Bijlage C4-ARBEIDSBEWIJS

Wat staat er in dit infoblad?

Dit infoblad moet u, in uw hoedanigheid van werkgever, helpen om de papieren bijlage C4-ARBEIDSBEWIJS, die u moet overmaken aan uw werknemer, rubriek per rubriek in te vullen.

Opmerking: omwille van de leesbaarheid, verwijzen we in dit infoblad:

• specifiek naar het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS met ‘C4’ of ‘C4-formulier’;
• specifiek naar de bijlage C4-ARBEIDSBEWIJS met ‘de bijlage C4’.

Wanneer moet u een bijlage C4-ARBEIDSBEWIJS afleveren?

Er zijn verschillende situaties waarin u een bijlage C4 moet afleveren.

• Ofwel vult u het document op eigen initiatief in. Dat is het geval wanneer u op het C4-formulier ‘ja’ geantwoord hebt op één of meerdere vragen van deel B ‘nog niet aangegeven of nog niet aanvaarde RSZ-kwartaalaangiften’. Het betreft de volgende situaties:
  • de voltijdse of deeltijdse tewerkstelling van uw werknemer werd onderbroken tijdens nog niet aangegeven of nog niet aanvaarde RSZ-kwartalen;
  • en/of uw deeltijdse werknemer presteerde meer uren (overuren of meeruren waarvoor geen inhaalrust werd toegekend) dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur (factor Q) vermeld op het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS.
• Ofwel vult u het in op vraag van de uitbetalingsinstelling van uw werknemer:
  • de uitbetalingsinstelling vraagt het in rubriek I van de bijlage-C4-ARBEIDSBEWIJS.

U moet voor de betrokken kwartalen een bijlage C4 invullen per tewerkstelling in de zin van de DmfA en die bijlage(n) overmaken aan uw werknemer.

Voorbeelden – aantal bijlagen C4 die bij het formulier C4 moeten worden gevoegd in geval van tijdskrediet (of loopbaanonderbreking)

Voorbeeld 1

Betrokkene vat op 01.04.2010 een voltijdse tewerkstelling (38/38) aan.

Volledige schorsing tijdskrediet van 01.02.2012 tot 31.08.2013.

Betrokkene werkt opnieuw voltijds zonder onderbreking vanaf 01.09.2013 tot op het einde van de arbeidsovereenkomst op 31.10.2013.

Hypothese: op het ogenblik waarop de werkgever het C4-formulier invult, werd enkel het 3e RSZ-kwartaal nog niet aanvaard (en werd de RSZ-aangifte van het 4de kwartaal nog niet ingediend).

De werkgever moet een formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS en evenveel formulieren BIJLAGE C4-ARBEIDSBEWIJS invullen als er DmfA-tewerkstellingen zijn in de nog niet aanvaarde of ingediende RSZ-kwartalen. In dit voorbeeld moeten er dus twee bijlagen C4-ARBEIDSBEWIJS worden ingevuld:

• een formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS met de volgende gegevens:
  • begindatum tewerkstelling: 01.09.2013;
  • datum van indiensttreding: 01.04.2010;
  • Q/S: 38/38;
  • einddatum tewerkstelling: 31.10.2013.
• een BIJLAGE C4-ARBEIDSBEWIJS met de tewerkstellingsgegevens met betrekking tot de periode van tijdskrediet:
  • van 01.07.2013 tot 30.09.2013 (3de kwartaal) met een factor Q/S = 0/38 om de periode te dekken vanaf 01.07.2013 tot en met 31.08.2013).
• een BIJLAGE C4-ARBEIDSBEWIJS met de tewerkstellingsgegevens met betrekking tot de periode van voltijdse werkhervatting:
  • van 01.07.2013 tot 30.09.2013 (3de kwartaal) met een factor Q/S = 38/38 (deze rubriek dekt eigenlijk de periode waarin Q/S = 38/38, die loopt van 01.09.2013 tot 30.09.2013);
  • van 01.10.2013 tot 31.10.2013 (4de kwartaal) met een tewerkstellingsbreuk Q/S = 38/38.

Voorbeeld 2

Betrokkene vat op 01.04.2010 een voltijdse tewerkstelling aan als contractueel (38/38).

Voltijdse loopbaanonderbreking van 01.01.2012 tot 31.03.2012

Betrokkene werkt opnieuw voltijds zonder onderbreking vanaf 01.04.2012 tot op het einde van de arbeidsovereenkomst op 31.10.2013.

Hypothese: op het ogenblik waarop de werkgever het C4-formulier invult, werd enkel het 3e RSZ-kwartaal nog niet aanvaard (en werd de RSZ-aangifte van het 4e kwartaal nog niet ingediend).

De werkgever moet 1 formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS invullen voor de voltijdse periode van 01.04.2012 tot 31.10.2013 met als:

• begindatum tewerkstelling: 01.04.2012;
• datum van indiensttreding: 01.04.2010;
• Q/S: 38/38;
• einddatum tewerkstelling: 31.10.2013.

Aangezien er in de nog niet aanvaarde RSZ-kwartalen geen onderbreking is, moet de werkgever geen formulier bijlage-C4-arbeidsbewijs invullen.

Voorbeeld 3

Betrokkene vat op 01.04.2010 een voltijdse tewerkstelling (38/38) aan.

Gedeeltelijke schorsing tijdskrediet (19/38) van 01.02.2013 tot 31.08.2013.

Betrokkene werkt opnieuw voltijds zonder onderbreking vanaf 01.09.2013 tot op het einde van de arbeidsovereenkomst op 31.10.2013.

Hypothese: op het ogenblik waarop de werkgever het C4-formulier invult, werd enkel het 3e RSZ-kwartaal nog niet aanvaard (en werd de RSZ-aangifte van het 4e kwartaal nog niet ingediend).

De werkgever moet een formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS en evenveel formulieren BIJLAGE C4-ARBEIDSBEWIJS invullen als er DmfA-tewerkstellingen zijn in de nog niet aanvaarde of ingediende RSZ-kwartalen. In dit voorbeeld moeten er dus twee bijlagen C4-ARBEIDSBEWIJS worden ingevuld:

• een formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS met de volgende gegevens:
  • begindatum tewerkstelling: 01.09.2013;
  • datum van indiensttreding: 01.04.2010;
  • Q/S: 38/38;
  • einddatum tewerkstelling: 31.10.2013.
• een BIJLAGE C4-ARBEIDSBEWIJS met de tewerkstellingsgegevens met betrekking tot de periode van tijdskrediet:
  • van 01.07.2013 tot 30.09.2013 (3de kwartaal) met een factor Q/S = 19/38 (dekt de periode vanaf 01.07.2013 tot en met 31.08.2013).
• een BIJLAGE C4- ARBEIDSBEWIJS met de gegevens van de tewerkstelling betreffende de periode van voltijdse werkhervatting:
  • van 01.07.2013 tot 30.09.2013 (3de kwartaal) met een factor Q/S = 38/38 (deze rubriek dekt eigenlijk de periode waarin Q/S = 38/38, die loopt van 01.09.2013 tot 30.09.2013);
  • van 01.10.2013 tot 31.10.2013 (4de kwartaal) met een tewerkstellingsbreuk Q/S = 38/38.

Wat moet u invullen in het gedeelte dat is voorbehouden voor de gegevens van de werknemer en de werkgever?

Werknemer

U vermeldt de naam en de voornaam van uw werknemer, alsook het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ).

Werkgever

Naam of handelsnaam

U vermeldt de naam van uw onderneming of de handelsnaam ervan.

Werkgeverscategorie

U vermeldt hier de werkgeverscategorie waartoe u behoort. Het gaat om een code bestaande uit 3 cijfers.

De volledige lijst met codes van werkgeverscategorieën kunt u terugvinden op de portaalsite van de sociale zekerheid www.socialsecurity.be > Onderneming > RSZ-werkgevers > Codelijsten > Gestructureerde bijlage nr. 27 ‘werkgeverscategorieën’.

De werkgeverscategorie bepaalt, in combinatie met het werknemerskengetal, welke socialezekerheidsbijdragen de werkgever verschuldigd is aan de RSZ.

Ondernemingsnummer

In dat veld vermeldt u het nummer voor de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) van uw onderneming. Het gaat om een uniek identificatienummer van uw onderneming, dat u gekregen heeft bij uw inschrijving in de registers van de KBO.

Dat nummer bestaat uit 10 cijfers en begint met een 0 of een 1.

U vermeldt ofwel het KBO-nummer ofwel het RSZ-nummer van uw onderneming op de BIJLAGE C4.

Indien u meer informatie wenst over de KBO, kunt u de website raadplegen van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (www.economie.fgov.be).

RSZ-nummer

U vult hier het inschrijvingsnummer van uw onderneming bij de RSZ of de DIBISS, de Dienst voor de Bijzondere Socialezekerheidsstelsels (vroeger de RSZPPO) in.

Indien u een werkgever bent die onderworpen is aan de RSZ, telt dat nummer 9 cijfers.

Indien u een werkgever bent die onderworpen is aan de DIBISS, telt dat nummer 8 cijfers.

Wat moet u invullen in het deel ‘Gegevens over de tewerkstelling’?

Begindatum tewerkstelling

Vermeld hier de begindatum van de tewerkstelling zoals vermeld op de C4. Zo kan de BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS gekoppeld worden aan het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS.

Einddatum tewerkstelling

Vermeld hier de einddatum van de tewerkstelling zoals vermeld op de C4. Zo kan de BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS gekoppeld worden aan het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS.

Q/S

Vermeld hier de factor Q/S zoals vermeld op de C4. Zo kan de BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS gekoppeld worden aan het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS.

Wat moet u invullen in het deel ‘Gegevens niet-aanvaarde RSZ-kwartaalaangiften’?

RSZ-kwartaal

Hier vult u de begin- en einddatum van het kwartaal in.

Belangrijke opmerkingen:

• Verwar deze datums niet met de begin- en de einddatum van de tewerkstelling. Indien uw werknemer in de loop van het betreffende kwartaal in of uit dienst trad, vermeldt u de begin- of einddatum van het kwartaal en niet de datum waarop u de werknemer aangeworven of ontslagen hebt.

  De begin- en einddatum vallen in de meeste gevallen samen met de eerste en laatste dag van het burgerlijk kwartaal (01/01, 31/03, 01/04, 30/06, 01/07, 30/09, 01/10 en 31/12).

  In sommige gevallen wijkt het RSZ-kwartaal af van het kalenderkwartaal.

• Als uw werknemer per week of per 4 weken wordt betaald, mag een betalingsperiode niet over 2 kwartalen gespreid zijn.
• De begindatum van het eerste kwartaal is steeds 01/01 en de einddatum van het vierde kwartaal is steeds 31/12.

Meer uitleg hierover is te vinden op de portaalsite van de sociale zekerheid in de instructies voor de werkgevers voor het invullen van de RSZ-kwartaalaangifte.

Het blok A ‘Prestaties’

Aantal dagen per week van de arbeidsregeling

U vult dit enkel in voor de voltijdse werknemers.

Het gemiddeld aantal dagen per week wordt anders bepaald voor een vast dan voor een variabel arbeidsregime:

• Een vast arbeidsregime is een regime waarin uw werknemer iedere week hetzelfde aantal dagen werkt. In dat geval vermeldt u het aantal dagen per week tijdens dewelke uw werknemer geacht wordt te werken (1, 2, 3, …, 7) ongeacht het aantal uur per dag.
• In een variabel arbeidsregime werkt uw werknemer niet elke week hetzelfde aantal dagen. Er zijn dan twee mogelijke situaties:
  • ofwel is het een gemiddelde op basis van de cyclus. Dat gemiddelde bekomt u door rekening te houden met de te werken dagen tijdens het geheel van de arbeidscyclus. Dat gemiddelde kan eventueel 2 decimalen bevatten;
  • ofwel is het een variabel regime zonder cyclus. U moet dan het totale aantal dagen delen door het aantal weken van het kwartaal.

Aantal dagen/uren arbeidsprestaties

U vermeldt hier de arbeidsprestaties van uw werknemer in het betrokken kwartaal.

 Voltijdse werknemers

Vermeld voor de voltijdse werknemers enkel de dagen, afgerond tot halve dagen.

Deeltijdse werknemers

Vermeld voor de deeltijdse werknemers enkel de prestaties in uren.

Opgelet: dit geldt ook voor sommige voltijdse werknemers:

• de werknemers die effectief deeltijds werken omdat ze hun prestaties hebben verminderd in het kader van loopbaanonderbreking of tijdskrediet;
• of de werknemers die effectief deeltijds werken omdat ze het werk deeltijds hebben hervat na een ziekte of een ongeval.

Afwezigheden zonder loon

Kruis de gebeurtenissen aan die zich hebben voorgedaan in de loop van het kwartaal:

• Arbeidsongeschiktheid;
• Moederschapsbescherming;
• Vaderschapsverlof;
• Arbeidsongeval;
• Beroepsziekte;
• tijdelijke werkloosheid of schorsing bedienden wegens werkgebrek;
• jeugd- of seniorvakantie;
• volledige schorsing of vermindering van de prestaties in het kader van loopbaanonderbreking of tijdskrediet;
• pleegzorgverlof;
• deeltijdse werkhervatting na een ziekte of een ongeval.

Aantal dagen/uren verlof zonder wedde en andere onbezoldigde afwezigheden

Het gaat hier om onbezoldigde afwezigheidsdagen en dagen van verlof zonder wedde die u nog niet heeft vermeld, noch onder ‘arbeidsprestaties’, noch onder ‘afwezigheden zonder loon’.

Voor voltijdse werknemers vermeldt u de dagen en voor de deeltijdse werknemers (en daarmee gelijkgestelden) vermeldt u enkel de uren.

Blok B ‘Bezoldigingen’

U vult het blok B in als de uitbetalingsinstelling u daarom gevraagd heeft in de rubriek I van de bijlage C4.

U vermeldt de bezoldigingen enkel op kwartaalbasis.

Voor een aantal specifieke categorieën van werknemers (bijvoorbeeld werknemers die per taak of per stuk worden bezoldigd) is het noodzakelijk om de bezoldigingen op kwartaalbasis mee te delen omdat het recht op werkloosheidsuitkeringen wordt vastgesteld op basis van de bezoldigingen die zij ontvangen hebben in de loop van een referteperiode.

De bezoldigingen die overeenstemmen met de verschillende DmfA(PPO)-codes mogen worden samengeteld, behalve code 7 (enkel vertrekvakantiegeld voor bedienden, onderhevig aan bijdragen), code 8 (supplement voor tewerkstelling van een gelegenheidswerknemer in de horeca op zaterdag, een dag voor een feestdag, zondag of een feestdag), code 11 (vertrekvakantiegeld, uitbetaald aan bedienden niet onderhevig aan bijdragen) en code 20 (die enkel geldt voor de gepensioneerde werknemers).

Moet u de bijlage C4 ondertekenen?

Ja. U of uw afgevaardigde moet steeds uw handtekening en de stempel van uw onderneming plaatsen op het formulier.

Er is geen vrijstelling van ondertekening.

U mag ook geen gescande handtekening gebruiken.

Voorbeelden – Wijze waarop de BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS moet worden ingevuld

Voorbeeld 1

Een voltijdse bediende in een vaste arbeidsregeling van 5 arbeidsdagen per week, is ziek van 15.01.2015 tot en met 20.03.2015 (= onderbreking van de tewerkstelling). Op 31.03.2015 eindigt zijn contract. De werkgever moet ook het formulier bijlage-C4-arbeidsbewijs invullen waarop hij de prestaties moet vermelden van het 1ste kwartaal.

In vak A vermeldt de werkgever:
‘Aantal dagen arbeidsprestaties’: 38 dagen, namelijk:

• arbeid van 01.01.2015 tot 14.01.2015 = 10 dagen.
• gewaarborgd maandloon van 15.01.2015 tot 13.02.2015 = 21 dagen
• arbeid van 23.03.2015 tot 31.03.2015 = 7 dagen.

Totaal = 10 + 21 + 7 = 38 dagen, te vermelden in de rubriek ‘Aantal dagen arbeidsprestaties’

Daaronder kruist hij het eerste vakje aan ‘arbeidsongeschiktheid, moederschapsbescherming, vaderschaps- of adoptieverlof.’

Voorbeeld 2

Een voltijdse arbeider in een vaste arbeidsregeling van 5 arbeidsdagen per week, wordt ziek van 15.01.2015 tot en met 20.03.2015 (= onderbreking van de tewerkstelling). Op 31.03.2015 eindigt zijn contract. De werkgever moet ook het formulier BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS invullen waarop hij de prestaties moet vermelden van het 1ste kwartaal.

In vak A vermeldt de werkgever:

‘Aantal dagen arbeidsprestaties’: 38 dagen, namelijk:

• arbeid van 01.01.2015 tot 14.01.2015 = 10 dagen.
• gewaarborgd loon (gewaarborgd loon 1ste week, 2de week en dagen met bijpassing of voorschot cao12bis/13bis) van 15.01.2015 tot 13.02.2015 = 21 dagen
• arbeid van 23.03.2015 tot 31.03.2015 = 7 dagen.

Totaal = 10 + 21 + 7 = 38 dagen, te vermelden in de rubriek ‘Aantal dagen arbeidsprestaties’

Daaronder kruist hij het eerste vakje aan ‘arbeidsongeschiktheid, moederschapsbescherming, vaderschaps- of adoptieverlof.’

Voorbeeld 3

Een voltijdse werknemer in een vaste arbeidsregeling van 5 arbeidsdagen per week, neemt van 15.01.2015 tot en met 20.03.2015 onbetaald verlof. Op 31.03.2015 eindigt zijn contract. De werkgever moet ook het formulier BIJLAGE-C4-ARBEIDSBEWIJS invullen waarop hij de prestaties moet vermelden van het 1ste kwartaal.

In vak A vermeldt de werkgever:

• ‘Aantal dagen arbeidsprestaties’: 17 dagen, het resultaat van:
  • arbeid van 01.01.2015 tot 14.01.2015 = 10 dagen;
  • arbeid van 23.03.2015 tot 31.03.2015 = 7 dagen.
• ‘Aantal dagen verlof zonder wedde en andere onbezoldigde afwezigheden’: 47 dagen.