Aanvraagprocedure voor de thematische verloven

Woord vooraf

De thematische verloven zijn speciale vormen van loopbaanonderbreking. Daarmee kunnen werknemers hun prestaties om welbepaalde redenen volledig of gedeeltelijk onderbreking.

Er bestaan 4 thematische verloven.

• Ouderschapsverlof. Dat is bedoeld om te zorgen voor je kind jonger dan 12 jaar (of jonger dan 21 jaar, in geval van een handicap). Voor meer informatie hierover, zie het infoblad T19.
• Verlof voor medische bijstand. Dat verlof kun je nemen om te zorgen voor een ernstig ziek gezins- of familielid. Voor meer informatie hierover, zie het infoblad T18.
• Verlof voor palliatieve zorgen. Dat verlof kun je nemen om iemand bij te staan die ongeneeslijk ziek en terminaal is. Voor meer informatie hierover, zie het infoblad T20.

• Verlof voor mantelzorg. Sinds 01.09.2020 kunnen werknemers die erkend zijn als mantelzorgers met dat verlof hulp of ondersteuning bieden aan personen die door hun leeftijd, gezondheidstoestand of handicap kwetsbaar en afhankelijk zijn. Voor meer informatie hierover, zie het infoblad T164.

Elk van die verloven heeft drie soorten van onderbreking:

1. een volledige onderbreking, om de prestaties volledig te schorsen;
2. een halftijdse onderbreking, om de prestaties te verminderen en nog 50% van de voltijdse uurregeling te blijven werken;
3. een onderbreking met 1/5, om de prestaties te verminderen en nog 80% van de voltijdse uurregeling te blijven werken.

De reglementering rond ouderschapsverlof ook in een onderbreking met 1/10. Met dat 1/10 ouderschapsverlof kunnen de voltijdse prestaties bijvoorbeeld met een halve dag per week of met een dag om de twee weken worden verminderd. Voor dat 1/10 ouderschapsverlof is uw akkoord nodig.

Tijdens de thematische verloven kan de werknemer een vervangingsinkomen krijgen van de RVA, in de vorm van onderbrekingsuitkeringen. Die barema's staan op onze website.

Als een werknemer een thematisch verlof wil nemen, legt de procedure in de reglementering 2 stappen op:

1. de schriftelijke kennisgeving die de werknemer u moet bezorgen om u op de hoogte te brengen van zijn intentie om een thematisch verlof te nemen;
2. de aanvraag die moet worden overgemaakt aan de RVA.

Die procedure moet voor elke aanvraag worden gevolgd.

Op wie is de inhoud van dit infoblad van toepassing?

Op de werkgevers van alle sectoren (privésector, gemeentebesturen, provinciale, federale, gewestelijke en gemeenschapsadministraties en op de diensten die ervan afhangen, onderwijs en CLB, autonome overheidsbedrijven ...).

Hoe kunt u weten hoelang uw werknemer zijn loopbaan mag onderbreken?

Via de onlinedienst 'BreakatWork' kan elke werknemer het aantal maanden onderbreking zien die hij kan nemen in het kader van het gevraagde thematisch verlof, in functie van eventuele al opgenomen periodes. Hij kan die toepassing gebruiken op je computer, tablet of smartphone.

Met die toepassing kan de werknemer een attest afdrukken waarop het aantal maanden onderbreking staat waarop hij (nog) recht heeft. U kunt aan uw werknemer vragen om u dat attest te bezorgen wanneer hij u zijn schriftelijke kennisgeving overmaakt om u op de hoogte te brengen van zijn intentie om een thematisch verlof te nemen (zie hieronder).

Wanneer en hoe moet de werknemer u op de hoogte brengen van zijn voornemen?

Bij elke aanvraag om thematisch verlof, moet de werknemer u op de hoogte brengen van zijn wens om zijn prestaties volledig of gedeeltelijk te onderbreken. Die kennisgeving moet schriftelijk gebeuren.

De werknemer moet die via een aangetekend schrijven overmaken of schriftelijk overhandigen, met een dubbel exemplaar dat u moet ondertekenen als ontvangstbewijs.

De werknemer moet daar het volgende in vermelden:

• welk thematisch verlof hij wenst te krijgen (ouderschapsverlof, medische bijstand, palliatief verlof of verlof voor mantelzorg);
• de aanvangsdatum en de duur van de gewenste onderbreking;
• welke vorm van onderbreking hij vraagt:
  • voltijdse onderbreking;
  • halftijdse onderbreking;
  • onderbreking met 1/5;
  • onderbreking met 1/10.

Bij een gedeeltelijke onderbreking mag de werknemer ook vermelden hoe hij zijn prestaties wil verminderen.

Bijvoorbeeld: een voltijdse werknemer wil een onderbreking met 1/5, om zijn prestaties met 1 dag per week te verminderen. In zijn schriftelijke kennisgeving mag die werknemer dus de dag vermelden waarop hij zijn prestaties wil onderbreken (bijvoorbeeld elke woensdag).

Tot slot moet de werknemer de vereiste bewijzen toevoegen om het gevraagde thematisch verlof te rechtvaardigen.

De modaliteiten, de termijn voor de schriftelijke kennisgeving en de nodige bewijzen verschillen afhankelijk van het soort thematisch verlof. Hieronder vindt u de details voor elk thematisch verlof.

Aanvraag om ouderschapsverlof

Om recht te hebben op ouderschapsverlof, moet de onderbreking beginnen voordat het kind in kwestie 12 jaar wordt (of 21 jaar in geval van een handicap). Als de aanvraag later gebeurt of als de aanvraag wordt verlengd op naam van hetzelfde kind, moet dat kind op de begindatum van de nieuwe gevraagde periode nog steeds jonger zijn dan 12 (of 21) jaar. De begindatum van de onderbreking is dus een belangrijk element dat op de schriftelijke kennisgeving moet staan.

De werknemer moet ook de duur van de gevraagde onderbreking vermelden:

• bij een volledige onderbreking: 1, 2, 3 of maximum 4 maanden;
• bij een halftijdse onderbreking: 2, 4, 6 of maximum 8 maanden;
• bij 1/5 onderbreking: 5, 10, 15 of maximum 20 maanden;
• bij 1/10 onderbreking: 10, 20, 30 of maximum 40 maanden.

De einddatum van de onderbreking mag na de leeftijd van 12 of 21 jaar van het kind liggen. Dat betekent dat de gevraagde periode van ouderschapsverlof moet beginnen vóór de leeftijdsgrens, maar na die leeftijdsgrens mag eindigen.

Opmerking voor het onderwijs! Om te weten welke duurtijd van onderbreking uw personeelsleden kunnen vragen, kunt u kijken in de bepalingen van de gemeenschap waartoe uw school of CLB behoort.

In het algemeen mag een werknemer met meerdere kinderen slechts één ouderschapsverlof per schriftelijke kennisgeving vragen. In die kennisgevoeg moet hij de naam vermelden van het kind voor wie hij ouderschapsverlof wil nemen.

Bijvoorbeeld: de werknemer heeft 2 kinderen jonger dan 12 jaar en wil ouderschapsverlof voor elk van die kinderen nemen. Hij moet u 2 schriftelijke kennisgevingen bezorgen, dus 1 per kind.

Bij wijze van uitzondering op dat principe mag een werknemer in het kader van flexibilisering een schriftelijke kennisgeving indienen met de aanvraag van meerdere weken onderbreking, zolang die gespreid zijn over maximum drie maanden.

Bijvoorbeeld: met slechts één schriftelijke kennisgeving mag de werknemer u een week volledige onderbreking vragen voor de eerste week van juli, de laatste week van augustus en tot slot de eerste week van september. Aangezien de drie gevraagde weken verdeeld zijn over drie maanden (juli, augustus en september), is die schriftelijke kennisgeving voor verschillende periodes ontvankelijk.

Als de werknemer meerdere periodes van onderbreking op naam van hetzelfde kind wil nemen (al dan niet aansluitend), moet hij u evenveel schriftelijke kennisgevingen bezorgen als gewenste periodes.

Bijvoorbeeld: de werknemer heeft een kind van 10 jaar voor wie hij nog geen ouderschapsverlof heeft genomen. Hij wil zijn prestaties volledig elk jaar, gedurende 4 jaar, volledig onderbreken in juli. Eerst in 2019, maar ook in 2020, 2021 en 2022. Hij moet u vier schriftelijke kennisgevingen bezorgen, één voor elk jaar. Elk van die kennisgevingen moet worden geanalyseerd om te bepalen of het ouderschapsverlof mag worden toegekend. In dit geval, zal het verlof voor de aanvragen na de leeftijd van 12 jaar van het kind, worden geweigerd, tenzij het kind een handicap heeft van minstens 66%.

Elke schriftelijke kennisgeving moet gebeuren binnen de door de reglementering voorziene termijn.

Termijn van de schriftelijke kennisgeving

De reglementering legt op binnen welke termijn de werknemer u op de hoogte moet brengen van zijn intentie.

In de privésector en in de gemeentebesturen, provinciebesturen en de diensten die daarvan afhangen, moet die schriftelijke kennisgeving ten vroegste 3 maanden en ten laatste 2 maanden vóór de begindatum naar u worden gestuurd.

Voorbeeld: om ouderschapsverlof te beginnen op 1 oktober, moet de schriftelijke kennisgeving aan u worden overgemaakt tussen 1 juli (3 maanden op voorhand) en 1 augustus (2 maanden op voorhand).

Bij de andere werkgevers moet de schriftelijke kennisgeving 3 maanden vóór de gewenste begindatum gebeuren.

Voorbeeld: om ouderschapsverlof te beginnen op 1 oktober, moet de schriftelijke kennisgeving aan u worden overgemaakt op 1 juli.

Opmerking voor het onderwijs! De verwittigingstermijn is vastgelegd door de bevoegde gemeenschap. Bent u verantwoordelijk voor het personeel van een school of een CLB? Dan kunt u terecht bij de gemeenschap waaronder u valt om de vastgelegde termijn te kennen.

Wat met een andere termijn?

Ongeacht de sector waartoe u behoort, kunt u een kortere kennisgevingstermijn aanvaarden dan die van de reglementering.

Bijvoorbeeld: een werknemer wil zijn ouderschapsverlof op 1 oktober starten en bezorgt u zijn kennisgeving op 20 september.

• Als u die kortere termijn aanvaardt, kan het ouderschapsverlof beginnen op de gewenste datum.
• Als u die kennisgeving niet aanvaardt, omdat ze niet binnen de wettelijke termijn is gebeurd, zal de aanvraag van de werknemer niet ontvankelijk zijn en zal hij dus vanaf de gewenste datum geen verlof krijgen. In dat geval kunt u de werknemer verplichten om u een nieuwe schriftelijke kennisgeving te bezorgen voor een andere periode van ouderschapsverlof, met naleving van de wettelijke termijn.

Voorafgaande kennisgeving

De schriftelijke kennisgeving van de werknemer moet vóór de gewenste begindatum van het ouderschapsverlof gebeuren. Dat betekent dat als een werknemer u een schriftelijke kennisgeving bezorgt om met terugwerkende kracht ouderschapsverlof op te nemen, die aanvraag niet ontvankelijk is.

Te verstrekken bewijzen

Als u dat nog niet heeft, moet de werknemer u een kopie bezorgen van de geboorteakte van het kind voor wie hij ouderschapsverlof vraagt.

Bij een aanvraag om ouderschapsverlof voor een geadopteerd kind, moet de werknemer u een attest bezorgen dat de adoptieprocedure aan de gang is (of afgerond is) en een attest van gezinssamenstelling van het gemeentebestuur dat aantoont dat het kind al bij hem inwoont.

Wanneer een werknemer ouderschapsverlof vraagt voor een gehandicapt kind en het kind tussen 12 en 21 jaar is op de begindatum van de onderbreking, moet hij u een attest bezorgen dat aantoont dat het kind:

• ofwel een fysieke of mentale handicap heeft van ten minste 66%;
• ofwel een aandoening heeft die tot gevolg heeft dat minstens 4 punten worden toegekend in pijler 1 van de medisch-sociale schaal in de zin van de reglementering van de kinderbijslag;
• ofwel een aandoening heeft die tot gevolg heeft dat minstens 4 punten worden toegekend in pijler 1 van de medisch-sociale schaal in de zin van de reglementering van de kinderbijslag.

Die bewijzen moeten uiterlijk op het ogenblik dat het ouderschapsverlof begint, aan u worden bezorgd. Voor ouderschapsverlof voor een geadopteerd kind of voor een gehandicapt kind tussen 12 en 21 jaar, mag u zonder die bewijzen het ouderschapsverlof niet toekennen aan de werknemer.

Aanvraag om medische bijstand

Wanneer een gezins- of familielid ernstig ziek is of een ernstige medische interventie nodig heeft, mag de werknemer zijn prestaties gedurende een periode van minstens 1 maand tot maximum 3 maanden per aanvraag volledig of gedeeltelijk onderbreken. Per ernstig zieke patiënt kan die periode worden verlengd, al dan niet aansluitend, tot een maximumperiode van 12 maanden volledige onderbreking of 24 maanden gedeeltelijke onderbreking. Die maximumduurtijden kunnen worden verdubbeld wanneer de werknemer een eenoudergezin vormt en de medische bijstand wordt gevraagd voor zijn kind tot de leeftijd van 16 jaar dat hij ten laste heeft.

Om zijn prestaties daarvoor volledig of gedeeltelijk te mogen onderbreken, moet de werknemer u het bewijs bezorgden dat een gezins- of familielid ernstig ziek is of een ernstige medische interventie nodig had en dat zijn aanwezigheid nodig is om te helpen bij het herstel van de patiënt.

Daartoe moet de werknemer u een attest van de arts die de patiënt behandelt bezorgen. Afhankelijk van de situatie moeten er andere elementen staan op het attest van de arts. Hieronder vindt u daar meer informatie over.

De RVA heeft modellen van attesten gemaakt die de werknemer en de behandelend arts van de patiënt kunnen invullen. In die modellen staat alle informatie die wij nodig hebben om de aanvraag te kunnen behandelen.

• Als u de aanvraag elektronisch indient bij de RVA, moet de werknemer het model van attest downloaden via onze website. Hij moet zijn deel invullen en ondertekenen en vervolgens het model van attest laten invullen en ondertekenen door de behandelend arts van de patiënt.
• Voor verlof voor medische bijstand in de privésector, een gemeente- of provinciaal bestuur of een dienst die daarvan afhangt, gaat het om medisch attest 1.
• Voor verlof voor medische bijstand in een andere sector gaat het om medisch attest 2.
• Voor verlof voor medische bijstand voor een zwaar ziek minderjarig kind (in alle sectoren), gaat het om medisch attest 3.
• Als de aanvraag met een papieren formulier bij de RVA wordt ingediend, zit het model van attest in het formulier 'C61 – Medische bijstand' . Voor de autonome overheidsbedrijven gaat het om het formulier “C61 OV – Medische bijstand”. De werknemer moet deel 1 van het formulier invullen en ondertekenen en daarna het model van attest laten invullen en ondertekenen door de behandelend arts van de patiënt.

Let op! De arts moet het attest invullen en ondertekenen ten vroegste een maand vóór en ten laatste de dag vóór de begindatum van de gevraagde onderbreking. Dat attest dient om het oorzakelijk verband aan te tonen tussen de gezondheidsproblemen van de patiënt en de gevraagde onderbreking van de werknemer. Een attest dat meer dan een maand op voorhand wordt ondertekend, is dus niet geldig. Om diezelfde reden mag het attest niet na de begindatum van de onderbreking worden ondertekend.

Het attest moet bij de schriftelijke kennisgeving worden gevoegd die de werknemer u moet bezorgen om u op de hoogte te brengen van zijn intentie om medische bijstand te nemen. Zonder dat bewijs mag u hem de gevraagde onderbreking niet toekennen.

In die schriftelijke kennisgeving moet de werknemer de gekozen vorm van onderbreking (volledig, halftijds of 1/5) en de begindatum en de duur van de gewenste onderbreking (tussen 1 maand en 3 maanden) vermelden, en ook vermelden voor welk gezins- of familielid hij medische bijstand vraagt. Daarvoor moet hij het volgende vermelden:

• als het gaat om een familielid, de graad van verwantschap met de patiënt (vader, moeder, zoon, echtgenoot enz.);
• als het gaat om een gezinslid, dat het een gezinslid is en in dat geval moet hij u een attest bezorgen van het gemeentebestuur dat aantoont dat de persoon bij hem inwoont (dat kan een attest van gezinssamenstelling zijn).

NB De identiteit en het rijksregisternummer van de patiënt staan op het gedeelte van het attest dat de werknemer moet invullen en aan u moet bezorgen.

Bij een nieuwe aanvraag of een verlenging van de medische bijstand, moet de werknemer u een nieuwe schriftelijke kennisgeving overmaken, samen met een nieuw attest van de behandelend arts van de patiënt. Wanneer het nog steeds om dezelfde patiënt gaat, moet het attest van de arts aantonen dat de betrokkene nog steeds zwaar ziek is of een ernstige medische ingreep heeft ondergaan en dat de aanwezigheid van de werknemer nog steeds vereist is.

Termijn van de schriftelijke kennisgeving

In de privésector, van de gemeentebesturen, provinciale besturen en de diensten die ervan afhangen,

moet de werknemer u zijn schriftelijke kennisgeving minstens7 dagen vóór de begindatum van de onderbreking bezorgen.

Als hij dat vraagt, kunt u wel een andere termijn aanvaarden.

Als er medische bijstand wordt gevraagd voor een minderjarig gehospitaliseerd kind, kan er van de minimale termijn van 7 dagen voor de kennisgeving worden afgeweken, zolang de werknemer u zo snel mogelijk een attest bezorgt van de behandelend arts van het ernstig zieke kind waarin staat dat de hospitalisatie onvoorspelbaar was.

Bij werkgevers van een andere sector (federale of gewestelijke overheid, gemeenschap, onderwijs, autonoom overheidsbedrijf enz.),

begint het recht op medische bijstand op de 1ste dag van de week die volgt op de week waarin de werknemer u zijn schriftelijke kennisgeving heeft bezorgd.

Dat betekent dat die schriftelijke kennisgeving aan u moet worden overgemaakt in de loop van de week die voorafgaat aan de week waarin de werknemer zijn onderbreking wil aanvatten.

U kunt wel een kortere termijn aanvaarden.

Wat moet er op het attest van de arts staan?

De informatie die de arts moet vermelden op het attest hangt af van de sector waarvan u afhangt en van de persoon voor wie de medische bijstand wordt gevraagd.

Werknemers uit de privésector, van de gemeentebesturen, provinciale besturen en de diensten die ervan afhangen

Wanneer de medische bijstand wordt gevraagd voor een gezins- of familielid van de werknemer:

• moet de werknemer u bij een elektronische aanvraag bij de RVA het model 'medisch attest 1' bezorgen;
• zit het attest bij het formulier 'C61 – Medische bijstand' in geval van een aanvraag bij de RVA met een papieren formulier.

In dat attest moet de behandelend arts vermelden:

• dat de patiënt ernstig ziek is of een ernstige medische ingreep heeft ondergaan;
• dat de medische, sociale, familiale of morele bijstand die de werknemer hem zal verlenen, nodig is voor zijn herstel;
• dat de volledige of gedeeltelijke onderbreking van de prestaties nodig is om te helpen bij het herstel bovenop de eventuele professionele bijstand die de patiënt daarnaast kan genieten.

De arts moet dat attest ondertekenen en dateren. Hij moet er ook zijn stempel op zetten.

Bij werkgevers van een andere sector (federale of gewestelijke overheid, gemeenschap, onderwijs, autonoom overheidsbedrijf enz.)

Wanneer de medische bijstand wordt gevraagd voor een gezins- of familielid van de werknemer:

• moet de werknemer u bij een elektronische aanvraag bij de RVA het model 'medisch attest 2' bezorgen;
• zit het attest bij het formulier 'C61 – Medische bijstand' in geval van een aanvraag bij de RVA met een papieren formulier.

In dat attest moet de behandelend arts aangeven dat de patiënt aan een ernstige ziekte lijdt of een zware medische ingreep heeft ondergaan en dat de sociale, familiale en psychologische bijstand die de werknemer hem zal verlenen nodig is voor zijn herstel.

De arts moet dat attest ondertekenen en dateren. Hij moet er ook zijn stempel op zetten.

In alle sectoren, bij een aanvraag voor een minderjarig kind

Wanneer de werknemer medische bijstand vraagt voor zijn minderjarig ernstig ziek kind of voor een minderjarig ernstig ziek kind dat lid is van zijn gezin of voor zijn minderjarig gehospitaliseerd kind:

• moet de werknemer u bij een elektronische aanvraag bij de RVA het model 'medisch attest 3' bezorgen;
• zit het attest bij het formulier 'C61 – Medische bijstand' in geval van een aanvraag bij de RVA met een papieren formulier.

In dat attest moet de behandelend arts vermelden dat het kind aan een ernstige ziekte lijdt of een zware medische ingreep heeft ondergaan en dat sociale, familiale of psychologische bijstand nodig is voor het herstel.

De arts moet dat attest ondertekenen en dateren. Hij moet er ook zijn stempel op zetten.

Let op! Wanneer het verlof voor een week wordt gevraagd in de vorm van een volledige onderbreking om een gehospitaliseerd minderjarig kind te blijven, moet ook het ziekenhuis een verklaring invullen. Die verklaring staat ook op het attest. Een verantwoordelijke van het ziekenhuis moet de verklaring ondertekenen en dateren. Ook de stempel van het ziekenhuis moet erop staan.

Aanvraag palliatief verlof

De werknemer heeft maximum 3 keer recht op 1 maand palliatief verlof.

Om zijn prestaties volledig of gedeeltelijk te kunnen onderbreken voor palliatief verlof, moet de werknemer u het bewijs bezorgen dat iemand in zijn omgeving lijdt aan een ongeneeslijke ziekte, dat die persoon terminaal is en dat de werknemer hem palliatieve zorgen zal verstrekken. Daartoe moet hij u een attest bezorgen van de arts die de patiënt behandelt.

De RVA heeft een model van attest gemaakt dat de werknemer zelf kan invullen en dat hij kan laten invullen door de arts van de patiënt die palliatieve zorgen nodig heeft. In dat model staat alle informatie die wij nodig hebben om de aanvraag te kunnen behandelen.

• Als u de aanvraag elektronisch indient bij de RVA, kan de werknemer het model van attest downloaden via onze website. Het gaat om het model 'medisch attest – palliatief verlof'. De werknemer moet zijn deel invullen en ondertekenen en vervolgens het model van attest laten invullen en ondertekenen door de behandelend arts van de patiënt.
•  Als de aanvraag met een papieren formulier bij de RVA wordt ingediend, zit het model van attest in het formulier 'C61 – Palliatief verlof'. De werknemer moet deel 1 van het formulier invullen en ondertekenen en daarna het model van attest laten invullen en ondertekenen door de behandelend arts van de patiënt.

Aangezien het palliatief verlof mag worden opgenomen voor eender wie met een ongeneeslijke ziekte die terminaal is, hoeft de identiteit van de patiënt u niet worden meegedeeld.

Bij een aanvraag om verlenging (maximum twee verlengingen met een maand) moet de werknemer u een nieuwe schriftelijke kennisgeving bezorgen en daar een nieuw attest van de arts van de patiënt aan toevoegen om te bewijzen dat de palliatieve zorgen nog steeds nodig zijn.

Let op! Aangezien de maximumduur van het palliatief verlof 3 maanden bedraagt per patiënt, moeten we nakijken of het om een andere patiënt gaat als de werknemer een 4de maand vraagt. In dat geval kunt u aan de werknemer vragen om u die informatie te bezorgen.

Termijn van de schriftelijke kennisgeving

Ongeacht de sector waarvan u afhangt, begint het palliatief verlof op de 1ste dag van de week die volgt op de week waarin de schriftelijke kennisgeving u werd overgemaakt.

Dat betekent dat die schriftelijke kennisgeving u moet worden overgemaakt in de loop van de week die voorafgaat aan de week waarin de werknemer dat verlof wil aanvatten. U kunt wel een kortere termijn aanvaarden.

Opmerking

De schriftelijke kennisgeving van de werknemer moet vóór de begindatum van het palliatief verlof gebeuren. Daardoor is een aanvraag die met terugwerkende kracht wordt ingediend niet ontvankelijk.

Aanvraag verlof voor mantelzorg

In sectoren waar het verlof voor mantelzorg van toepassing is, kan een werknemer per zorgbehoevende persoon minstens 1 maand volledige onderbreking of 2 maanden halftijdse of 1/5 onderbreking nemen. Over een volledige loopbaan mogen werknemers maximum 6 maanden volledige onderbreking of 12 maanden halftijdse of 1/5 onderbreking nemen.

In de schriftelijke kennisgeving vermeldt de werknemer de vorm, startdatum en duur van de gewenste onderbreking. Hij moet ook het bewijs leveren dat hij erkend is als mantelzorger. Zonder dat bewijs kan de RVA het verlof voor mantelzorg niet toekennen.

Welk bewijs heeft de RVA nodig?

Een officieel document van het ziekenfonds van de werknemer.

Opgelet: het gaat om de erkenning door het ziekenfonds als mantelzorger met sociaal recht. Enkel die erkenning telt. Een algemene erkenning is niet voldoende voor het thematisch verlof en de onderbrekingsuitkeringen van de RVA.

De erkenning als mantelzorger is een jaar geldig. De gevraagde onderbreking moet dus liggen binnen de erkenningsperiode die op het document van het ziekenfonds staat.

Wanneer en onder welke vorm moet de schriftelijke kennisgeving gebeuren?

De werknemer moet u zijn schriftelijke kennisgeving minstens 7 dagen vóór de begindatum van de onderbreking bezorgen. Die termijn kan wel in onderling overleg worden aangepast.

Deze kennisgeving kan met een aangetekende brief (die wordt dan geacht ontvangen te zijn op de 3de werkdag nadat hij op de post werd gedaan) of door een brief af te geven. In dat geval moet u een dubbel exemplaar als ontvangstbewijs ondertekenen.

Wat moet u doen als u een schriftelijke kennisgeving van de werknemer heeft ontvangen?

U moet nakijken of het thematisch verlof mag worden toegekend.

Daarvoor moet u eerst nakijken dat de werknemer u de nodige bewijzen heeft bezorgd om zijn aanvraag te rechtvaardigen (zie hierboven). Als dat niet het geval is, moet u die opvragen.

U moet ook nakijken of de schriftelijke kennisgeving binnen de reglementaire termijn aan u werd bezorgd (zie hierboven). Als dat niet het geval is, moet u beslissen of u een afwijking op die termijn aanvaardt.

Tot slot moet u nakijken of de duur van de onderbreking die de werknemer vraagt, niet langer is dan de geldende maximumduur. Het is namelijk mogelijk dat de werknemer al bij een andere werkgever thematisch verlof heeft gekregen. Om dat na te kijken, kunt u aan de werknemer vragen om u het bewijs te bezorgen dat de werknemer kan terugvinden in de toepassing BreakatWork (zie de vraag 'Hoe kunt u weten hoelang uw werknemer zijn loopbaan mag onderbreken?').

Bij een aanvraag om ouderschapsverlof

Om recht te hebben op ouderschapsverlof moet de werknemer minstens 12 maanden anciënniteit hebben tijdens de 15 maanden vóór de schriftelijke kennisgeving die hij u heeft bezorgd. U moet dus nakijken of de werknemer aan die voorwaarde voldoet.

Als dat niet het geval is, moet u het ouderschapsverlof weigeren, ook al werd de aanvraag gedaan voor zijn kind jonger dan 12 jaar (of jonger dan 21 jaar bij een kind met een handicap) en de werknemer de procedure heeft nageleefd en het saldo van de onderbreking nog niet is uitgeput.

Bij een aanvraag om 1/10 ouderschapsverlof

Die vorm van onderbreking is geen recht van de werknemer. Daarvoor is uw akkoord nodig.

Daarom moet u beslissen om hem de onderbreking met 1/10 toe te kennen, ook al is het kind jonger dan 12 jaar (of jonger dan 21 jaar bij een kind met een handicap), heeft de werknemer de vereiste anciënniteit, heeft hij de aanvraagprocedure nageleefd en is het saldo van de onderbreking nog niet uitgeput.

Bij een weigering moet u die beslissing schriftelijk aan de werknemer meedelen. Dat moet gebeuren binnen de maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving die hij u heeft bezorgd.

Bij een aanvraag om flexibilisering van de volledige of halftijdse onderbreking

De werknemer mag vragen om:

• zijn volledige onderbreking te splitsen per periode van een week of een veelvoud van dat cijfer; in dat geval is de maximumduur van 4 maanden volledige onderbreking gelijk aan 16 weken schorsing van de arbeidsovereenkomst;
• zijn halftijdse onderbreking van maximum 8 maanden te splitsen in periodes van 1 maand of een veelvoud daarvan.

Om een volledige onderbreking per periode(s) van een week of een veelvoud ervan te verkrijgen of om een halftijdse onderbreking per periode(s) van 1 maand of een veelvoud ervan te verkrijgen, heeft de werknemer uw akkoord nodig. Flexibilisering is immers geen recht, maar enkel een mogelijkheid. Daardoor moet u beslissen of u een aanvraag tot volledige of halftijdse onderbreking voor een van die duurtijden toekent of niet.

Bij een weigering moet u die beslissing schriftelijk aan de werknemer meedelen. Dat moet gebeuren binnen de maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving die hij u heeft bezorgd.

Opmerking

Bij een splitsing:

• van een volledige onderbreking in weken, heeft de werknemer recht op dat saldo zonder uw akkoord, wanneer het resterende saldo lager ligt dan 4 weken;
• van een halftijdse onderbreking in maanden, heeft de werknemer recht op dat saldo zonder uw akkoord, wanneer het resterende saldo een maand bedraagt.

Bij een aanvraag om medische bijstand

Als het gaat om een aanvraag om voltijdse medische bijstand, kan de werknemer vragen om af te wijken van de minimumduur van een maand onderbreking. De aanvraag kan dus gaan over een periode van 1 week, 2 weken of 3 weken.

Maar de flexibilisering, dus een aanvraag van minder dan een maand volledige onderbreking, is geen recht van de werknemer. Het is enkel een mogelijkheid die uw akkoord vereist. U moet dus beslissen of u een aanvraag om medische bijstand voor een periode van 1, 2 of 3 weken toekent of niet.

In geval van weigering, moet u uw beslissing schriftelijk aan de werknemer meedelen binnen de 2 dagen na de ontvangst van de schriftelijke kennisgeving die hij u heeft bezorgd.

Opmerking

Bij flexibilisering van de medische bijstand per week, mag het resterende saldo van de onderbreking zonder uw akkoord worden opgenomen, zolang dat resterende saldo lager ligt dan de minimumduur van een maand.

Wat zijn de modaliteiten van een gedeeltelijke onderbreking?

Ongeacht de vorm van thematisch verlof en de sector waaronder u valt, moet u een standpunt innemen rond de modaliteiten van de prestatievermindering die uw werknemer vraagt.

Als de schriftelijke kennisgeving van de werknemer vermeldt hoe hij zijn prestaties wil verminderen, hoeft u zijn voorstel niet te aanvaarden. In dat geval moet u een tegenvoorstel doen aan de werknemer.

Bijvoorbeeld: een voltijdse medewerker vraagt 1/5 onderbreking, in de vorm van een vermindering van de prestaties met 1 dag per week, elke woensdag. Nu blijkt dat er in de dienst waar uw werknemer werkt al andere personen een prestatievermindering hebben en daardoor op woensdag afwezig zijn. Als de werknemer in kwestie ook die dag afwezig zal zijn, zal er niemand meer de continuïteit van de dienst kunnen garanderen. Daardoor kunt u de prestatievermindering op woensdag weigeren en een andere dag van de week voorstellen, bijvoorbeeld elke maandag.

Als de schriftelijke kennisgeving van de werknemer geen informatie bevat over de manier waarop hij zijn prestaties wil verminderen, moet met de werknemer de deeltijdse uurregeling en arbeidsregeling van de gevraagde onderbreking worden bepaald.

Bijvoorbeeld: een voltijds werknemer vraag een halftijdse onderbreking, maar vermeldt niet hoe hij zijn prestaties wil verminderen. In dat geval moet u een voorstel doen aan de werknemer.

De deeltijdse uurregeling en arbeidsregeling van de prestatievermindering moet in onderling akkoord met de werknemer worden afgesproken. Als de meningen verschillen, moet er worden onderhandeld tot er een akkoord kan worden gevonden. Dat akkoord moet ten laatste op de begindatum van de gedeeltelijke onderbreking worden bereikt.

Bijvoorbeeld: een werknemer vraagt een vermindering met 1/5 elke woensdag. U aanvaart dat niet en doet hem een tegenvoorstel voor een vermindering elke maandag. Dat komt niet goed uit voor de werknemer. Na onderhandelingen, wordt een akkoord bereikt voor een vermindering elke vrijdag.

In de privésector en voor contractuelen in de openbare sector, moet de deeltijdse arbeidsregeling schriftelijk in een avenant bij de arbeidsovereenkomst staan vastgelegd. Consulteer het infoblad E56 voor meer informatie over dit onderwerp.

Kunt u het gevraagde thematisch verlof uitstellen?

Ja, maar enkel als u een werkgever van de privésector bent, of van een gemeentebestuur, provinciebestuur of dienst die daarvan afhangt

In dat geval is er uitstel mogelijk voor ouderschapsverlof en medische bijstand. De modaliteiten en de maximumduur van dat uitstel verschillen afhankelijk van het gevraagde thematisch verlof (zie hieronder).

Voor palliatief kan het begin van de gevraagde onderbreking daarentegen niet worden uitgesteld.

Voor ouderschapsverlof:

U kunt ouderschapsverlof uitstellen voor redenen die te maken hebben met de werking van uw onderneming of dienst. In dat geval moet de beslissing tot uitstel binnen de maand na de schriftelijke kennisgeving die hij u heeft bezorgd, schriftelijk aan de werknemer worden meegedeeld.

Bijvoorbeeld: in een onderneming van de privésector wil een werkneemster die in een kledingwinkel werkt, een maand voltijds ouderschapsverlof nemen van 01.07.2019 tot 31.07.2019. Ze stuurt u haar schriftelijke kennisgeving op 12.04.2019. Maar nu blijkt dat de aanwezigheid van die medewerkster door de soldenperiode van juli vereist is om haar collega's te helpen met het extra werk. In dat geval kunt u als werkgever het ouderschapsverlof uitstellen en moet u de werkneemster daarvan op de hoogte brengen en uw redenen daarvoor toelichten. De schriftelijke kennisgeving van het uitstel moet vóór 12.05.2019 gebeuren, dus binnen de maand na de schriftelijke kennisgeving van de werkneemster.

Dat uitstel is van toepassing zonder afbreuk te doen aan het recht op ouderschapsverlof. Het recht op ouderschapsverlof moet namelijk ingaan ten laatste 6 maanden na de maand waarin het uitstel aan de werknemer werd kennisgegeven.

Opmerking over de leeftijdsgrens van het kind

Bij wijze van uitzondering op de algemene regel kan de begindatum van het ouderschapsverlof na de 12de verjaardag van het kind (of na de 21ste verjaardag als het kind een handicap heeft) vallen, als het ouderschapsverlof volgens de bepalingen in dit infoblad wordt uitgesteld.

In dat geval moet een kopie van de schriftelijke kennisgeving van de werknemer die een begindatum vroeg vóór de leeftijd van 12 (of 21) jaar van zijn kind en een kopie van de schriftelijke kennisgeving van het uitstel van die begindatum tot na die leeftijdsgrens aan de RVA worden bezorgd. Zo hebben we de nodige bewijzen voor het uitstel.

Voor medische bijstand

Tenzij voor medische bijstand aan een minderjarig gehospitaliseerd kind, heeft u de mogelijkheid om voor redenen die te maken hebben met de werking van uw onderneming of dienst, de medische bijstand uit te stellen.

In dat geval moet u schriftelijk en binnen de 2 werkdagen na de ontvangst van de schriftelijke kennisgeving van de werknemer reageren om de begindatum van de onderbreking uit te stellen.

De duur van het uitstel bedraagt maximum 7 dagen.

Wat is de aanvraagprocedure bij de RVA?

Als de werknemer recht heeft op het gevraagde thematisch verlof en de begindatum van de onderbreking vastligt, moet de aanvraag worden ingediend bij de RVA.

Daarmee kan de werknemer onderbrekingsuitkeringen aanvragen. Met die aanvraag kan de RVA ook de periode van thematisch verlof die u aan de werknemer heeft toegekend, bijhouden en integreren in onze databanken om het resterende saldo in de toepassing BreakatWork te kunnen berekenen.

Let op! In geval van ouderschapsverlof mag de werknemer de onderbreking zonder uitkeringen vragen. Hij moet wel een aanvraag bij de RVA indienen, zodat onze diensten kennis kunnen nemen van de periode die aan de werknemer werd toegekend.

De procedure bij de RVA moet worden gevolgd voor elke aanvraag om een thematisch verlof, zowel voor de nieuwe aanvragen als voor latere verlengingen.

De aanvraag wordt liefst elektronisch ingediend. Dat is niet alleen sneller, maar ook beter voor het milieu.

Als dat niet mogelijk is, mag de aanvraag ook op papier worden ingediend.

Per aanvraag kan slechts 1 ononderbroken periode van thematisch verlof en slechts 1 vorm van onderbreking worden aangevraagd.

Hoe de aanvraag elektronisch bij de RVA indienen?

Als u kiest voor een online aanvraag, moet u dat laten weten aan de werknemer en hem vragen om zijn 'e-Box' te activeren.

Tot slot moet u eerst uw deel invullen en dat via internet aan de RVA bezorgen. Het deel van de aanvraag dat u moet invullen, vindt u onder het luik 'werkgevers' van de portaalsite van de sociale zekerheid: https://www.socialsecurity.be.

Na die eerste stap krijgt de werknemer in zijn e-Box een melding dat hij zijn deel van de aanvraag kan invullen. Daarvoor klikt hij op de link in de mail. Hij kan dan zijn deel invullen en doorsturen via de online dienst van het portaal van de sociale zekerheid. Als de werknemer zijn deel niet elektronisch kan invullen, kan hij het PDF-document dat door de toepassing wordt gegenereerd, afdrukken, invullen, ondertekenen en aangetekend versturen naar het RVA-kantoor waarvan hij afhangt.

Let op! Als de aanvraag online wordt ingediend bij de RVA, is ze pas volledig en ontvankelijk zodra de werknemer zijn deel heeft doorgestuurd.

Te verstrekken bewijzen

Bij een aanvraag om medische bijstand of palliatief verlof, moet het model van attest dat de werknemer u bij zijn schriftelijke kennisgeving heeft voorgelegd, volledig ingevuld en ondertekend, worden geüpload.

Voor medische bijstand gaat het om deze modellen van attesten:

• ofwel 'medisch attest 1', als de aanvraag wordt ingediend bij een werkgever van de privésector, van een gemeente, provincie of dienst die daarvan afhangt, en de aanvraag een ernstig ziek gezins- of familielid betreft;
• ofwel 'medisch attest 2', als de aanvraag wordt ingediend bij een werkgever van een andere sector (federale of gewestelijke overheid, gemeenschap, onderwijs enz.), en de aanvraag een ernstig ziek gezins- of familielid betreft;
• ofwel 'medisch attest 3', als de aanvraag (voor alle sectoren) een ernstig ziek of gehospitaliseerd kind betreft.

Voor palliatief verlof gaat het om het model 'medisch attest – palliatieve zorgen'.

Als een werknemer verlof voor mantelzorg vraagt, moet hij zorgen voor een gescande kopie van de erkenning als mantelzorger met sociaal recht van het ziekenfonds.

Zonder het medisch attest of de erkenning als mantelzorger kan de RVA de aanvraag niet behandelen.

De andere bewijzen die de werknemer u heeft bezorgd om aan te tonen dat hij recht had op het gevraagde thematisch verlof (bijvoorbeeld attesten voor ouderschapsverlof) hoeven niet te worden toegevoegd aan de online aanvraag aan de RVA.  Toch moeten die bewijzen worden bijgehouden. De RVA kan die namelijk opvragen om na te gaan of de aanvraag wel conform is. Als, in geval van controle, die bewijzen niet aan de RVA worden voorgelegd of niet conform de reglementering zijn, kan de RVA een beslissing tot herziening nemen en eventueel de onderbrekingsuitkeringen die al werden betaald, terugvorderen.

Hoe de aanvraag met een papieren formulier bij de RVA indienen en welk formulier gebruiken?

Als de aanvraag niet elektronisch kan worden ingediend, kan ze ook met een papieren formulier worden ingediend. Dat kan worden gedownload in de rubriek 'Formulieren en attesten' van het gedeelte Documentatie van onze website.

De werknemer moet deel 1 van het formulier en de nodige attesten invullen, ondertekenen en dateren.

Bij een aanvraag om medische bijstand of palliatief verlof, moet ook de behandelend arts van de patiënt het nodige attest invullen, dateren, ondertekenen en er zijn stempel op zetten.

Als werkgever moet u deel 2 van het formulier invullen, dateren, ondertekenen en er de stempel van uw onderneming of instelling op aanbrengen.

Beide delen van het formulier en de attesten moeten worden geniet en met de post naar de RVA worden gestuurd.

Het formulier moet aangetekend worden verstuurd.

• voor ouderschapsverlof en medische bijstand: naar de dienst OCR van het hoofdbestuur van de RVA, Keizerslaan 7-9, 1000 Brussel;
• voor palliatief verlof of verlof voor mantelzorg: naar de 'dienst Loopbaanonderbreking/Tijdskrediet' van het RVA-kantoor waarvan de werknemer afhangt.

De werknemer is verantwoordelijk voor de verzending van het formulier. De RVA aanvaardt ook gewone zendingen, maar in geval van betwisting ligt de bewijslast van de indiening van de aanvraag bij de werknemer.

Afhankelijk van het thematisch verlof moeten de volgende formulieren worden gebruikt:

• Voor ouderschapsverlof

gaat het om het formulier 'C61 – ouderschapsverlof'.

Let op! In autonome overheidsbedrijven (Proximus, NMBS, Bpost of Skeyes) moet het formulier 'C61 OB – ouderschapsverlof' worden gebruikt.

• Voor medische bijstand

gaat het om het formulier 'C61 – medische bijstand'.

Let op! In autonome overheidsbedrijven (Proximus, NMBS, Bpost of Skeyes) moet het formulier 'C61 OB – medische bijstand' worden gebruikt.

• Voor palliatief verlof

gaat het om het formulier 'C61 – palliatieve zorgen'.

Let op! In autonome overheidsbedrijven (Proximus, NMBS, Bpost of Skeyes) moet het formulier 'C61 OB – palliatieve zorgen' worden gebruikt.

• Voor verlof voor mantelzorg

gaat het om het formulier 'C61 – mantelzorg'.

Binnen welke termijn moet het formulier worden ingediend bij de RVA?

De volledig ingevulde aanvraag moet samen met de eventueel vereiste stukken ten laatste 2 maanden na de begindatum van het thematisch verlof bij de RVA worden ingediend. Die termijn geldt voor de eerste aanvragen en voor eventuele latere verlengingen.

Wanneer de aanvraag na die termijn van 2 maanden na de ingangsdatum of verlenging van de onderbreking bij de RVA wordt ingediend, kan het recht op uitkeringen pas aan de werknemer worden toegekend vanaf de verzenddatum.

Opmerking! Wanneer de aanvraag online naar de RVA wordt gestuurd, houden onze diensten rekening met de verzendingsdatum van het gedeelte van de werknemer om na te kijken of de aanvraag tijdig werd ingediend.

Van welk RVA-kantoor hangt de werknemer af?

Het kantoor dat bevoegd is voor de woonplaats van de werknemer zal zijn dossier behandelen.

Uitzondering: als de werknemer gedomicilieerd is in een ander land van de Europese Economische Ruimte of in Zwitserland, is het het kantoor dat bevoegd is voor de gemeente van zijn onderneming, vzw ... dat het dossier behandelt.

Hoe behandelt de RVA de aanvraag?

Wanneer de RVA de aanvraag heeft ontvangen, kijken onze diensten eerst na of de aanvraag volledig is. Als dat niet zo is, zal het RVA-kantoor waarvan de werknemer afhangt de ontbrekende elementen bij hem opvragen.

Zodra we de volledige aanvraag hebben, controleren onze diensten of de werknemer aan de toelatingsvoorwaarden voldoet.

• Als niet is voldaan aan de toegangsvoorwaarden:

wordt het thematisch verlof geweigerd. In dat geval sturen wij u een kopie van de beslissing C62 tot weigering.

Bijvoorbeeld: de werknemer vraagt ouderschapsverlof, maar onze diensten stellen vast dat zijn begindatum na de leeftijd van 12 jaar van het kind ligt, terwijl het kind geen handicap heeft waarmee de leeftijdsgrens opschuift naar 21 jaar.

De weigering van het thematisch verlof betekent dat de werkgever niet het recht heeft om zijn prestaties op te schorten of te verminderen. Bijgevolg wordt de werknemer geacht zijn functies weer op te nemen in zijn oorspronkelijke arbeidsregime. Maar met uw toestemming zou de werknemer zijn thematisch verlof wel kunnen omzetten in verlof zonder wedde (in geval van schorsing van de prestaties) of in een deeltijdse arbeidsovereenkomst (in geval van vermindering van de prestaties).

• Als is voldaan aan de toelatingsvoorwaarden:
  • Als de werknemer het thematisch verlof vraagt zonder uitkeringen, sturen onze diensten hem een positieve beslissing C62 met de bevestiging van de gevraagde periode; 
  • Als het gaat om een aanvraag ouderschapsverlof met uitkeringen, medische bijstand of palliatief verlof, kijken onze diensten na of de toekenningsvoorwaarden zijn vervuld (woonplaats, cumulatieregels met andere activiteiten enz.);
    • Als de toekenningsvoorwaarden vervuld zijn, sturen onze diensten de werknemer een positieve beslissing C62 met de vermelding van het uitkeringsbedrag waarop hij recht heeft en vervolgens wordt die uitkering hem elke maand op de vervaldag betaald;
    • Als de voorwaarden voor de toekenning van uitkeringen niet zijn voldaan, sturen onze diensten een negatieve beslissing C62 naar de werknemer. Daarin staat afhankelijk van de situatie:
    • dat het recht op ouderschapsverlof wordt toegekend zonder onderbrekingsuitkeringen;
    • dat het recht op verlof voor medische bijstand of palliatief verlof wordt geweigerd of toegekend zonder uitkeringen (bijvoorbeeld als er cumulatie is met een overlevingspensioen).

Moet u tijdens het thematisch verlof stappen ondernemen bij de RVA?

Nee. Het is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de werknemer om het RVA-kantoor waarvan hij afhangt op de hoogte te brengen van alle wijzigingen in zijn persoonlijke situatie (adreswijzigingen, wijziging van rekeningnummer, start van een zelfstandige nevenactiviteit of een nevenactiviteit in loondienst, ontvangst van een overlevingspensioen enz.).

Als het thematisch verlof met uw toestemming voortijdig wordt stopgezet of als de arbeidsovereenkomst wordt gewijzigd of verbroken, is de werknemer eveneens verplicht zijn RVA-kantoor daarvan op de hoogte te brengen.

Alle kennisgevingen m.b.t. een wijziging van de situatie van de werknemer moeten schriftelijk worden gericht aan de RVA. Daartoe kan de werknemer de 'Aangifte van een wijziging betreffende de gegevens' gebruiken, waarvan het model op onze website kan worden gedownload.

Als er geen voorafgaande verklaring was en als het recht op de onderbrekingsuitkeringen moet worden herzien, is het mogelijk dat de onterecht betaalde bedragen moeten worden teruggevorderd.

NB Arbeidsongeschiktheid, verwijdering wegens zwangerschap en/of moederschapsverlof hebben geen invloed op het lopende thematisch verlof. Die informatie hoeft dus niet aan de RVA te worden meegedeeld. Voor meer informatie over dit onderwerp, zie de Vraag/Antwoord daarover in onze FAQ.

Hoe kan de werknemer zijn dossier opvolgen?

De werknemer kan zijn dossier online raadplegen op de portaalsite van de sociale zekerheid, in de rubriek 'Online diensten' van het gedeelte 'De sociaal verzekerde / Dossier loopbaanonderbreking / Raadpleging'. Hij heeft er toegang toe via deze link op onze website.

Om toegang te hebben tot zijn onlinedossier, moet de werknemer zich wel aanmelden met zijn elektronische identiteitskaart (ook 'eID' genoemd) of met de app 'Itsme'.

Dankzij die toepassing kan hij de volgende zaken online raadplegen:

• de vooruitgang van zijn dossier;
• de beslissing C62 tot toekenning of weigering;
• en, als hij onderbrekingsuitkeringen heeft gevraagd en gekregen:
  • het bedrag van de uitkeringen;
  • de betaaldatum;
  • de historiek van de uitkeringen;
  • de fiscale fiche 281.18 waarmee hij zijn inkomstenaangifte kan invullen.

Als de werknemer geen toegang tot internet heeft of als hij zich niet kan identificeren, kan hij informatie over de behandeling van zijn dossier (Is het formulier al ontvangen? Hoe zit het met de beslissing en de betaling van de uitkeringen? enz.) krijgen via het contactcenter van de RVA, op het nummer 02 515 44 44.