maanden.

'Met inbegrip van de betaalde uren inhaalrust' betekent dat er enkel rekening gehouden wordt met betaalde inhaalrust ingevolge een regeling tot vermindering van de arbeidstijd.

De arbeidsduur drukt u decimaal uit door de minuten te delen door 60 (enkel 2 cijfers na de komma). Bijvoorbeeld 7 uur 40 minuten wordt 7,66 (enkel de eerste 2 cijfers na de komma worden behouden).

De uitzendkracht

Voor werknemers met korte contracten moet het gemiddeld aantal uren per week berekend worden uitgaande van de veronderstelling dat de werknemer voor minstens een week zou in dienst worden genomen.

een arbeidsovereenkomst van minstens een week

Indien het contract een volledige week dekt, is de factor Q de som van het aantal uren per dag voorzien in het contract.

Voorbeeld 1
Contract voor een volledige week met voor 5 dagen een prestatie van 7,6 uren per dag

Q = S = 7,6 X 5 = 38

Voorbeeld 2
Contract voor een volledige week met voor 3 dagen een prestatie van 7,6 uren per dag. De maatpersoon werkt 5 dagen van 7,6 uren.

Q = 7,6 X 3 = 22,8

S = 38

Voorbeeld 3
Contract voor een volledige week met voor 5 dagen een prestatie van 4 uren per dag. De maatpersoon werkt 8 uur van maandag tot donderdag en 6 uur op vrijdag.

Q = 4 X 5 = 20

S = 38

een arbeidsovereenkomst van minder dan een week

In dit geval wordt de factor Q bepaald rekening houdend met het gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling (zie verder in ‘Wat invullen in het rooster Arbeidsbewijs met de gegevens van de onderbroken tewerkstelling(en) in niet-aanvaarde RSZ-kwartalen'?') en ervan uitgaande dat de uitzendkracht minstens een week in dienst zou zijn.

De factor Q wordt als volgt berekend:

• totalisatie van het contractueel voorziene aantal werkuren;
• deling van dit totaal door het aantal dagen tijdens dewelke de werknemer verbonden is met de arbeidsovereenkomst, (exclusief de dagen waarop een in deze functie tewerkgestelde werknemer inactief is);
• vermenigvuldiging van dit resultaat met het gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling.

Voorbeeld 1
Contract voor 3 dagen een prestatie van 7,6 uren per dag. De maatpersoon werkt 5 dagen van 7,6 uren.

Q = S = {(7,6 +7,6 + 7,6) /3} x 5 = 38

Voorbeeld 2
Contract van 2 dagen met 1 dag een prestatie van 4 uren en 1 dag een prestatie van 6 uren. De maatpersoon werkt 8 uur van maandag tot donderdag en 6 uur op vrijdag.

Q = {(4+6) /2} x 5 = 25

S = 38

Voorbeeld 3
Contract van donderdag tot en met dinsdag, met prestaties op donderdag 7,60 uur, vrijdag 7,60 uur, maandag 0,00 uur en dinsdag 4,00 uur. Normale inactiviteitsdagen van de voltijdse werknemer in deze functie: zaterdag en zondag. De maatpersoon werkt 5 dagen van 7,6 uren.

Q = {(7,6+7,6+0+4)/4} x 5 = 24

S = 38

Voorbeeld 4
Contract van 2 dagen met 1 dag een prestatie van 9 uren en 1 dag een prestatie van 6 uren. De maatpersoon werkt 4 dagen per week 9 uur van maandag tot donderdag.

Q = {(9+6) /2} x 4 = 30

S = 36

Brutoloon

Het theoretisch brutoloon is het totale bedrag van het brutoloon waarop de werknemer op basis van zijn arbeidsovereenkomst normaal recht heeft.

Het bevat alle bedragen of voordelen, inclusief de voordelen in natura en de haard- en standplaatsvergoeding, waarop de werknemer aanspraak kan maken op grond van zijn arbeidsovereenkomst en waarop de sociale zekerheidsbijdragen worden ingehouden.

Voordelen gekoppeld aan de duur van de tewerkstelling of aan de gerealiseerde winst worden niet opgenomen, zoals het dubbel vakantiegeld, het aanvullend vakantiegeld, de eindejaarspremie en de winstdeling.

Er wordt geen rekening gehouden met overuren (voltijdse werknemers), meeruren betaald als overuren (deeltijdse werknemers), afwezigheid wegens ziekte, tijdelijke werkloosheid, ongewettigde afwezigheid….

Het gemiddeld brutoloon betekent dat de arbeidscyclus in zijn geheel in aanmerking moet worden genomen. Wanneer het loon van de werknemer varieert tijdens de arbeidscyclus, moet een gemiddeld loon opgegeven worden en niet het loon dat van toepassing is op het ogenblik van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Meer uitleg over het brutoloon is opgenomen E14 'Formulieren C4'.

Een maandloon vult het uitzendkantoor in tot 2 cijfers na de komma, een uurloon tot 4 cijfers na de komma.

Voor de werknemer die in de artistieke sector als kunstenaar of technicus betaald werd per opdracht (cachet), wordt het totale brutoloon voor de opdracht vermeld.

Taakloon

Deze kolom is voorbehouden voor het taakloon in het kader van een arbeidsovereenkomst die betrekking heeft op de uitoefening van een artistieke activiteit. Ze kan enkel worden ingevuld, indien nodig, voor een werknemer met als code werknemer 046 (artiest). Als de werknemer zich in die situatie bevindt (artiest vergoed met een taakloon voor een artistieke activiteit), geeft u het totale brutoloon aan voor de prestatie.

Ter herinnering: er is sprake van een taakloon als er geen rechtstreeks verband is tussen het loon en het aantal arbeidsuren van de activiteit.

Vakantiedagen

Onder het rooster vult het uitzendkantoor het aantal betaalde vakantiedagen en de dagen jeugdvakantie in die de werknemer nam tijdens de arbeidsovereenkomst(en) vermeld in het rooster.

Op deze manier gaan de uitbetalingsinstelling en de RVA na op hoeveel dagen vakantie de werknemer nog recht heeft. Betaalde vakantiedagen kunnen niet gecumuleerd worden met werkloosheidsuitkeringen.

Voorbeeld
De uitzendkracht is voltijds in dienst in een vervangingscontract van 01.02 tot 30.04. Hij neemt verlof op 01.03 en 02.03. Het uitzendkantoor vermeldt 2 dagen genomen wettelijke vakantie.

Dezelfde werknemer wordt opnieuw in dienst genomen door hetzelfde uitzendkantoor op 15.05, en wordt ontslagen op 30.06 zonder dat hij vakantie genomen heeft. De uitzendkantoor vermeldt 0 dagen genomen wettelijke vakantie.

Indien de werkgever in deze rubriek niets invult, gaan de uitbetalingsinstelling en de RVA ervan uit dat de werknemer nog geen vakantie heeft genomen tijdens de tewerkstellingen vermeld in het rooster in het huidige kalenderjaar.

Het uitzendkantoor vermeldt het aantal uitgeputte vakantiedagen omgerekend in de 6- dagenweek door het aantal opgenomen dagen te vermenigvuldigen met 6 en te delen door het aantal dagen per week van de arbeidsregeling (rond af naar de dichtstbijzijnde halve of volle eenheid, bv. 2,4 wordt afgerond naar 2,5 en 4,2 naar 4). Voor deeltijdse werknemers worden uren vermeld, afgerond tot 2 cijfers na de komma.

De betaalde vakantiedagen die de uitzendkracht uitput tussen zijn arbeidsovereen-komsten, vermeldt de uitzendkracht zelf in rubriek II.

Onderbrekingen tijdens een arbeidsovereenkomst

Onder het rooster vermeldt het uitzendkantoor of de tewerkstellingen in het rooster werden onderbroken tijdens niet-aanvaarde RSZ-kwartalen.

Een niet-aanvaard RSZ-kwartaal is een kwartaalaangifte waarvoor het uitzendkantoor van de RSZ nog geen ontvangstbewijs (aangifte via het web) of positieve notificatie (aangifte via elektronische gegevensoverdracht) heeft ontvangen.

Worden als een onderbreking van de tewerkstelling als uitzendkracht beschouwd:

• dagen van arbeidsongeschiktheid niet gedekt door enig loon;
• periodes van moederschapsbescherming, vaderschaps- of adoptieverlof;
• tijdelijke werkloosheid;
• jeugdvakantie;
• dagen van verlof zonder wedde of andere onbezoldigde afwezigheidsdagen na de eerste 10 dagen per kalenderjaar. Deze dagen/uren stemmen overeen met de prestatiecodes 22, 24, 25, 26 en 30 van de DMFA(PPO)- aangifte;
• dus niet mee voor de berekening van de 10 dagen per kalenderjaar en vormen dus geen onderbreking:
• carensdagen;
• dagen staking of lock-out.

Heeft er zich een onderbreking voorgedaan tijdens een niet-aanvaard RSZ-kwartaal dan vult het uitzendkantoor het rooster "Arbeidsbewijs" in.

Het uitzendkantoor vult eveneens het rooster 'Arbeidsbewijs' in wanneer de effectieve prestaties van een deeltijdse werknemer niet overeenstemmen met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur (factor Q) van de werknemer.

Wat invullen in het rooster 'Arbeidsbewijs met de gegevens van de onderbroken tewerkstelling(en) in niet-aanvaarde RSZ-kwartalen'?

RSZ-kwartaal

Het uitzendkantoor vult de begin- en einddatum van het kwartaal in. Verwar deze datums niet met de begin-en de einddatum van de tewerkstelling. Indien de werknemer in de loop van het kwartaal in dienst treedt, vermeldt het uitzendkantoor de begindatum van het kwartaal en niet de datum waarop de werknemer in dienst trad.

De begin- en einddatum valt in de meeste gevallen samen met de eerste en laatste dag van het burgerlijk kwartaal (01/01, 31/03, 01/04, 30/06, 01/07, 30/09, 01/10 en 31/12).

In sommige gevallen wijkt het RSZ-kwartaal af van het kalenderkwartaal.

Voor werknemers die per week of per 4 weken worden betaald mag een betalingsperiode niet over 2 kwartalen gespreid zijn.

De begindatum van het eerste kwartaal is steeds 01/01 en de einddatum van het vierde kwartaal is steeds 31/12.

In een kwartaal kunnen er meerdere onderbroken tewerkstellingen zijn. Vul in dit geval in de eerste kolom slechts éénmaal de begin- en einddatum van het kwartaal in.

Begin-en einddatum

De uitzendkantoor herhaalt hier de begin- en einddatum van de tewerkstelling die het heeft vermeld in het rooster bovenaan en die werd onderbroken of waarvan de effectieve prestaties van een deeltijdse werknemer niet overeenstemmen met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur (factor Q) van de werknemer.

Het gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling

Het gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling wordt vastgesteld overeenkomstig de DMFA-richtlijnen voor de werkgevers.

Dit gegeven wordt enkel ingevuld voor de voltijdse werknemers.

Het aantal dagen wordt anders bepaald voor een vaste arbeidsregeling dan voor een variabel arbeidsregime.

Een vast arbeidsregime is een regime waarin de werknemer iedere week hetzelfde aantal dagen werkt. In een variabele arbeidsregeling is dit niet het geval.

Voor een vaste voltijdse arbeidsregeling, geeft de werkgever het aantal dagen op waarop de werknemer per week geacht wordt te werken (1, 2, 3, …7), ongeacht het aantal uren per dag.

Bij een variabele arbeidsregeling betreft dit een gemiddelde op basis van de cyclus. Dit gemiddeld aantal bekomt de werkgever door rekening te houden met de te werken dagen tijdens het geheel van de arbeidscyclus. Dit gemiddelde kan eventueel 2 decimalen bedragen.

Voor werknemers met korte contracten moet het aantal dagen per week berekend worden uitgaande van de veronderstelling dat de werknemer voor een langere periode zou in dienst genomen worden.

Voorbeeld 1
Contract voor een volledige week met voor 5 dagen een prestatie van 7,6 uren per dag.

Gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling: 5

Voorbeeld 2
Contract voor 3 dagen met een prestatie van 7,6 uren per dag. Indien de uitzendkracht langer zou in dienst zijn, zou hij 5 dagen per week werken.

Gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling: 5

Voorbeeld 3
Contract voor 1 dag met een prestatie van 7,6 uren. Indien de uitzendkracht langer zou in dienst zijn, zou hij 5 dagen per week werken.

Gemiddeld aantal dagen per week van de arbeidsregeling: 5

Aantal dagen arbeidsprestaties van de voltijdse werknemer

Voor voltijdse werknemers vult u dagen in, afgerond in halve dagen.

Met arbeidsprestaties wordt bedoeld: de effectieve normale arbeidsdagen, meerprestaties zonder inhaalrust, dagen geheel of gedeeltelijk gedekt door gewaarborgd loon, dagen kort verzuim, betaald educatief verlof, betaalde vakantie, feest- en vervangingsdagen, en alle andere betaalde inactiviteitsdagen. Hoewel niet door loon gedekt, moeten voor de uitzendkracht ook worden vermeld: de dagen staking/lock-out. Voormelde opgesomde dagen/uren stemmen overeen met de prestatiecodes 1, 2, 3, 4, 5, 10, 11, 12, 13, 14, 20 en 21 van de RSZ-kwartaalaangifte (DMFA).

Aantal uren arbeidsprestaties van de deeltijdse werknemer

Voor een deeltijdse werknemer vermeldt de werkgever de prestaties enkel in uren.

Afwezigheden zonder loon

Heeft 1 of meerdere van de hieronder vermelde gebeurtenissen zich voorgedaan tijdens een tewerkstelling, vul dan de toepasselijke afkorting in:

'ZIV' bij arbeidsongeschiktheid, moederschapsbescherming of vaderschapsverlof

'AO' bij arbeidsongeval

'TW' bij tijdelijke werkloosheid

'JV' bij jeugdvakantie en ‘SV' bij seniorvakantie.

Aantal dagen/uren verlof zonder wedde en andere onbezoldigde afwezigheden

Voor voltijdse werknemers vult u dagen in, voor deeltijdse werknemers uren. Vul hier alle dagen/uren verlof zonder wedde en andere onbezoldigde afwezigheidsdagen in die u dit rooster nog niet heeft vermeld, noch in de kolom "Prestaties", noch in de kolom "Afwezigheden zonder loon". De hier te vermelden dagen/uren stemmen overeen met de prestatiecodes 22, 24, 25, 26 en 30 van de RSZ-kwartaalaangifte (DMFA).

Voorbeeld:
Een voltijdse uitzendkracht heeft een ononderbroken tewerkstelling met een vervangingscontract van 6 maand in een arbeidsregeling van 5 dagen per week.

Hij neemt in de loop van een kwartaal 3 weken en 5 voormiddagen onbetaald verlof.

De werkgever vermeldt 47,5 dagen in 'aantal dagen arbeidsprestaties' en 17,5 dagen in 'aantal dagen verlof zonder wedde en andere onbezoldigde afwezigheden'.

Feestdagen na het einde van de arbeidsovereenkomst

Indien u loon verschuldigd bent voor feestdagen of vervangingsdagen van feestdagen gelegen na het einde van de arbeidsovereenkomst, vermeldt u de datum van de na het einde van de arbeidsovereenkomst gelegen feestdag of vervangingsdag van een feestdag waarvoor u loon verschuldigd bent.

Opmerking:  deze verklaring betreft de situatie op het ogenblik van het verrichten van de aangifte en zonder rekening te houden met een eventuele werkhervatting door de werknemer; deze verklaring betekent dus niet dat, indien u verklaart loon voor bepaalde feestdagen verschuldigd te zijn, u nadien dit loon ook steeds effectief zou moeten betalen, ook al zou de werknemer volgens de feestdagenwetgeving hierop geen aanspraak kunnen maken.

Dagen compenserende rust of overuren

De werkgever vermeldt het aantal dagen, gelegen na het einde van de arbeidsovereenkomst, dat overeenstemt met

• de meerprestaties waarvoor overloon is verschuldigd (artikel 29 van de arbeidswet);
• de meerprestaties in het kader van arbeidsduurvermindering waarvoor geen overloon is verschuldigd;
• de meerprestaties die recht geven op compensatierustdagen.

Handtekening werkgever op het einde van rubriek I

Het uitzendkantoor moet het formulier C4-uitzendkracht steeds ondertekenen en de stempel van het uitzendkantoor plaatsen.