Aanvraagprocedure van het tijdskrediet

De werknemer die een tijdskrediet wenst, moet zijn werkgever hiervan voorafgaandelijk schriftelijk op de hoogte brengen.

Wanneer u de schriftelijke aanvraag hebt gekregen van de werknemer moet u in functie van het gevraagde type van tijdskrediet (met motief of eindeloopbaan), nagaan of de toegangsvoorwaarden vervuld zijn.

Indien dat het geval is, mag de aanvraag om tijdskrediet ingediend worden bij de RVA.

In dit infoblad vindt u de verschillende fasen van de aanvraagprocedure.

Wanneer en hoe moet de werknemer u op de hoogte brengen van zijn voornemen?

Termijn voor de kennisgeving

De kennisgeving moet gebeuren:

• 3 maanden vooraf indien de onderneming meer dan 20 werknemers telt;
• 6 maanden vooraf indien de onderneming 20 werknemers of minder telt.

Om te bepalen of de termijn 3 of 6 maanden bedraagt, moet u uitgaan van het aantal werknemers in de onderneming op 30 juni van het jaar dat aan de schriftelijke kennisgeving voorafgaat.

De termijn van 3 of 6 maanden is een vaste termijn. Hij wordt echter verminderd tot 2 weken als de werknemer een tijdskrediet met motief wenst te bekomen onmiddellijk nadat hij zijn recht op palliatief verlof heeft uitgeput.

In overleg met de werknemer is het mogelijk om schriftelijk andere modaliteiten overeen te komen (bijvoorbeeld: een kortere termijn voor de kennisgeving).

Vorm van de kennisgeving

De kennisgeving moet schriftelijk gebeuren:

• ofwel met een aangetekend schrijven;
• ofwel door overhandiging van een schrijven met een duplicaat dat u voor ontvangst moet ondertekenen.

Wat moet er in de schriftelijke kennisgeving staan?

De schriftelijke kennisgeving moet de volgende informatie bevatten:

• het gevraagde type van tijdskrediet (met motief of eindeloopbaan);
• de gevraagde vorm van onderbreking (voltijds, halftijds of 1/5);
• de gewenste aanvangsdatum en de gevraagde duur;
• de modaliteiten met betrekking tot de uitoefening van het recht op tijdskrediet, dit wil zeggen bij halftijds of 1/5 tijdskrediet, de manier waarop de werknemer zijn prestaties wenst te verminderen;
• eventueel, in de ondernemingen met meer dan 10 werknemers, de elementen die nodig zijn voor de toepassing van het voorkeurmechanisme (zie het infoblad  E64  over het recht op en de organisatieregels van het tijdskrediet).

Indien de werknemer een tijdskrediet met motief aanvraagt, moet hij u laten weten om welk motief het gaat. Indien het gaat om de motieven "zorgen voor zijn kind van minder dan 8 jaar", "palliatieve zorgen verstrekken", "medische bijstand verstrekken aan een zwaar ziek gezins- of familielid" of "een erkende opleiding volgen", moet hij u bovendien ook laten weten of hij een nevenactiviteit als loontrekkende of zelfstandige uitoefent (zie het infoblad  E59 over het tijdskrediet met motief).

Welke documenten moet de werknemer bij zijn kennisgeving voegen?

Het attest tijdskrediet

Om u de mogelijkheid te geven om na te gaan of de maximumduur van het tijdskrediet met motief nog niet is bereikt, moet de werknemer die tijdskrediet met motief aanvraagt, bij zijn schriftelijke kennisgeving een attest van de RVA voegen.

Het gaat om het attest tijdskrediet.

De werknemer kan gebruikmaken van de onlinedienst BreakatWork voor dat attest waarop het aantal maanden en dagen tijdskrediet wordt vermeld dat hij nog kan nemen rekening houdend met de periodes die hij al heeft genomen.

Als de werknemer geen toegang tot internet heeft, mag hij dit attest aanvragen bij het RVA-kantoor bevoegd voor zijn woonplaats of, indien hij niet in België woont, op het RVA-kantoor bevoegd voor de plaats waar uw onderneming is gevestigd.

NB: dit attest is niet vereist bij een aanvraag om tijdskrediet eindeloopbaan.

In geval van aanvraag om tijdskrediet met motief moet het bewijs van het motief ten laatste geleverd worden bij de aanvang van het tijdskrediet.

(...) Informatie over welke bewijzen het gaat vindt u in het Infoblad E59 over het tijdskrediet met motief.

Verplicht te bezorgen attest

Bij een aanvraag om tijdskrediet om zorgen te verstrekken (palliatief, aan een zwaar ziek gezins- of familielid of aan zijn zwaar ziek kind), of om een erkende opleiding te volgen, heeft de RVA modellen van attest opgemaakt. Die moeten worden ingevuld door de arts van de patiënt of van het kind dat zorgen nodig heeft of door de school of de opleidingsinstelling waar de lessen zullen worden gevolgd.

Afhankelijk van het gevraagde motief, moet de werknemer u het juiste model van attest ten laatste bezorgen bij het begin van zijn tijdskrediet. Zonder dat u dat attest hebt gezien en geverifieerd, kunt u niet zeker weten of uw werknemer recht heeft op het tijdskrediet voor het gevraagde motief.

• Het gaat om de volgende vormen van tijdskrediet en de volgende attesten:
• Tijdskrediet met motief 'zorgen voor een zwaar ziek gezins- of familielid' à medisch attest 1 verlof voor medische bijstand of tijdskrediet met motief zorg;
• Tijdskrediet met motief 'palliatieve zorgen' à medisch attest 2 – palliatief verlof of tijdskrediet met motief palliatieve zorg;
• Tijdskrediet met motief 'een erkende opleiding volgen' à Attest inschrijving - opleiding.
• Als de aanvraag op papier wordt ingediend, moet je geen attest downloaden. De modellen van attest maken deel uit van het formulier.

Opgelet! Het attest mag niet na de begindatum van het tijdskrediet worden ondertekend.

In het infoblad T159 kan de werknemer meer informatie vinden over het model van attest dat hij u moet bezorgen.

Wat moet u doen als u de aanvraag voor tijdskrediet hebt ontvangen?

Afhankelijk van het type en de vorm van het tijdskrediet moet u nagaan of:

• de toelatingsvoorwaarden vervuld zijn;
• de gevraagde duur kan worden toegekend in functie van de voorziene minima en maxima.

Meer informatie hierover vindt u in:

• het infoblad E59, voor het tijdskrediet met motief;
• het infoblad E63, voor het tijdskrediet eindeloopbaan;

Wat indien de voorwaarden niet vervuld zijn?

Indien de toegangsvoorwaarden niet vervuld zijn, moet u de aanvraag om tijdskrediet van de werknemer weigeren.

Indien de periode niet kan worden toegekend omdat de minimumduur niet gerespecteerd wordt of omdat de maximumduur van het gevraagde type van tijdskrediet is bereikt, moet u de werknemer daarvan op de hoogte brengen. In dat geval kan de werknemer eventueel een andere periode van tijdskrediet vragen, die deze minima en/of maxima respecteert.

Wat indien de voorwaarden vervuld zijn?

• Als er 10 werknemers of minder in de onderneming zijn of als de functie die wordt uitgeoefend door de werknemer van het recht is uitgesloten op basis van een collectieve arbeidsovereenkomst op sector- of ondernemingsniveau moet u beslissen of u het gevraagde tijdskrediet wel of niet toestaat;
• Als er meer dan 10 werknemers zijn in de onderneming moet u nagaan of er plaats is in het quotum van de gelijktijdige afwezigheden op de datum waarop de werknemer het tijdskrediet wil bekomen. Als dat het geval is, moet u ook beslissen of u de werknemer het tijdskrediet toestaat op de datum die hij heeft gevraagd, dan wel of u het omwille van dwingende interne of externe redenen wenst uit te stellen.

Als de werknemer aanspraak kan maken op het tijdskrediet in geval van halftijds of 1/5 tijdskrediet, moet u ook de deeltijdse arbeidsregeling bepalen en schriftelijk vastleggen in een avenant bij de arbeidsovereenkomst.

Voor meer informatie:

• zie het infoblad E64over het recht op en de organisatieregels van het tijdskrediet
• zie het infoblad E56 Naleving van de arbeidsregeling tijdens een loopbaanonderbreking (gewone loopbaanonderbreking / thematische verloven) / tijdskrediet

Wanneer en hoe moet u de werknemer antwoorden?

De sociale partners hebben de procedure die moet worden gevolgd om de werknemer die tijdskrediet heeft aangevraagd, te antwoorden, niet duidelijk vastgelegd. Uit de verschillende bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 103 blijkt echter dat:

• wanneer de werkgever 10 werknemers of minder tewerkstelt, hij zijn toelating of weigering van het gevraagde tijdskrediet ten laatste op de laatste dag van de maand die volgt op de maand waarin de schriftelijke kennisgeving wordt verricht, moet meedelen;
• de werkgever het met de werknemer eens moet zijn over de uitoefeningsmodaliteiten van het tijdskrediet uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op de maand waarin de schriftelijke kennisgeving werd verricht;
• als de drempel voor de gelijktijdige afwezigheden is bereikt, de werkgever aan de werknemer moet meedelen vanaf welke datum hij zijn recht op tijdskrediet zal kunnen uitoefenen. Zodra die datum is meegedeeld, kan hij niet meer worden gewijzigd door een latere aanvraag van een andere werknemer, ook al kan die nieuwe aanvraag in theorie een voorrang genieten die is voorzien in het planningsmechanisme van de afwezigheden. De datum vanaf wanneer de werknemer zijn recht op tijdskrediet kan gebruiken, moet worden meegedeeld op het einde van de maand, in naleving van de termijn voorzien om het eens te worden over de modaliteiten rond de uitoefening van het tijdskrediet;
• in geval van uitstel van het recht op tijdskrediet moet de werkgever zijn beslissing aan de werknemer meedelen binnen de maand volgend op de schriftelijke kennisgeving.

Conclusie: u moet uw antwoord aan de werknemer meedelen uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op de datum waarop hij u zijn schriftelijke kennisgeving heeft bezorgd, behalve als u het recht op het tijdskrediet wil uitstellen, want in dat geval moet u hem uw voornemen meedelen binnen de maand die volgt.

Voorbeeld:

Een van uw werknemers wil vanaf 15 juli tijdskrediet genieten. Aangezien er in uw onderneming meer dan 20 werknemers zijn, brengt hij u 3 maanden vooraf, nl. op 15 april, schriftelijk op de hoogte.

• Als u het recht op tijdskrediet echter wil uitstellen om ernstige interne of externe redenen of, in geval van een 1/5 tijdskrediet, als de werknemer 55 jaar of ouder is en een sleutelfunctie bekleedt, moet u uw voornemen uiterlijk op 14 mei meedelen aan de werknemer, dus binnen de maand die volgt op de ontvangst van de schriftelijke kennisgeving. In dat geval moet u het uitstel te motiveren en de werknemer te laten weten vanaf welke datum hij zijn recht op tijdskrediet zal kunnen uitoefenen;
• Als er geen uitstel is, moet u uw antwoord aan de werknemer meedelen uiterlijk op 30 mei, dus op de laatste dag van de maand volgend op de maand april (de maand waarin de werknemer u zijn schriftelijke kennisgeving heeft bezorgd).
  In dat antwoord moet u de werknemer laten weten : 
  • of hij recht heeft op het tijdskrediet (naargelang voldaan is aan de toelatingsvoorwaarden)
  • en, als dat het geval is, of hij tijdskrediet kan genieten vanaf de gevraagde datum.
    Als het tijdskrediet moet worden uitgesteld door toepassing van het voorkeur- en planningsmechanisme van de afwezigheden moet u de werknemer de datum meedelen waarop hij gebruik kan maken van zijn recht.

De collectieve arbeidsovereenkomst nr. 103 bepaalt niet hoe u uw beslissing aan de werknemer moet meedelen. Om eventuele betwistingen te voorkomen, is het wenselijk dat schriftelijk te doen.

Als u bijkomende informatie of verduidelijkingen wenst over het antwoord dat u aan de werknemer moet verstrekken, kunt u terecht bij de werkgeversfederatie waarvan u afhangt. Als u niet afhangt van een werkgeversfederatie, kunt u terecht bij een organisatie die de arbeidsovereenkomst nr. 103 heeft ondertekend.

Wat is de aanvraagprocedure bij de RVA?

Als de werknemer recht heeft op het gevraagde tijdskrediet en wanneer de begindatum van de onderbreking vastligt, moet de aanvraag worden ingediend bij de RVA.

(...)

Daarmee kan de werknemer onderbrekingsuitkeringen aanvragen. Met die aanvraag kan de RVA ook de periode van tijdskrediet die u aan de werknemer heeft toegekend, bijhouden en integreren in onze databanken om het resterende saldo in de toepassing Break@Work te kunnen berekenen.

De aanvraagprocedure ten aanzien van de RVA moet gevolgd worden voor elke aanvraag voor tijdskrediet, dus voor elke nieuwe aanvraag en verlengingsaanvraag.

Hoe de aanvraag bij de RVA indienen?

Vanaf 1 juli 2024 zullen de aanvragen om uitkeringen voor loopbaanonderbreking verplicht elektronisch moeten worden ingediend bij de RVA met uitzondering van de sector van het onderwijs (vanaf 1 oktober 2024).

Om iedereen de mogelijkheid te geven de online toepassing te leren kennen, voorziet de RVA in een algemene overgangsperiode van 3 maanden. Voor de werknemers die problemen hebben met het gebruik van de toepassing, aanvaardt de RVA nog tot en met 30 september 2024 aanvragen op papier en tot en met 31 december 2024 voor de sector van het onderwijs.

Heb je een vraag of een probleem bij het invullen, raadpleeg dan de handleiding en instructiefilmpjes op de RVA-website. Lukt het de werknemer toch niet om de aanvraag online in te vullen, kan hij contact opnemen het contactcenter van de RVA op 02/515.44.44. Hij kan er een afspraak maken met een digicoach in één van de RVA-kantoren om de aanvraag samen in te vullen.

Aangezien u als de werkgever een deel van de aanvraag moet invullen, kan het handig zijn om de aanvraag samen in te vullen en meteen in te dienen bij de RVA.

Nuttige links en instructievideo’s: rva.be/breakatwork

De aanvraag online indienen

De aanvraag voor een tijdskrediet wordt bij voorkeur online ingediend op de portaalsite van de sociale zekerheid: www.socialsecurity.be.

Het is u als werkgever die de aanvraag moet opstarten. Vervolgens zal de werknemer zich aanmelden voor zijn aanvraag te vervolledigen.

Alle informatie over de indiening van een aanvraag loopbaanonderbreking is beschikbaar op het online platform loopbaanonderbreking voor werknemers en werkgevers: www.rva.be/breakatwork

(...)

Te verstrekken bewijzen

Indien het gaat om een van de volgende motieven moet het attest verplicht worden opgeladen dat de werknemer u heeft bezorgd bij zijn schriftelijke kennisgeving.

Het gaat over de volgende motieven van tijdskrediet. Naast elk motief staat de naam van het model van attest dat samen met de elektronische aanvraag aan de RVA moet worden overgemaakt.

-      Tijdskrediet met motief 'zorgen voor een zwaar ziek gezins- of familielid' à medisch attest 1 verlof voor medische bijstand of tijdskrediet met motief zorg;

-      Tijdskrediet met motief 'palliatieve zorgen' à medisch attest 2 – palliatief verlof of tijdskrediet met motief palliatieve zorg;

-      Tijdskrediet met motief 'een erkende opleiding volgen' à Attest inschrijving - opleiding.

Zonder dat attest is de aanvraag niet geldig en kunnen we ze niet behandelen.

Indiening van de aanvraag met het papieren aanvraagformulier

Als de aanvraag niet elektronisch kan worden ingediend, kan ze ook op papier worden ingediend met het formulier dat beschikbaar is op www.rva.be tot en met 30.09.2024 ten laatste.

Die aanvraag wordt alleen aanvaard als beide delen van het formulier (werknemer en werkgever) op papier worden ingevuld. Indien u reeds uw deel elektronisch had ingevuld, moet u opneiuw een papieren formulier invullen.

Wanneer het formulier volledig is ingevuld en ondertekend door u en uw wderknemer, moet de werknemer het per aangetekende brief worden verstuurd:

Er zijn 3 verschillende formulieren voor tijdskrediet met motief (een voor elke vorm van onderbreking):

• 'C61 – voltijds tijdskrediet – CAO nr. 103ter – 06/17'
• 'C61 – 1/2-tijds tijdskrediet – CAO nr. 103ter – 06/17';
• 'C61 – 1/5-tijds tijdskrediet – CAO nr. 103ter – 06/17'.

• 'C61-tijdskrediet landingsbanen CAO nr. 103 ter –06/17'

Let op!  Het juiste attest moet worden ingevuld en ondertekend door de behandelend arts van de patiënt voor de motieven:
- palliatieve zorgen
- zorgen voor een ernstig ziek gezins- of familielid of zorgen voor zijn ernstig ziek minderjarig kind of een ernstig ziek minderjarig kind dat deel uitmaakt van zijn gezin.
Bij het motief 'volgen van een erkende opleiding', moet het juiste attest worden ingevuld door de school of de opleidingsinstelling waar de lessen worden gevolgd.

(...)

Binnen welke termijn moet het formulier worden ingediend bij de RVA?

De volledig ingevulde aanvraag, vergezeld van alle vereiste documenten, moet ten laatste 2 maanden na de ingangsdatum van het tijdskrediet worden ingediend bij de RVA.

Wanneer de aanvraag na die termijn van 2 maanden na de ingangsdatum of verlenging van de onderbreking bij de RVA wordt ingediend, kan het recht op uitkeringen pas aan de werknemer worden toegekend vanaf de verzenddatum.

Bijzonder geval bij betaling van een aanvullende vergoeding bovenop de onderbrekingsuitkering van de RVA

Enkel in geval van voltijds en halftijds tijdskrediet en als de werknemer 45 jaar of ouder is en hij naast de uitkering toegekend door de RVA, recht heeft op een vergoeding betaald door de onderneming of door een sectoraal fonds (in toepassing van een collectieve arbeidsovereenkomst of een individueel akkoord) moet de werknemer ook het formulier C1 - tijdskrediet – cao 103 06/17 invullen. 

(…)

Van welk RVA-kantoor hangt de werknemer af?

Het kantoor dat bevoegd is voor de woonplaats van de werknemer zal zijn dossier behandelen.

Uitzondering: als de werknemer gedomicilieerd is in een ander land van de Europese Economische Ruimte (Frankrijk, G.H.Luxemburg, Duistland, Nederland, ...) of in Zwitserland, is het het kantoor dat bevoegd is voor de gemeente van zijn onderneming, vzw ... dat het dossier behandelt.

Hoe behandelt de RVA de aanvraag om tijdskrediet?

Wanneer de RVA de aanvraag heeft ontvangen, controleren onze diensten eerst of de toegangsvoorwaarden vervuld zijn.

• Indien de toegangsvoorwaarden niet vervuld zijn:
  Het tijdskrediet wordt geweigerd. In dat geval sturen wij u een kopie van de negatieve beslissing C62.
  De weigering van het tijdskrediet betekent dat de werknemer het recht niet heeft om zijn prestaties te schorsen of te verminderen.  Bijgevolg wordt de werknemer geacht zijn functies weer op te nemen in zijn oorspronkelijke arbeidsregime. Mits uw toestemming zou de werknemer zijn tijdskrediet echter kunnen omzetten in verlof zonder wedde (in geval van schorsing van de prestaties) of in een deeltijdse arbeidsovereenkomst (in geval van vermindering van de prestaties).
• Indien de toegangsvoorwaarden vervuld zijn:
  • Indien de werknemer het tijdskrediet vraagt zonder uitkeringen, sturen onze diensten hem een positieve beslissing C62 met de bevestiging van de gevraagde periode;
  • Indien de werknemer uitkeringen aanvraagt, gaan onze diensten na of de toekenningsvoorwaarden voor die uitkeringen vervuld zijn (voorwaarde inzake woonplaats, regels inzake cumulatie met andere activiteiten of inkomsten, enz.):
    • Indien de toekenningsvoorwaarden vervuld zijn, sturen onze diensten de werknemer een positieve beslissing C62 met de vermelding van het uitkeringsbedrag waarop hij recht heeft en vervolgens wordt die uitkering hem na elke verlopen maand betaald;
    • Indien de toekenningsvoorwaarden van de uitkeringen niet vervuld zijn, sturen onze diensten de werknemer een negatieve beslissing C62 met de vermelding dat het tijdskrediet hem wordt toegekend zonder uitkeringen.

Moet u tijdens het tijdskrediet stappen ondernemen bij de RVA?

Neen.Enkel de werknemer is er immers voor verantwoordelijk het RVA-kantoor waarvan hij afhangt op de hoogte te brengen van elke wijziging in zijn persoonlijke situatie (adreswijziging, wijziging rekeningnummer, aanvang van een nevenactiviteit als loontrekkende of als zelfstandige of de ontvangst van een inkomen in cumulatie met de onderbrekingsuitkeringen enz.).

Als de werknemer, met uw toestemming, het tijdskrediet voortijdig stopzet of als de arbeidsovereenkomst wordt gewijzigd of verbroken, moet hij zijn RVA-kantoor daarvan op de hoogte brengen.

Alle kennisgevingen over een wijziging van de situatie van de werknemer moeten schriftelijk worden gericht aan de RVA.

Als er geen voorafgaande verklaring was en als het recht op de onderbrekingsuitkeringen moet worden herzien, kunnen de onterecht betaalde bedragen worden teruggevorderd. 

Wat is de procedure voor het aanvragen van een verlenging van het tijdskrediet?

De procedure om een verlenging aan te vragen is dezelfde als die voor de initiële aanvraag.

Dat betekent dat de werknemer u schriftelijk op de hoogte moet brengen van zijn voornemen om zijn tijdskrediet te verlengen:

• 3 maanden voor de vervaldatum van de lopende periode, indien er meer dan 20 werknemers zijn in de onderneming;
• 6 maanden voor de vervaldatum van de lopende periode, indien er 20 of minder werknemers zijn in de onderneming.

Die termijnen kunnen in overleg met de werknemer gewijzigd worden.