Het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS

E14

Laatste update : 07.11.2023

Waarover gaat dit infoblad

In bepaalde situaties bent u verplicht om een formulier C4 af te leveren aan uw werknemer.

Als werkgever kunt u kiezen voor een papieren formulier C4 of een elektronisch formulier C4 (de aangifte van sociaal risico, ASR, scenario 1).

Dit infoblad moet u helpen om het papieren formulier C4 in te vullen dat u aan uw werknemer moet overhandigen.

Dit infoblad bevat geen instructies voor het invullen van het elektronische formulier C4 (= de ASR WECH scenario 1, zie hieronder voor meer informatie). Voor het elektronische formulier kunt u de instructies voor werkgevers raadplegen die beschikbaar zijn op de portaalsite van de sociale zekerheid: www.socialsecurity.be ® onderneming ® ASR-aangifte sociale risico’s ® werkloosheid ® scenario 1 ® instructies voor de werkgever.

Dit infoblad geeft geen uitleg over wat de werknemer moet doen nadat u hem zijn formulier C4 hebt overhandigd. 

Hoe moet u een formulier C4 afleveren?

U kunt kiezen tussen twee communicatiekanalen.

Via het papieren formulier

U vult het papieren formulier C4 in en overhandigt het aan uw werknemer.

Via het elektronische formulier: de e-ASR scenario 1

Het formulier C4 bestaat ook in elektronische vorm. Het gaat om de aangifte sociaal risico (e-ASR) scenario 1 ‘einde van de arbeidsovereenkomst’.

U hebt de keuze tussen de webtoepassing of een verzending via gestructureerde boodschappen (batch).

Via de webtoepassing

De webtoepassing is gratis beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid www.socialsecurity.be.

Om ze te kunnen gebruiken, moet u zich registreren als werkgever op de portaalsite van de sociale zekerheid.

Die toepassing is aangewezen als u een beperkt aantal elektronische formulieren (e-ASR) moet invullen.

Via gestructureerde boodschappen (batch)

Deze manier van verzenden is aangewezen als u een groot aantal elektronische formulieren (e-ASR) moet versturen.

Als u elektronische formulieren wil ontwikkelen om ze via gestructureerde boodschappen te kunnen verzenden, neem dan contact op met de cel die u zal begeleiden bij het opstarten van dat proces: drs-pers@smals.be.

Ongeacht het kanaal dat u gebruikt, bevat de elektronische aangifte niet alle gegevens van het formulier C4 en moet u bijkomend nog een papieren formulier, het formulier C4-ASR, afleveren aan uw werknemer. Dat formulier is automatisch beschikbaar zodra u de elektronische ASR hebt gevalideerd. Een elektronische aangifte die alle gegevens bevat, is in ontwikkeling.

Wanneer?

Wanneer u een formulier C4 moet afleveren, is bepaald in artikel 137 van het koninklijk besluit van 25.11.1991 houdende de werkloosheidsreglementering.

In welke situaties moet u een formulier C4 afleveren op het einde van een arbeidsovereenkomst?

U bent verplicht bij een beëindiging van een arbeidsovereenkomst, ongeacht van wie het initiatief uitgaat, onmiddellijk (‘uiterlijk de laatste arbeidsdag’) en uit eigen beweging de werknemer in het bezit te stellen van een ‘werkloosheidsbewijs’, het formulier C4.

U moet dus een formulier C4 aan uw werknemer overhandigen op het einde van de arbeidsovereenkomst:

  • ongeacht de aard van de arbeidsovereenkomst:
    • arbeidsovereenkomst van bepaalde duur;
    • arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
    • arbeidsovereenkomst voor een bepaald werk;
  • ongeacht de reden waarom de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, dus zowel: 
    • in geval van ontslag door de werkgever (zelfs omwille van een zware fout);
    • in geval van ontslag door de werknemer of vrijwillige werkverlating;
    • in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst in onderling akkoord tussen u en uw werknemer;
    • in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst omwille van overmacht;
    • in geval van een faillissement;

U bent verplicht om het formulier C4 over te maken ten laatste op de laatste werkdag van uw werknemer.

In welke situaties moet u een formulier C4 overhandigen tijdens een lopende arbeidsovereenkomst?

U bent verplicht om een formulier C4 als ‘arbeidsbewijs’ af te leveren aan uw werknemer die daarom vraagt, ongeacht de reden waarom hij dat vraagt en zelfs als de arbeidsovereenkomst nog loopt.

In dat geval moet het formulier C4 niet volledig worden ingevuld:

  • indien u een gewoon papieren formulier C4 gebruikt:
  • vult u deel A ‘Gegevens over de tewerkstelling’ en deel B ‘Nog niet aangegeven of nog niet aanvaarde RSZ-kwartaalaangiften’ in, en ondertekent u in deel F.
  • vult u de delen C ‘Gegevens betreffende de wijze waarop de tewerkstelling is beëindigd’ en D ‘Gegevens betreffende de vergoeding betaald n.a.v. de beëindiging van de tewerkstelling’ en E ‘Gegevens generatiepact’ niet in.
  • vermeldt u in de rubriek ‘Opmerkingen’ onderaan deel D dat het gaat om een formulier C4 dat wordt gebruikt als ‘arbeidsbewijs’ en dat de arbeidsovereenkomst nog loopt.
  • indien u het elektronische formulier (e-ASR scenario 1) gebruikt, moet u de variant ‘arbeidsbewijs’ gebruiken (type 004 van identificatie van het risico bij een batchaangifte).

Zijn er situaties waarin u bent vrijgesteld van het afleveren van een formulier C4?

Ja. Als u een werknemer tewerkstelt in het kader van verschillende ononderbroken opeenvolgende arbeidsovereenkomsten, gelden er specifieke regels.

Belangrijke opmerking: onder ‘ononderbroken opeenvolgende arbeidsovereenkomsten’ verstaat men arbeidsovereenkomsten die enkel worden onderbroken door een weekend, een feestdag of een inhaalrustdag en waarvan de factor S (zie verder) identiek is.

Situatie 1: de arbeidsovereenkomsten volgen elkaar op en de tewerkstellingsbreuk (factor Q/S) is identiek

U moet geen formulier C4 overhandigen aan uw werknemer voor de tewerkstelling die afgelopen is.

U mag alle opeenvolgende arbeidsovereenkomsten als een geheel beschouwen en slechts een enkel formulier C4 overhandigen bij de uitdiensttreding.

Situatie 2: de arbeidsovereenkomsten volgen elkaar op en de tewerkstellingsbreuk (factor Q/S) verschilt

Eerste hypothese: de tewerkstellingsbreuk is hoger

U moet dan in principe een formulier C4 opstellen voor elke tewerkstelling. Een enkel formulier C4 opstellen op het ogenblik van de uitdiensttreding met daarop de begindatum van de tewerkstelling, de datum van uitdiensttreding en de laatste tewerkstellingsbreuk, geeft immers geen volledig beeld van de realiteit.

U hoeft echter de tewerkstellingsgegevens die u al hebt aangegeven in de DmfA niet opnieuw mee te delen, voor zover de betrokken kwartalen al aanvaard zijn door de RSZ. Wanneer u een formulier C4 opstelt en u vaststelt dat de vorige tewerkstelling(en) volledig gelegen is/zijn in de reeds aanvaarde RSZ-kwartalen, hoeft u dus geen formulier C4 af te leveren voor die arbeidsovereenkomst(en), tenzij de werknemer u daarom vraagt.

Tweede hypothese: de tewerkstellingsbreuk is lager

Als een (voltijdse of deeltijdse) arbeidsovereenkomst onmiddellijk wordt gevolgd door een nieuwe arbeidsovereenkomst met een lagere tewerkstellingsbreuk, kan er sprake zijn van werkloosheid voor de inactiviteitsuren van de werknemer en zou de werknemer aanspraak kunnen maken op een inkomensgarantie-uitkering. In dat geval is het mogelijk dat de werknemer een formulier C4 nodig heeft betreffende de vorige arbeidsovereenkomst en u dit op zijn vraag moet afleveren. Op basis van dit formulier C4 kan het onvrijwillige karakter van de vermindering van de tewerkstellingsbreuk worden geverifieerd.

Enkele voorbeelden in geval van opeenvolgende arbeidsovereenkomsten

Voorbeeld 1

Een werknemer was tewerkgesteld in het kader van meerdere opeenvolgende arbeidsovereenkomsten bij dezelfde werkgever in verschillende arbeidsregelingen:

  • deeltijdse tewerkstelling van 01.01.2021 tot 31.10.2021 met Q/S = 32/38
  • voltijdse tewerkstelling van 01.11.2021 tot 31.05.2023 met Q/S = 38/38
  • deeltijdse tewerkstelling van 01.06.2023 tot 31.10.2023 met Q/S = 32/38

Hij wordt ontslagen op 31.10.2023.

Hypothese: op het ogenblik waarop de werkgever het formulier C4 invult, werd de RSZ-aangifte van het 2de en 3de kwartaal 2023 nog niet aanvaard (en werd de RSZ-aangifte van het 4de kwartaal nog niet ingediend).

In dat geval moet de werkgever twee formulieren C4 invullen:

  • formulier C4 van de voltijdse tewerkstelling 01.11.2021 – 31.05.2023
  • formulier C4 van de deeltijdse tewerkstelling 01.06.2023 – 31.10.2023

Voorbeeld 2

Een werknemer was tewerkgesteld in het kader van meerdere arbeidsovereenkomsten bij dezelfde werkgever in verschillende arbeidsregelingen:

  • deeltijdse tewerkstelling van 01.01.2021 tot 31.10.2021 met Q/S = 32/38
  • voltijdse tewerkstelling van 01.11.2021 tot 31.05.2023 met Q/S = 38/38
  • deeltijdse tewerkstelling van 01.06.2023 tot 31.10.2023 met Q/S = 32/38

Hij wordt ontslagen op 31.10.2023.

Hypothese: op het ogenblik waarop de werkgever het formulier C4 invult, werd enkel de RSZ-aangifte van het 3de kwartaal 2023 nog niet aanvaard (en werd de RSZ-aangifte van het 4de kwartaal nog niet ingediend).

In dat geval moet de werkgever enkel een formulier C4 invullen van de deeltijdse tewerkstelling 01.06.2023 – 31.10.2023.

 

 

 

 

Voor wie?

Het formulier C4 moet worden afgeleverd voor alle werknemers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst. Het is niet van belang of de werknemer na het einde van de tewerkstelling al dan niet de intentie heeft om aanspraak op werkloosheidsuitkeringen te maken. Zo moet het formulier C4 bijvoorbeeld dus ook worden afgeleverd bij het einde van een studentenovereenkomst of wanneer de tewerkstelling werd beëindigd met het oog op de pensionering van de werknemer.

Hoewel er in het artikel 137 van het koninklijk besluit van 25.11.1991 houdende de werkloosheidsreglementering enkel sprake is van ‘arbeidsovereenkomst’, moet het formulier C4 ook worden gebruikt indien een werknemer na een statutaire tewerkstelling aanspraak op werkloosheidsuitkeringen wenst te maken.

Wat invullen?

Wat moet u invullen in deel A: gegevens over de tewerkstelling?

Datum indiensttreding

Dit is de oorspronkelijke datum van indiensttreding van uw werknemer.

Bijzonder geval: bij een overname van onderneming in het kader van de cao 32bis vermeldt  u als datum van indiensttreding de begindatum van de oorspronkelijke indiensttreding in de overgenomen onderneming.

Begindatum tewerkstelling

Dit betreft de begindatum van de tewerkstelling waarop het formulier C4 betrekking heeft.

Wanneer de tewerkstelling van de werknemer steeds ongewijzigd bleef dan zal de datum van de tewerkstelling dezelfde zijn als de datum indiensttreding.

Wanneer de tewerkstelling van de werknemer gewijzigd is sedert de indiensttreding, dan dient u als datum van de tewerkstelling de begindatum in te vullen van de nieuwe tewerkstelling.

Voorbeeld

Een werknemer ging voltijds in dienst bij onderneming X op 01.04.1998 als arbeider. Vanaf 01.07.2003 oefent hij voltijds een administratieve functie uit.

Datum indiensttreding: 01.04.1998

Begindatum tewerkstelling: 01.07.2003

Bijzonder gevallen:

  • bij een overname van onderneming in het kader van de cao 32bis is de begindatum tewerkstelling de begindatum van de tewerkstelling bij de overnemende werkgever;
  • bij meerdere ononderbroken opeenvolgende tewerkstellingen met dezelfde tewerkstellingsbreuk groepeert u al die tewerkstellingen in een enkele tewerkstelling en vermeldt u de gepaste begindatum van tewerkstelling (al dan niet identiek aan de datum van de oorspronkelijke indiensttreding, afhankelijk van het feit of de tewerkstelling al dan niet werd gewijzigd sinds de indiensttreding).
Einddatum tewerkstelling

Dit is de einddatum van de tewerkstelling waarop het formulier C4 betrekking heeft.

Bijzonder geval: wanneer de werknemer een verbrekingsvergoeding ontvangt, dan vermeldt u als einddatum van de arbeidsovereenkomst de dag vóór de dag van de verbreking.

Voorbeeld 1

Een werknemer ging voltijds in dienst bij onderneming X op 01.04.1998 en bij zijn ontslag op 16.08.2023 zijn de tewerkstellingsgevens ongewijzigd. Hij presteert een opzegtermijn van 84 dagen en 30 weken, tot en met 09.06.2024.

Datum indiensttreding: 01.04.1998

Begindatum tewerkstelling: 01.04.1998

Einddatum tewerkstelling: 09.06.2024

Voorbeeld 2

Een werknemer ging voltijds in dienst bij onderneming X op 01.04.1998 en bij zijn ontslag op 16.08.2023 zijn de tewerkstellingsgegevens ongewijzigd. Hij wordt ontslagen op 16.08.2023 en ontvangt een verbrekingsvergoeding.

Datum indiensttreding: 01.04.1998

Begindatum tewerkstelling: 01.04.1998

Einddatum tewerkstelling: 15.08.2023

Werknemerskengetal       

U vermeldt hier het werknemerskengetal van uw werknemer.

Het gaat om een code bestaande uit 3 cijfers.

De lijst met werknemerskengetallen kunt u terugvinden op de portaalsite van de sociale zekerheid www.socialsecurity.be in de gestructureerde bijlage nr. 2 ‘werknemerskengetallen’.

Statuut      

Dit moet u enkel invullen indien de werknemer een huisarbeider is. In dat geval vermeldt u de letter D.

Huisarbeiders zijn een specifieke categorie van werknemers die is bepaald in artikel 3, 4°, van het koninklijk besluit van 28.11.1969 tot uitvoering van de wet van 27.06.1969 tot herziening van de besluitwet van 28.12.1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. Het gaat om werknemers die werken onder gelijkaardige voorwaarden als die van een arbeidsovereenkomst voor rekening van één of meerdere werkgevers. Ze werken op een door hen gekozen plaats, meestal in of nabij hun woning, en werken alleen of stellen gewoonlijk ten hoogste vier helpers tewerk.

Maatregel tot bevordering van de werkgelegenheid      

Dit moet u enkel invullen wanneer uw werknemer was tewerkgesteld in het kader van bepaalde programma’s:

  • doorstromingsprogramma (DSP) of sociale-inschakelingseconomie (SINE) ® code 2
  • als werknemer van het derde arbeidscircuit (DAC) ® code 4
  • in een IBF-tewerkstelling (Interdepartementaal Begrotingsfonds) bij een lokale overheid (DIBISS, voordien RSZPPO) ® code 21
De RSZ-bijdragen, sector werkloosheid   

Duid hier aan of op het loon de RSZ-bijdragen, sector werkloosheid, al dan niet werden ingehouden.

Voor statutaire ambtenaren, leerkrachten en militairen kunt u vermelden dat deze niet werden ingehouden, maar alsnog zullen worden gestort indien is voldaan aan de voorwaarden voorzien in artikel 9 van de wet van 20.07.1991(statutairen) of in artikel 15 van de wet van 06.02.2003 (militairen).

Het kan immers voorkomen dat de overheidsdienst de bijdragen voor de sector werkloosheid met terugwerkende kracht moet regulariseren, zodat de werknemer kan worden toegelaten tot de werkloosheidsverzekering.

De tewerkstellingsbreuk (Q/S)
Factor Q    

U vult hier de normale gemiddelde wekelijkse arbeidsduur in van uw werknemer, met inbegrip van de bezoldigde inhaalrust in het kader van een arbeidsduurvermindering.

Onder ‘gemiddelde’ wordt begrepen: het gemiddelde van de arbeidscyclus die een afgesloten geheel vormt, samengesteld uit werkdagen en rustdagen, en die zich volgens eenzelfde patroon herhaalt. In flexibele arbeidsregelingen kan die cyclus zich uitstrekken over twaalf maanden.

Onder ‘normale’ wordt begrepen: de theoretische gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, zoals die is voorzien in de arbeidsovereenkomst en in de eventuele aanpassingen daarvan. Bij het bepalen van de normale arbeidsduur mag dus geen rekening worden gehouden met gepresteerde overuren, afwezigheden wegens ziekte, tijdelijke werkloosheid, (ongewettigde) afwezigheden ...

Factor S     

U vermeldt hier de normale gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van een voltijdse werknemer, met inbegrip van de bezoldigde inhaalrust in het kader van een arbeidsduurvermindering.

Het gaat hier om de zgn. ‘referentiepersoon’, als zijnde de persoon die voltijds tewerkgesteld is in uw onderneming of in dezelfde activiteitstak, in een functie analoog aan die van uw werknemer.

Onder ‘gemiddelde’ wordt begrepen: het gemiddelde van de arbeidscyclus die een afgesloten geheel vormt, samengesteld uit werkdagen en rustdagen, en die zich volgens eenzelfde patroon herhaalt. In flexibele arbeidsregelingen kan die cyclus zich uitstrekken over twaalf maanden.

Onder ‘normale’ wordt begrepen: de theoretische gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, zoals die is voorzien in de arbeidsovereenkomst en in de eventuele aanpassingen daarvan. Bij het bepalen van de normale arbeidsduur mag dus geen rekening worden gehouden met gepresteerde overuren, afwezigheden wegens ziekte, tijdelijke werkloosheid, (ongewettigde) afwezigheden ...

Hoe kunt u de tewerkstellingsbreuk (factor Q/S) bepalen van uw werknemer?
Algemene regel

Het gemiddeld aantal uur per week van de werknemer gedeeld door het gemiddeld aantal uur per week van de referentiepersoon bepaalt de tewerkstellingsbreuk van de werknemer.

Voor een voltijdse werknemer is de factor Q gelijk aan de factor S.

Voor een deeltijdse werknemer bedraagt de factor Q minder dan de factor S.

De arbeidsduur drukt u decimaal uit door de minuten te delen door 60 (tot 2 cijfers na de komma). 7 uur 40 minuten wordt bijvoorbeeld 7,66 (enkel de eerste 2 cijfers na de komma worden behouden).

Voorbeeld 1

De referentiepersoon werkt 40 uur per week (5 dagen van 8 uur) en heeft 10 rustdagen op jaarbasis die niet betaald worden op het ogenblik dat ze opgenomen worden (al dan niet vrij te kiezen). Er wordt rekening gehouden met 48 arbeidsweken per jaar (52 weken min 4 weken vakantie).

  • Q = [(40 uur * 48 weken) – (10 dagen * 8 uur)] / 48 weken
  • Q = S = 38,33 uur

Voorbeeld 2

Een deeltijdse werknemer in hetzelfde bedrijf werkt 20 uur per week (5 dagen van 4 uur). De deeltijdse werknemers hebben geen recht op inhaalrust. Er wordt rekening gehouden met 48 arbeidsweken per jaar (52 weken min 4 weken vakantie).

  • Q = (20 uur * 48 weken) / 48 weken = 20 uur
  • S = 40 uur

Het gemiddeld aantal uren per week van de referentiepersoon moet berekend worden alsof op de referentiepersoon dezelfde arbeidsregeling van toepassing zou zijn als op de deeltijdse werknemer.

Voorbeeld 3

Een deeltijdse werknemer in hetzelfde bedrijf werkt 20 uur per week (5 dagen van 4 uur) en heeft 1 inhaalrustdag om de 4 weken die niet betaald wordt op het moment dat hij wordt genomen.

  • Q = (20 +20 + 20 + 16) / 4 weken = 19 uur
  • S = (40 + 40 + 40 + 32) / 4 = 38 uur

Voorbeeld 4

Een deeltijdse werknemer in hetzelfde bedrijf werkt 20 uur per week (5 dagen van 4 uur) en heeft 1 inhaalrustdag per 4 weken die betaald wordt op het moment dat hij wordt genomen.

  • Q = (20 + 20 + 20 + 20) / 4 weken = 20 uur
  • S = (40 + 40 + 40 + 40) / 4 = 40 uur

Voorbeeld 5

De referentiepersoon werkt 40 uur per week (5 dagen van 8 uur) en heeft 6 niet-betaalde rustdagen per jaar. De arbeidsduur wordt verminderd naar 5 dagen van 7,6 uur met een verhoogd uurloon en de inhaalrust wordt geschrapt.

  • Q = S = 5 * 7,6 = 38 uur

Voorbeeld 6

De referentiepersoon werkt 40 uur per week – 5 dagen van 8 uur – en heeft 12 betaalde rustdagen per jaar.

  • Q = S = 48 weken * 40 u (inclusief betaalde rust) / 48 = 40 uur

Dit is de situatie in de bouwsector.

En als uw werknemer minder dan een week werkt?

Uit de gegevens Q en S kan de verhouding tussen het aantal uur per week van de werknemer en van de referentiepersoon worden afgeleid. Het aantal uur van de referentiepersoon heeft altijd betrekking op een week. Die voorwaarde geldt ook voor de werknemer. Dit betekent dat, indien uw werknemer slechts één of twee dagen in dienst is, u het gemiddeld aantal uur per week moet berekenen alsof hij voor een langere periode in dienst zou zijn geweest.

Voorbeeld 1

De werknemer wordt in dienst genomen met een voltijdse arbeidsovereenkomst voor 2 dagen van 7,6 uur per dag. De arbeidsregeling van de referentiepersoon is 7,6 uur per dag van maandag tot vrijdag.

  • Q = 7,6 u * 5 = 38 uur
  • S = 38 uur

Voorbeeld 2

De werknemer wordt in dienst genomen met een voltijdse arbeidsovereenkomst voor 2 dagen van 8 uur per dag. De arbeidsregeling van de referentiepersoon is 8 uur per dag van maandag tot donderdag en 6 uur op vrijdag.

  • Q = [(8 u * 4) + 6 u] = 38 uur
  • S = 38 uur

Voorbeeld 3

De werknemer wordt in dienst genomen met een deeltijdse arbeidsovereenkomst voor 2 dagen: een dag van 4 uur en een dag van 6 uur. De arbeidsregeling van de referentiepersoon bedraagt 38 uur.

  • Q = [(4u+6u) / 2dagen)] * 5 = 25 uur
  • S = 38 uur
En als uw werknemer werkt in een weekendoverbruggingsploeg?

In dat specifieke geval moet u de factor Q vaststellen rekening houdend met de regeling die is opgenomen in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in de arbeidsovereenkomst.

Voorbeeld 1

48 weekends * 24 u = 1.152 uur

10 feestdagen * 12 uur = 120 uur

Totaal: 1.152 uur + 120 uur = 1.272 uur

Q = 1.272 uur / 48 = 26,5 uur

Voorbeeld 2

Wegens organisatorische redenen nemen de werknemers in weekendoverbruggingsploegen slechts 3 weekends vakantie.

49 weekends * 24 u = 1.176 uur

10 feestdagen * 12 uur = 120 uur

Totaal: 1.176 uur + 120 uur = 1.296 uur

Q = 1.296 uur / 48 = 27 uur

En als uw werknemer tijdskrediet of loopbaanonderbreking heeft?
Wat moet ik invullen in geval van volledige onderbreking?

Als uw werknemer zijn prestaties volledig heeft onderbroken in het kader van een tijdskrediet of loopbaanonderbreking, vermeldt u:

  • ofwel de tewerkstellingsbreuk van vóór de onderbreking. U vermeldt dan in de commentaarzone dat de werknemer in loopbaanonderbreking/tijdskrediet is sinds xx.xx.xxxx;
  • ofwel geen tewerkstellingsbreuk. U vermeldt dan in de commentaarzone dat de werknemer in volledige loopbaanonderbreking/volledig tijdskrediet is sinds xx.xx.xxxx.

De RVA is de authentieke bron voor loopbaanonderbreking en tijdskrediet en beschikt dus over de gegevens van de onderbreking van de werknemer in zijn databanken.

Wat moet ik invullen in geval van vermindering van de prestaties?

Voor werknemers met verminderde prestaties in het kader van tijdskrediet of loopbaanonderbreking moeten de factoren Q en S overeenstemmen met de verminderde prestaties (bijvoorbeeld 19/38).

En als uw werknemer het werk heeft hervat met de toestemming van de adviserend arts (progressieve tewerkstelling)?

De werknemer die het werk hervat na ziekte met toestemming van de adviserend arts wordt, zoals in de DmfA, verder beschouwd als een voltijdse werknemer.

U moet dus de geldende tewerkstellingsbreuk van vóór de arbeidsongeschiktheid vermelden.

In de commentaarzone vermeldt u: ‘werkhervatting na ziekte – effectieve deeltijdse arbeidsregeling x x x x x’ (u vermeldt de effectieve arbeidsregeling). 

Voorbeeld

Een voltijdse werknemer (38/38) was arbeidsongeschikt en ontving ziekte-uitkeringen van 15.02.2023 tot 30.06.2023. Vanaf 01.07.2023 herneemt hij, met akkoord van de adviserend arts, het werk deeltijds en ontvangt hij voor de uren waarop hij niet werkt nog ziekte-uitkeringen. Op 24.07.2023 eindigt zijn arbeidsovereenkomst.

U vermeldt:

Q/S = 38/38

In de commentaarzone: ‘deeltijdse werkhervatting na ziekte – effectieve deeltijdse regeling 4 4 4 4 3’.

Loon
Theoretisch gemiddeld brutoloon

U vermeldt hier het totaalbedrag van het brutoloon waarop de werknemer op basis van zijn arbeidsovereenkomst “normaal” recht heeft. Voor een arbeider vermeldt u het loon aan 100% (en niet aan 108%).

U kiest de eenheid waarin het loon wordt uitgedrukt.

Indien het gaat om een maandloon vermeldt u het loon tot op de eurocent (bv. 1854,66 euro).

Indien het gaat om een uurloon vermeldt u het loon tot op een honderdste van een cent (bv. 8,7875 euro).

Hoe kunt u het theoretisch gemiddeld brutoloon van uw werknemer bepalen?
Algemene regel

Het theoretisch gemiddeld brutoloon is het totale bedrag van het brutoloon waarop uw werknemer normaal recht heeft op basis van zijn arbeidsovereenkomst, op het moment waarop hij werkloze wordt.

Het aan te duiden loon is dat loon waarop de werkloze werknemer “normaal” recht had in het kader van een normale tewerkstelling. Er moet dus geen rekening gehouden worden met de dagen tijdelijke werkloosheid, dagen van (on)gewettigde afwezigheid of dagen van arbeidsongeschiktheid.

Het gemiddeld dagloon bevat alle bedragen of voordelen waarop de werknemer aanspraak kan maken tijdens de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst en waarop sociale zekerheidsbijdragen werden ingehouden (met inbegrip van de voordelen in nature waarop deze bijdragen verschuldigd zijn).

Met “gemiddeld” wordt bedoeld dat de arbeidscyclus in zijn geheel in aanmerking moet worden genomen. Als het loon van uw werknemer varieert tijdens de arbeidscyclus, moet u een gemiddeld loon vermelden en niet het loon dat van toepassing is op het ogenblik van het einde van de arbeidsovereenkomst.

Voorbeeld

Een arbeider werkt in een cyclus van 3 weken van 38 uur per week: week 1 de ochtendploeg, week 2 de nachtploeg en week 3 de avondploeg. Het uurloon voor de ochtend- en avondploeg bedraagt 9 euro, het uurloon voor de nachtploeg 11 euro.

In week 1 en 3 bedraagt het weekloon 342 euro, in week 2 bedraagt dat loon 418 euro.

De werkgever vermeldt het gemiddelde uurloon: 9,6666 euro.

In de onderstaande opsommingen, die niet volledig zijn, vindt u elementen waarmee u wel of geen rekening moet houden voor het theoretisch gemiddeld brutoloon. 

  • Elementen die deel uitmaken van het theoretisch gemiddeld brutoloon:
    • het gewone loon;
    • de voordelen in natura (met RSZ-bijdragen);
    • de verplaatsingsvergoedingen (woon-werk en privéverplaatsingen, voordeel volgend uit de terbeschikkingstelling van een rijwiel, ...) die de werkgever toekent aan de werknemer bovenop de mobiliteitsvergoeding bedoeld in artikel 3, eerste lid, 2°, van de wet van 30.03.2018 betreffende de invoering van een mobiliteitsvergoeding (behalve de vrijgestelde verplaatsingsvergoedingen die de werkgever in het kader van de woon-werkverplaatsing in de drie maanden vóór de aanvraag tot inruilen van de wagen ook al toekende bovenop de bedrijfswagen);
    • het saldo van het mobiliteitsbudget dat één keer per jaar in geld wordt uitbetaald, bedoeld in artikel 8, § 3, tweede lid, van de wet van 17.03.2019 betreffende invoering van een mobiliteitsbudget;
    • de haard- en standplaatsvergoeding (voor contractuele personeelsleden van de overheidssector);
    • een premie die maandelijks wordt uitbetaald (zelfs indien het definitieve bedrag jaarlijks wordt vastgesteld);
    • bij een tewerkstelling in het kader van dienstencheques: vergoeding ontvangen door de werknemer voor de verplaatsingstijd tussen 2 gebruikers;
    • voor een werknemer uit de overheidssector: de competentiepremie betaald voor het slagen voor een gecertificeerde opleiding.
  • Elementen die geen deel uitmaken van het theoretisch gemiddeld brutoloon:
    • de compenserende toeslag, vrijgesteld van RSZ-bijdragen en van fiscale inhoudingen, die de werkgever in toepassing van artikel 33bis, § 4, van de wet van 24.12.1999 ter bevordering van de werkgelegenheid betaalt aan de werknemer van minder dan 21 jaar met een startbaanovereenkomst voor wie een verminderd loon wordt betaald;
    • premies en gelijkaardige voordelen die worden toegekend onafhankelijk van het aantal effectief gewerkte dagen tijdens het aangiftekwartaal waarin zij worden aangegeven aan de instelling bevoegd voor de inning van de sociale zekerheidsbijdragen, zoals
    • de eindejaarpremie of een extra premie die rond de jaarwisseling bovenop de eindejaarspremie wordt betaald (bv. een 14de maand);
    • een attractiviteitspremie (ter aanvulling van de eindejaarspremie);
    • geschenken in natura of in geld of in de vorm van waardebons (die eventueel onder de notie van loon vallen);
    • voordelen en premies gekoppeld aan de duur van de tewerkstelling of aan de gerealiseerde opbrengst (bv. anciënniteitspremie, winstdeling, werknemersparticipaties);
    • de premie uitgekeerd aan de mentor, in het kader van een mentorschap zoals bedoeld in artikel 36 van de wet van 05.09.2001 tot de verbetering van de werkgelegenheidsgraad van de werknemers;
    • het verschil tussen het maximumbedrag en het bedrag betaald als niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, onderworpen aan de RSZ (wet van 21.12.2007 betreffende de uitvoering van het interprofessioneel akkoord 2007-2008, cao nr. 90 van 20.12.2007);
    • de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen tot het maximumbedrag, niet onderworpen aan de RSZ en in de DmfA enkel aan te geven op het niveau van de werknemersbijdragen (wet van 21.12..2007 betreffende de uitvoering van het interprofessioneel akkoord 2007-2008, cao nr. 90 van 20.12.2007);
    • de terugbetaling van kosten door de werkgever (bv. verplaatsingskosten, verblijfskosten, ARAB-vergoedingen …);
    • maaltijdcheques, sport- en cultuurcheques en ecocheques die geen loon zijn voor de RSZ;
    • de normale en bijkomende bezoldiging voor overuren (voltijdse werknemers) en meeruren betaald als overuren (deeltijdse werknemers);

Voorbeeld

Een werknemer presteert op zaterdag geregeld overuren die worden vergoed aan 150%.De volgende maand worden deze overuren gecompenseerd doordat hij geen prestaties moet leveren voor een aantal uren overeenkomstig het aantal overuren. Om het gemiddeld loon te bepalen wordt de werknemer geacht altijd vergoed te zijn aan 100%. Het bijkomend loon van 50% voor de overuren wordt niet meegeteld.

  • de mobiliteitsvergoeding (artikel 3, eerste lid, 2°, van de wet van 30.03.2018 betreffende de invoering van een mobiliteitsvergoeding);
  • het mobiliteitsbudget bedoeld in de wet van 17.03.2019 betreffende invoering van een mobiliteitsbudget dat wordt gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen of van duurzame vervoermiddelen, met uitzondering van het saldo van het mobiliteitsbudget dat één keer per jaar in geld wordt uitbetaald;
  • het dubbel vakantiegeld en het aanvullend vakantiegeld;
  • de haard- en standplaatstoelage (voor statutaire personeelsleden in overheidsdiensten);
  • voordelen in natura (zonder RSZ-bijdragen).
En wat als uw werknemer een vast loon heeft + een variabel loon?

Indien er een vast loon is, verhoogd met variabele premies of commissielonen, dan houdt u rekening met het recentste bedrag van het vaste loon verhoogd met het gemiddelde van de premies en/of commissielonen van de voorbije periode van tewerkstelling. Voor het variabele deel wordt het gemiddelde berekend op de duur van de betrokken tewerkstelling, begrensd tot maximaal 12 maanden.

Dat is bv. het geval voor de taxichauffeurs die een gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen ontvangen, eventueel verhoogd met een toeslag op basis van hun prestaties en/of aanwezigheidsuren.

En als uw werknemer een vrachtwagenchauffeur of begeleider is? 

Voor vrachtwagenchauffeurs en chauffeurs van verhuisbedrijven (PC 140.03 en 140.05) wordt, als de werknemer gewoonlijk dat loon ontvangt, ook rekening gehouden met het loon voor de beschikbaarheidsuren (ook wachtvergoeding genoemd). Dit geldt eveneens voor begeleiders (werknemers die geen chauffeurs zijn) en die recht hebben op dit loon voor de beschikbaarheidsuren.

U houdt rekening met een verhoogd uurloon dat gelijk is aan het gewone uurloon vermeerderd met het gemiddelde wekelijkse bedrag voor de beschikbaarheidsuren (beperkt tot 22 uren per week), gedeeld door 38.

En wat als uw werknemer per taak of per stuk wordt betaald?

 Voor werknemers die per taak of stuk worden bezoldigd, vermeldt u het loon voor het kwartaal voorafgaand aan dat waarin de werknemer werkloos wordt.

In de situatie waarin er geen tewerkstelling is, en dus geen loon voor het kwartaal voorafgaand aan dat waarin de werknemer werkloos wordt, duidt u het loon aan voor de periode waarop het formulier C4 betrekking heeft. Aangezien de begindatum en einddatum van deze tewerkstelling in hetzelfde kwartaal liggen, zal de sector werkloosheid weten dat dat loon geen berekeningsbasis kan vormen voor de uitkering.

En als uw werknemer met een commissieloon wordt betaald?

Voor werknemers die volledig met commissielonen worden betaald, vermeldt u het loon begrensd tot maximum de 12 maanden voorafgaand aan de maand waarin uw werknemer werkloos wordt.

En als uw werknemer tewerkgesteld is bij de overheid?

Voor contractuele werknemers betaald door de overheid, vermeldt u de geïndexeerde bruto jaarwedde of maandwedde, inclusief de haard- en standplaatsvergoeding.

Voor statutaire ambtenaren wordt de haard- en standplaatstoelage niet opgenomen.

De competentiepremie die de overheid betaalt naar aanleiding van het slagen voor een gecertificeerde opleiding, maakt deel uit van het theoretisch gemiddeld brutoloon. Indien de werkgever een maandloon vermeldt, verhoogt hij dat loon met 1/12 van de competentiepremie.

En als uw werknemer tijdskrediet of loopbaanonderbreking heeft?
Uw werknemer heeft zijn prestaties verminderd

Als de werknemer zijn prestaties heeft verminderd omwille van een tijdskrediet of loopbaanonderbreking, vermeldt u het loon dat overeenstemt met de verminderde prestaties.

De RVA zal dat loon omzetten naar het loon dat de werknemer zou verdiend hebben indien hij zijn prestaties niet had verminderd en op basis van dat bedrag het bedrag van de werkloosheidsuitkering bepalen.

Uw werknemer heeft zijn prestaties volledig onderbroken

Als de werknemer de beroepsloopbaan in het kader van tijdskrediet of loopbaanonderbreking volledig heeft onderbroken, vermeldt u het loon dat hij zou ontvangen hebben indien de loopbaan niet zou zijn onderbroken.

En als uw werknemer in de horeca werkt?

Voor de werknemers uit de horeca met forfaitaire daglonen worden de supplementen voor het weekend en de feestdagen niet opgenomen. U vermeldt het forfaitaire dagloon in de 6-dagenweek.

En als uw werknemer wordt betaald in het kader van een startbaanovereenkomst?

Voor de werknemers met een arbeidsovereenkomst als startbaner die een 90%-loon ontvangen en voor wie u de resterende 10% spendeert aan opleiding, vermeldt u als theoretisch gemiddeld brutoloon het 100%-loon.

En als uw werknemer een artiest is?

Voor de artiesten (werknemerscode 046) betaald met een taakloon duidt u ofwel het vak ‘per taak (taakloon) in het kader van een arbeidsovereenkomst houdende de uitoefening van een artistieke activiteit’ aan ofwel het vak ‘onderworpen aan de sociale zekerheid van de loontrekkenden krachtens artikel 1bis van de wet van 27.06.1969’. U geeft als basisbedrag van het loon het totale brutoloon betaald voor de prestatie.

Exact brutoloon (bedrag)

Dit veld dient u steeds in te vullen, ongeacht de sector waartoe u behoort.

U vult hier het brutoloon in voor de effectieve arbeidsprestaties (som van de bezoldigingscodes 1, 3, 9 en 22) voor de kwartalen waarvoor nog geen RSZ-aangifte kon gebeuren of waarvoor deze aangifte nog niet werd aanvaard.

Vakantiedagen (voltijdse werknemer) of vakantie-uren (deeltijdse werknemer)        

U vermeldt het aantal betaalde wettelijke vakantiedagen of vakantie-uren, met inbegrip van de aanvullende ‘Europese vakantie’ bedoeld in artikel 17bis van de wet van 28.06.1971, die uw werknemer sinds 1 januari van het lopende jaar heeft tijdens de tewerkstelling uitgeput.

U moet het aantal vakantiedagen omrekenen naar de 6-dagenweek. Dat doet u door het aantal opgenomen vakantiedagen te vermenigvuldigen met 6 en dat resultaat te delen door het aantal dagen per week van de arbeidsregeling. Vervolgens rondt u af naar de dichtstbijzijnde halve of volle eenheid (bv. 2,4 wordt afgerond naar 2,5 en 4,2 wordt afgerond naar 4).

Voor de deeltijdse werknemers, vermeldt u het aantal vakantie-uren tot 2 cijfers na de komma.

Indien u niets invult in deze rubriek, gaat de sector werkloosheid ervan uit dat uw werknemer nog geen vakantie heeft genomen tijdens de tewerkstelling in het huidige kalenderjaar.

Indien de werknemer in de loop van hetzelfde kalenderjaar na een onderbreking opnieuw in dienst wordt genomen, moet u bij een uitdiensttreding nog in datzelfde kalenderjaar de verlofdagen genomen tijdens eerdere tewerkstellingsperiodes niet meer vermelden.

Voorbeeld

Een werknemer voltijds tewerkgesteld in een R5 regime gaat uit dienst op 28.02.2023 en heeft in de periode van 01.01.2023 tot 28.02.2023 drie betaalde verlofdagen genomen. U vermeldt op het formulier C4 (3 * 6/5) = 3,5 dagen betaald verlof. Deze werknemer wordt daarna voor de periode van 01.06.2023 tot 30.09.2023 onder hetzelfde tewerkstellingsregime opnieuw in dienst genomen. In die periode neemt hij tien betaalde verlofdagen. Op het formulier C4 betreffende de uitdiensttreding op 30.09.2023 vermeldt u (10 * 6/5) = 12 dagen betaald verlof.

Vakantieregeling (enkel in te vullen als de werknemer tewerkgesteld is bij een overheidsdienst)           

U duidt aan:

  • ofwel privésector: als het aantal vakantiedagen wordt berekend op basis van de prestaties uitgeoefend in de loop van het vorige kalenderjaar (vakantiedienstjaar) (regeling van de gecoördineerde wetten van 28.06.1971 en het uitvoeringsbesluit van 30.03.1967);
  • ofwel overheidssector: als het aantal vakantiedagen wordt berekend op basis van de prestaties uitgeoefend in het lopende jaar (regeling van het koninklijk besluit van 19.11.1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen en van het koninklijk besluit van 30.01.1979 betreffende betreffende de toekenning van een vakantiegeld aan het personeel van 's lands algemeen bestuur).

Het is niet van belang of de werknemer een statutair of contractueel ambtenaar is, noch of het gaat om een arbeider dan wel om een bediende.

Wettelijk feestdag of vervangingsdag van een feestdag

Indien u loon verschuldigd bent voor feestdagen of vervangingsdagen van feestdagen gelegen na het einde van de arbeidsovereenkomst, vermeldt u, ongeacht het gaat om een voltijdse of een deeltijdse tewerkstelling,  de datum van de feestdag of vervangingsdag van een feestdag gelegen na het einde van de arbeidsovereenkomst waarvoor u loon verschuldigd bent

U moet deze rubriek altijd invullen, ook indien u een werkgever uit de openbare sector bent.

De verklaring betreft de situatie op het ogenblik van het verrichten van de verklaring, dus zonder rekening te houden met een eventuele werkhervatting door de werknemer. Uw verklaring betekent dus niet dat, wanneer u verklaart dat u loon verschuldigd bent voor de aangeduide feestdag(en), u nadien altijd ook effectief dit loon zou moeten betalen, zelfs indien de werknemer er geen aanspraak kon op maken in toepassing van de wet op de feestdagen.

Compenserende rust / overuren na het einde van de arbeidsovereenkomst

Vermeld hier het aantal dagen gelegen na het einde van de arbeidsovereenkomst of na de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding, die overeenstemmen met

  • de prestaties waarvoor overloon is verschuldigd;
  • de prestaties in het kader van een stelsel van arbeidsduurvermindering waarvoor geen overloon is verschuldigd,
  • de prestaties die recht geven op compensatierustdagen.

Dit aantal dagen inhaalrust wordt bekomen door het aantal uren inhaalrust te delen door het gemiddeld aantal arbeidsuren per dag van een voltijds in de onderneming tewerkgestelde werknemer (=S/R), volgens de formule aantal uren * R/S. Het resultaat wordt afgerond naar beneden. Het aldus bekomen aantal volledige dagen moet niet worden omgezet naar een regime R6.

Het gaat hier steeds om een ‘voltijds’ aantal dagen. Indien uw werknemer deeltijds tewerkgesteld is, past u dezelfde formule toe. De RVA zal bij de ontvangst van het dossier in functie van het statuut van de werknemer en van de tewerkstellingsbreuk de correcte periode die omwille van dit ‘loon’ niet vergoedbaar is bepalen.

Het gaat hier steeds om een ‘voltijds’ aantal dagen. Indien uw werknemer deeltijds tewerkgesteld is, past u dezelfde formule toe. De RVA zal bij de ontvangst van het dossier in functie van het statuut van de werknemer en van de tewerkstellingsbreuk de correcte periode die omwille van dit ‘loon’ niet vergoedbaar is bepalen.

Voorbeeld

Een werknemer werkt met een tewerkstellingsbreuk van 17/40 en werkt 4 dagen per week. Een voltijdse werknemer in het bedrijf werkt 5 dagen per week. Op het einde van de arbeidsovereenkomst is er nog een recht op 28 uren compenserende rust. Het aantal compenserende rustdagen dat op het formulier C4 moet worden vermeld bedraagt: 28 * 5/40 = 3,5 tot 3 dagen.

Wat moet u invullen in deel B – Nog niet aangegeven of nog niet aanvaarde RSZ-kwartaalaangiften?

In deze rubriek duidt u aan of de tewerkstelling in de loop van één of meerdere nog niet ingediende of niet aanvaarde RSZ-kwartalen:

  • ofwel al dan niet werd onderbroken;
  • ofwel een deeltijdse tewerkstelling is waarvan het aantal uren verschilt van de factor Q ('uren deeltijds ≠ Q').
  • Hoe kunt u weten of uw aangifte werd aanvaard?
  • indien u uw aangifte online (via internet) indient, wordt ze beschouwd als aanvaard zodra u een ontvangstbewijs heeft ontvangen.
  • indien u uw aangifte offline doet via gestructureerde boodschappen (batch), wordt ze beschouwd als aanvaard zodra u een positieve notificatie heeft ontvangen.

U moet deze rubriek niet invullen als uw werknemer een statutaire ambtenaar is of een militair.

Begindatum kwartaal

U vermeldt hier de begindatum van het betrokken kwartaal.

Einddatum kwartaal 

U vermeldt hier de einddatum van het betrokken kwartaal.

Wat wordt als een ‘onderbreking’ beschouwd?

Een onderbreking van de tewerkstelling kan een periode zijn van:

  • arbeidsongeschiktheid die niet wordt gedekt door een loon;
  • moederschapsbescherming, vaderschaps- of adoptieverlof;
  • tijdelijke werkloosheid en schorsing bedienden wegens werkgebrek;
  • jeugd- of seniorvakantie;
  • loopbaanonderbreking of tijdskrediet;
  • verlof wegens pleegzorg;
  • gedeeltelijke werkhervatting na ziekte;
  • verlof zonder wedde of andere onbezoldigde afwezigheidsdagen na de eerste 10 dagen per kalenderjaar (dagen overeenstemmend met de prestatiecodes 22, 24, 25, 26 en 30 van de DmfA-aangifte).

Indien de tewerkstelling werd onderbroken tijdens het RSZ-kwartaal overhandigt u aan uw werknemer het formulier C4, maar ook een of meerdere formulieren bijlage-C4-arbeidsbewijs. U vult een formulier in per tewerkstelling in de zin van de DmfA (zie daarvoor de DmfA-instructies op de portaalsite van de sociale zekerheid en het infoblad E70, "bijlage-C4-areidsbewijs" dat beschikbaar is op www.rva.be).

De volgende gebeurtenissen worden daarentegen niet beschouwd als een onderbreking:

  • onbezoldigde afwezigheidsdagen om lessen te volgen in het kader van sociale promotie of voor het uitoefenen van een functie van rechter of raadsheer in sociale zaken;
  • dagen staking of lock-out.

Indien de tewerkstelling niet werd onderbroken tijdens het RSZ-kwartaal, overhandigt u het formulier C4 aan uw werknemer en moet geen bijlage-C4-werkloosheidsbewijs invullen.

Wat betekent ‘uren deeltijds ≠ Q’?

U moet het formulier bijlage-C4-arbeidsbewijs ook invullen indien het een deeltijdse tewerkstelling betreft en de effectieve arbeidsprestaties in een nog niet-ingediend of niet-aanvaard RSZ-kwartaal, verschillen van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van de werknemer (factor Q), die u in rubriek A vermeldde, bijvoorbeeld als gevolg van meeruren of overuren waarvoor geen inhaalrust werd toegekend.

Wat moet u invullen in deel C – Gegevens betreffende de wijze waarop de tewerkstelling is beëindigd?

In deze rubriek vermeldt u de wijze waarop de arbeidsovereenkomst van uw werknemer werd beëindigd.

Indien het gaat om een opzegging door de werkgever, is het mogelijk dat de overeenkomst tijdens de opzeggingstermijn voortijdig om een andere reden wordt beëindigd. In dat geval moet u twee wijzen aanduiden.

Voorbeeld

Wanneer u uw werknemer een opzeggingstermijn hebt betekend en de arbeidsovereenkomst tijdens de opzeggingstermijn wordt beëindigd ingevolge overmacht moet u het vakje 1 ‘door opzegging door de werkgever’ als het vakje 6 ‘ingevolge overmacht’ aanvinken.

Opgelet: in sommige situaties moet u het veld ‘juiste oorzaak van de werkloosheid’ invullen.

De RVA kan onder andere op basis van die informatie het onvrijwillige karakter van de werkloosheid nagaan. Dat is een van de essentiële voorwaarden voor uw werknemer om tot de werkloosheid te worden toegelaten.

In de onderstaande tabel vindt u de verschillende mogelijke situaties:

Situatie

In te vullen datum

Oorzaak werkloosheid invullen?

Opzegging door de werkgever

Datum van verzending van de aangetekende brief of

Datum van betekening bij deurwaardersexploot

JA

Verbreking door de werkgever

Einddatum van de arbeidsovereenkomst

JA

Door de werknemer

Datum van de vrijwillige werkverlating door de werknemer

NEE

In onderling akkoord tussen de werkgever en werknemer

Datum van het akkoord betreffende het einde van de arbeidsovereenkomst

JA

Ingevolge overmacht omwille van de definitieve arbeidsongeschiktheid van de werknemer

Datum waarop de overmacht omwille van definitieve medische arbeidsongeschiktheid werd ingeroepen

NEE

Ingevolge overmacht om een andere reden

Datum waarop de overmacht werd ingeroepen

JA

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur

Einddatum van de overeenkomst voor bepaalde duur

NEE

Arbeidsovereenkomst voor een bepaald werk

Datum waarop het werk waarvoor de overeenkomst werd afgesloten een einde heeft genomen

NEE, maar de werknemer zal de overeenkomst moeten bijvoegen bij zijn uitkeringsaanvraag

Indien er uitzonderlijk sprake is van een andere reden die niet in deel C is vermeld (bv. gerechtelijke ontbinding, ontbindende voorwaarde, ontbindende tijdsbepaling …), vinkt u geen vakje aan, maar geeft u uitleg in de rubriek ‘Opmerkingen’ in deel D.

Wat moet u invullen in deel D - Gegevens betreffende de vergoeding betaald n.a.v. de beëindiging van de tewerkstelling?

Belangrijke opmerkingen voor het juist invullen van dit deel

Deze rubriek is zeer belangrijk voor de sector werkloosheid, aangezien deze het mogelijk maakt om na te gaan of de regels inzake de opzeg werden nageleefd en of er aan de werknemer vergoedingen zijn toegekend die eventueel niet cumuleerbaar zijn met werkloosheidsuitkeringen.

 Belangrijke uitleg die u moet lezen voordat u de vragen 1 en 2 invult indien de arbeidsovereenkomst begonnen is vóór 2014
Principe

Als de arbeidsovereenkomst van uw werknemer aanving vóór 2014 en hij dus zowel anciënniteit vóór 2014 als na 2013 heeft, wordt de anciënniteit in twee blokken opgesplitst:

  • de anciënniteit vóór 2014 geeft recht op een opzeggingstermijn of -vergoeding volgens de wetgeving van toepassing op 31.12.2013 (deel A), doorgaans uitgedrukt in maanden of dagen;
  • de anciënniteit na 2013 geeft recht op een opzeggingstermijn of -vergoeding volgens de wetgeving van toepassing vanaf 01.01.2014 (deel B), steeds uitgedrukt in weken.

Bij vraag 1 (opzeggingstermijn) en vraag 2 (opzeggingsvergoeding) vermeldt u onder het eerste vakje eerst de totale periode van de opzeggingstermijn of gedekt door de opzeggingsvergoeding en maakt u vervolgens de opsplitsing in deel A en deel B.

Wanneer moet u niet opsplitsen in een deel A en een deel B?

U moet niet opsplitsen in een deel A en een deel B wanneer de arbeidsovereenkomst van uw werknemer een aanvang nam na 31.12.2013, zelfs wanneer, voor het bepalen van de duur van de opzeggingstermijn of opzeggingsvergoeding, rekening moet worden gehouden met anciënniteit van vóór 01.01.2014. In dat geval moet u immers volledig de wetgeving die van toepassing is vanaf 01.01.2014 toepassen.

De opsplitsing in een deel A en een deel B is niet meer van toepassing in geval van een ontslag door de werknemer vanaf 28.10.2023.

Wat als u beslist om meer te betalen dan de delen A en B?

Betaalt u meer dan het totaal van deel A + deel B, dan:

  • vermeldt u in eerste instantie in punt 1A of 2A de werkelijk betaalde termijn/periode (die langer is dan deel A + deel B);
  • maakt u de theoretische opsplitsing in deel A en deel B (waarvan het totaal een kortere periode zal dekken dan de werkelijk betaalde periode);
  • en vermeldt u ten slotte onder ‘Opmerkingen’ dat u meer betaalde dan wettelijk voorgeschreven.
Deel A: afwijking voor de bedienden
Situatie voor de opzeggingen betekend tot en met 27.10.2023

In functie van het jaarloon van uw bediende op 31.12.2013 geldt de volgende regeling voor de berekening van deel A.

Jaarloon op 31.12.2013

Deel A indien opzeg door de werkgever

Deel A indien opzeg door de bediende

≤ 32.254 euro

3 maanden per begonnen schijf van 5 jaar anciënniteit

1½ maand of 3 maanden vanaf 5 jaar anciënniteit

> 32.254 euro en ≤ 64.508 euro

1 maand / begonnen jaar anciënniteit

met een minimum van 3 maanden

1½ maand / begonnen periode van 5 jaar anciënniteit

met een maximum van 4½ maand

> 64.508 euro

1 maand / begonnen jaar anciënniteit

met een minimum van 3 maanden

1½ maand / begonnen periode van 5 jaar anciënniteit

met een maximum van 6 maanden

In dat geval vermeldt u onder ‘opmerkingen’: ‘Jaarloon op 31.12.2013 = xxx; deel A beperkt tot yyy’.

Situatie voor de opzeggingen betekend vanaf 28.10.2023

In geval van een ontslag door de werknemer geldt bovenstaande regeling niet langer. De opzegtermijn van de werknemer kan dan maximum 13 weken bedragen. Er wordt niet langer een opzeggingstermijn berekend aan de hand van deel A en deel B, maar de opzeggingstermijn wordt berekend volgens de regeling geldig vanaf 01.01.2014.

In geval van een ontslag door de werkgever geldt de volgende regeling:

Jaarloon op 31.12.2013

Deel A indien opzeg door werkgever

≤ 32.254 euro

3 maanden per begonnen schijf van 5 jaar anciënniteit

> 32.254 euro (*)

1 maand / begonnen jaar anciënniteit

met een minimum van 3 maanden

(tenzij reeds clausule over opzeggingstermijn bestond op 31.12.2013, dan geldt deze clausule)

(*) Situatie onder voorbehoud van een nog te publiceren wettelijke bepaling tot het opnieuw invoeren van een derde lid in artikel 68 van de wet van 26.12.2013 betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen

 

Deel B: afwijking voor de bedienden die ontslag nemen
Situatie voor de opzeggingen betekend tot en met 27.10.2023

Wanneer uw bediende zijn ontslag geeft en de maximale opzeggingstermijn op 31.12.2013 bereikt is, dan is deel B gelijk aan 0.
Is de maximale opzeggingstermijn op 31.12.2013 niet bereikt, dan mag deel A + deel B niet hoger zijn dan 13 weken.

In dat geval vermeldt u onder ‘Opmerkingen’: ‘de maximale opzeggingstermijn op 31.12.2013 is xxx ® deel B wordt beperkt tot yyy.’.

Ter herinnering: de maximale opzeggingstermijn op 31.12.2013 wordt als volgt bepaald in functie van het jaarloon:

Jaarloon op 31.12.2013

Maximale opzeggingstermijn
door de bediende

≤ 32.254 euro

3 maanden

> 32.254 euro en ≤ 64.508 euro

4½ maanden

> 64.508 euro

6 maanden

Situatie voor de opzeggingen betekend vanaf 28.10.2023

In geval van een ontslag door de werknemer geldt bovenstaande regeling niet langer. De opzegtermijn van de werknemer kan dan maximum 13 weken bedragen. Er wordt niet langer een opzeggingstermijn berekend aan de hand van deel A en deel B, maar de opzeggingstermijn wordt berekend volgens de regeling geldig vanaf 01.01.2014.

Situatie 1: uw werknemer heeft een normaal loon ontvangen tijdens de opzeggingstermijn

U vermeldt in het punt 1A eerst de periode gedekt door de initiële opzeggingstermijn en de datum die u in aanmerking hebt genomen om de anciënniteit te bepalen voor het berekenen van deze opzeggingstermijn.

Als de arbeidsovereenkomst van uw werknemer is begonnen vóór 2014, vult u de in het vorige punt besproken gegevens betreffende de delen A en B in.

Als er zich een gebeurtenis heeft voorgedaan die de opzeggingstermijn heeft verlengd, vinkt u in het punt 1B het vakje ‘Deze termijn werd geschorst’ aan, vermeldt u tot wanneer de opzeggingstermijn werd verlengd en vinkt u de redenen van de schorsing van de opzeg aan. Als geen enkele gebeurtenis de opzeggingstermijn heeft verlengd, vinkt u het vakje ‘Deze termijn werd niet geschorst’ aan.

U vermeldt vervolgens in het punt 1C of de werknemer tijdens de opzeggingstermijn minstens gedeeltelijk vrijgesteld werd van prestaties en zo ja, de eerste dag van deze vrijstelling.Indien dit niet het geval was, duidt u ‘neen’ aan.

Opgelet: solliciatieverlof wordt hier niet beschouwd als een vrijstelling van prestaties.

Tenslotte duidt u onder het punt 1D aan of de werknemer in toepassing van artikel 37/13 van de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten tijdens de opzeggingstermijn bij een andere werkgever was tewerkgesteld in een transitietraject. Indien dit het geval is, moet u eveneens de periode waarin dit traject gevolgd werd meedelen.

Situatie 2: uw werknemer heeft een opzeggingsvergoeding gekregen

Algemeen

U vermeldt in het punt 2A eerst de periode gedekt door de ‘gewone’ opzeggingsvergoeding, zonder rekening te houden met eventuele inkortingen of met het feit dat een inschakelingsvergoeding wordt betaald.

De term ‘opzeggingsvergoeding’ heeft dezelfde betekenis als ‘verbrekingsvergoeding’.

Als de arbeidsovereenkomst van uw werknemer is begonnen vóór 2014, vult u de in een vorig punt besproken gegevens betreffende de delen A en B in.

Verkorting van de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding wegens outplacement

Wanneer uw werknemer recht heeft op een opzeggingstermijn of -vergoeding van minstens 30 weken, heeft hij recht op outplacement en moet u in het punt 2B aanduiden dat zijn opzeggingsvergoeding wordt verminderd (deze vermindering van de opzeggingsvergoeding compenseert de waarde van het outplacement).

De vermindering bedraagt in principe 4 weken.

Indien de opzeggingsvergoeding wel werd verminderd, maar met minder dan 4 weken (bijvoorbeeld wegens een regeling voorzien bij cao of in een individuele overeenkomst met de werknemer), vult u het aantal dagen van de vermindering in. Indien de vermindering beperkt is tot een bedrag, vult u het met dat bedrag overeenstemmend aantal dagen in. U geeft daarna in de rubriek ‘Opmerkingen’ een uitleg voor de beperking van de vermindering.

De situatie van een beperkte vermindering kan zich ook voordoen indien de werknemer eerst werd opgezegd en tijdens de opzeggingstermijn al outplacement volgde.

In dat geval worden de 4 weken verminderd in verhouding tot het aantal uren outplacement dat al werd gevolgd, volgens de formule 28 – (x / 60) * 28, waarbij x = het aantal uren outplacement dat reeds werd gevolgd. Het resultaat wordt naar de hogere eenheid wordt afgerond en u vermeldt in de rubriek ‘Opmerkingen’: ‘de werknemer heeft tijdens de opzeggingstermijn al xxx uren outplacement gevolgd.’.

Voorbeeld

Nadat de werknemer reeds 32 uur outplacement heeft gevolgd tijdens de opzeggingstermijn, wordt de arbeidsovereenkomst verbroken en wordt voor het resterende deel van de opzeggingstermijn een opzeggingsvergoeding betaald.
De periode gedekt door de opzeggingsvergoeding wordt verminderd met
28 – (32 / 60) * 28 = 13,06 = 14 kalenderdagen.

De ingekorte periode gedekt door de opzeggingsvergoeding wordt ingevuld in het punt 2E.

Indien de opzeggingsvergoeding niet werd verminderd, ook al zou dit in principe het geval kunnen zijn, moet u op het formulier C4, onder vraag 2, het punt B niet aanvinken, maar moet u de reden voor de niet vermindering vermelden in de rubriek ‘Opmerkingen’.

Verbreking van de overeenkomst tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid 

Dit betreft de situatie waarbij u een werknemer heeft ontslagen, de werknemer vervolgens tijdens de opzeggingstermijn arbeidsongeschikt wordt wegens ziekte of ongeval, en u tijdens deze periode van arbeidsongeschiktheid de arbeidsovereenkomst verbreekt.

In dat geval mag u de periode van gewaarborgd loon sedert het begin van de arbeidsongeschiktheid waarin de overeenkomst werd verbroken aftrekken van de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding.

U vermeldt deze vermindering van de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding in het punt 2C.

De ingekorte periode gedekt door de opzeggingsvergoeding wordt ingevuld in het punt 2E.

Betaling van een inschakelingsvergoeding

Wanneer uw werknemer in het kader van een collectief ontslag werd ontslagen en ingeschreven is de tewerkstellingscel die u hebt opgericht, moet u aan deze een inschakelingsvergoeding betalen die, al naar gelang de werknemer de leeftijd van 45 jaar heeft bereikt, overeenstemt met het loon voor een periode van 3 of 6 maanden.

U moet in die situatie in het punt 2D de datum van de aankondiging van het collectief ontslag vermelden en de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding, met inbegrip van de inschakelingsvergoeding.

Indien het gaat om een collectief ontslag aangekondigd vóór 01.01.2023 moet u ook het bedrag van de inschakelingsvergoeding en het bedrag van de opzeggingsvergoeding die zou betaald zijn indien er geen sprake was van een inschakelingsvergoeding opgeven.

Situatie 3: uw werknemer heeft een andere beëindigingsvergoeding ontvangen

Als u andere vergoedingen hebt betaald dan het loon tijdens de opzeggingstermijn of de opzeggingsvergoeding, is het mogelijk dat u die moet vermelden in het punt 3.

De volgende vergoedingen moeten worden vermeld:

  • de uitwinningsvergoeding die aan een handelsvertegenwoordiger wordt toegekend (artikel 101 van de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten);
  • de vergoeding die wordt toegekend in geval van toepassing van een concurrentiebeding, gesloten in het kader van of tijdens de arbeidsovereenkomst of binnen 12 maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst (artikel 65 en 86 van de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten);
  • de vergoeding die wordt toegekend aan een werknemer wiens arbeidsovereenkomst in onderling akkoord is beëindigd of die het werk vrijwillig heeft verlaten.

Opgelet: het betreft hier niet de situatie van een van ontslag door de werkgever, na raadpleging van de werknemers, in het kader van een sociaal plan in geval van een herstructurering.

  • de vergoeding die wordt toegekend aan de werknemer naar aanleiding van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht, wanneer de in artikel 34 van de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten voorziene procedure niet werd nageleefd en de werkgever de normale opzegvergoeding niet heeft betaald.

Het betreft bijvoorbeeld de situatie waarin de arbeidsovereenkomst na minder dan 9 maanden arbeidsongeschiktheid wordt beëindigd en de werkgever toch een bepaalde vergoeding, die niet overeenstemt met normaal verschuldigde opzeggingsvergoeding, betaalt.

U duidt aan of de vergoeding een bepaalde periode dekt, dan wel uitgedrukt wordt in een bedrag:

  • Het gaat om een periode wanneer gedurende een periode het equivalent van het normale loon wordt betaald. In dat geval moet u die periode laten beginnen op de dag die volgt op het einde van de periode gedekt door de opzeggingstermijn of de opzeggingsvergoeding;
  • Het gaat om een bedrag wanneer de vergoeding geen periode dekt, of wanneer die weliswaar een periode dekt, maar gedurende die periode meer of minder dan het normale loon wordt betaald. In dat geval vermeldt u dat bedrag zonder rekening te houden met het gedeelte dat eventueel betrekking heeft op het vakantiegeld of een eindejaarspremie.

Voorbeeld

Wanneer de werkgever gedurende 5 maanden een vergoeding betaalt die per maand het dubbele van het normale loon bedraagt, vermeldt hij geen periode, maar een bedrag.

Indien het gaat om een aanvulling bij de werkloosheidsuitkeringen, dan moet u die mogelijk aangeven door deel E in te vullen.

Vergoedingen toegekend aan beschermde werknemers, zoals de kandidaten en leden van de ondernemingsraad en van het comité voor veiligheid en gezondheid (wet van 19.03.1991), syndicale afgevaardigden (cao nr. 5) of preventieadviseurs (wet van 10.12.2002) vermeldt u onder vraag 2 (opzeggingsvergoeding). Deel dat ook mee onder ‘Opmerkingen’.

Combinatie van mogelijkheden

Net zoals bij het Deel C, is het bij het Deel D ook mogelijk dat u meerdere vakjes moet aanvinken.

Voorbeeld

U betekent een opzeggingstermijn die loopt van 03.04.2023 tot en met 02.07.2023, maar u verbreekt de arbeidsovereenkomst op 31.05.2023, d.w.z. tijdens de nog lopende opzeggingstermijn, en u betaalt een opzeggingsvergoeding. De werknemer heeft in april tijdens de opzeggingstermijn 3 dagen jaarlijks verlof genomen.

U vinkt de vragen 1 en 2 aan:

  • Vraag 1: u vult alle gegevens in zoals initieel van toepassing, d.w.z. alsof de eventueel verlengde opzeggingstermijn normaal zou zijn geëindigd:

De opzeg dekt de periode van 03.04.2023 tot en met 02.07.2023.

De opzeg werd geschorst en verlengd tot 05.07.2023.

  • Vraag 2: u vult de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding in met als begindatum de dag na de verbreking en als einddatum de einddatum van de initieel betekende en eventueel verlengde opzeggingstermijn:

van 01.06.2023 (dag die volgt op de verbreking) tot 05.07.2023 (oorspronkelijke einddatum van de geschorste en verlengde opzeggingstermijn).

Wat moet u invullen in deel E – Gegevens generatiepact?

U moet deel E niet invullen als u niet onder de cao-wet van 05.12.1968 valt of indien u onder het paritair comité 328, 328.01, 328.02 of 328.03 (stads- en streekvervoer) valt.

In dit deel moet u aanduiden of het einde van de arbeidsovereenkomst al dan niet het gevolg is van een ontslag is. Indien dit het geval is, moet u aangeven of u een  tewerkstellingscel hebt opgericht of daaraan deelneemt.

U dient vervolgens aan te geven of u of een fonds aan de werknemer een aanvullende vergoeding betaalt waarop geen loonbijdragen voor de RSZ worden ingehouden. Dit gegeven wordt aan de RSZ meegedeeld om na te gaan of hierop eventueel inhoudingen verschuldigd zijn. U hoeft deze vraag u niet in te vullen indien u valt onder het paritair comité 152 of 225 (gesubsidieerde inrichtingen van het vrij onderwijs).

Wat wordt begrepen onder aanvullende vergoeding?

Het betreft de vergoeding die, op basis van een collectieve arbeidsovereenkomst of een individueel akkoord tussen werkgever en werknemer, naar aanleiding van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst wordt betaald aan een werknemer die uitkeringsgerechtigde volledige werkloze is of het normaal zou worden.

Voorbeeld
Indien een werkgever een vergoeding betaalt aan een werknemer naar aanleiding van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst en deze werknemer zal normaal uitkeringsgerechtigde volledig werkloze worden, dan wordt de kwalificatie “aanvullende vergoeding” niet tenietgedaan indien de werknemer aansluitend het werk hervat, zonder effectief werkloos te zijn geweest.

De wijze en de reden van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst zijn niet van belang.

Voorbeeld
Het is zonder belang of de arbeidsovereenkomst werd beëindigd door een ontslag door de werkgever, een werkverlating door de werknemer, overmacht, een akkoord tussen werkgever en werknemer, ingevolge een sluiting, in het kader van een collectief ontslag, wegens medische redenen …

De benaming of de kwalificatie die de werkgever en de werknemer aan de vergoeding geven is niet van belang, net zomin als het tijdstip, de wijze of de periodiciteit van de betaling.

Het betreft niet de aanvullende vergoedingen die u betaalt

  • omdat u daartoe verplicht wordt door een wet, een decreet of een reglementair besluit in de strikte zin;

Voorbeeld
Wanneer een werkgever in het kader van een sluiting een wettelijke sluitingsvergoeding moet betalen (artikel 4 en 6 van de Sluitingswet), wordt deze vergoeding niet als “aanvullende vergoeding” beschouwd.

  • waarop de normale loonbijdragen voor de RSZ zijn verschuldigd;
  • in het kader van het stelsel van de werkloosheid met bedrijfstoeslag.

Wat moet u invullen in deel F – bevestiging van de verklaring door de werkgever

U moet het formulier C4 ondertekenen. Daardoor aanvaardt u de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens die u hebt ingevuld.

Mag iemand anders het formulier C4 ondertekenen?

Ja.
Een door u aangestelde of gemachtigde mag het formulier C4 in uw plaats ondertekenen. Het kan gaan om uw sociaal secretariaat, uw dienstverlener …

U kunt de C4 ook laten ondertekenen door de personen aan wie u een volmacht hebt gegeven (conform de statuten van de rechtspersoon, het reglement van inwendige orde …).

Kunt u worden vrijgesteld van de ondertekening?

Nee.

De vrijstelling van het ondertekenen van papieren formulieren wordt niet toegestaan.

Hetzelfde geldt voor een gescande handtekening van de werkgever of van het sociaal secretariaat.