Tijdelijke werkloosheid - procedure

Wanneer u tijdelijke werkloosheid invoert, bent u verplicht een aantal formaliteiten te vervullen ten opzichte van:

• de RVA: mededeling over tijdelijke werkloosheid en maandelijkse mededeling van de eerste effectieve werkloosheidsdag;
• de werknemers: afleveren van formulieren en/of uitvoeren van bepaalde ASR's (aangifte inzake sociale risico's).

De bedoeling van dit infoblad is hierover meer uitleg te geven.

Voor meer gedetailleerde uitleg, raadpleeg de specifieke infobladen over tijdelijke werkloosheid. Die zijn verkrijgbaar bij het RVA-kantoor of op de website https://www.rva.be/documentatie/infobladen-werkgevers.

Wat moet u doen ten opzichte van de RVA?

Schorsing van de arbeidsovereenkomst voor bedienden

U moet voorafgaandelijk een formulier C106A of C106A-NBTW versturen naar het RVA-kantoor, waarin u aantoont dat u voldoet aan de preliminaire voorwaarden voor het invoeren van de schorsing voor bedienden. Voor meer inlichtingen, lees het infoblad nr. E54 'Schorsing bedienden ingevolge werkgebrek voor ondernemingen in moeilijkheden – preliminaire voorwaarden'.

Mededeling aan het RVA-kantoor

U bent verplicht de volgende mededelingen te versturen aan de RVA:

• in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders en bedienden: voorafgaandelijke mededeling van de voorziene economische werkloosheid;
• in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge technische stoornis: mededeling van de datum en de aard de technische stoornis;
• in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders en bedienden, technische stoornis en slecht weer: maandelijkse mededeling van de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand;
• in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge staking of lock-out: mededeling van de begindatum van de tijdelijke werkloosheid en de omstandigheden van de staking of lock-out.

In geval van tijdelijke werkloosheid door overmacht moet u ook een mededeling versturen zodat de RVA kan controleren of aan de voorwaarden voor het invoeren van tijdelijke werkloosheid door overmacht is voldaan. In geval van overmacht om medische redenen (ten gevolge van een vermindering van de fysieke geschiktheid van de werknemer) hoeft u geen mededeling van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht te versturen.

Ook uitzendkrachten kunnen onder bepaalde voorwaarden tijdelijk werkloos worden gesteld wegens economische oorzaken.  Voor uitzendkrachten worden de mededelingen tijdelijke werkloosheid verstuurd door het uitzendbureau. Het uitzendbureau vermeldt dan dat de mededelingen worden verstuurd voor uitzendkrachten, en vermeldt ook de naam en het KBO-nummer van de gebruiker.

Hoe moet de mededeling aan de RVA verricht worden?

De mededelingen aan de RVA moeten in principe elektronisch verricht worden, via de portaalsite van de sociale zekerheid (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/vbook/general/about_livre.htmw) of via batch (gestructureerde elektronische berichten).

Enkel in de volgende 3 gevallen moet u de elektronische mededeling vervangen door een aangetekende brief of door een fax, gericht aan het RVA-kantoor van de plaats waar de onderneming is gevestigd:

• U verricht voor het eerst een mededeling tijdelijke werkloosheid ingevolge een schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of u verricht opnieuw een mededeling tijdelijke werkloosheid na een periode van onderbreking van 24 maanden (berekend van datum tot datum).
• U beschikt niet over de nodige informaticamiddelen om een elektronische mededeling te verrichten en u hebt een vrijstelling van elektronische mededeling gekregen van de directeur van het RVA-kantoor.
• U kunt de mededeling niet elektronisch verrichten wegens technische problemen (tijdelijk probleem met de internetverbinding, computerpanne ...).

Voor meer informatie over de elektronische mededeling en de voormelde uitzonderingen, zie het infoblad nr. E53 'Tijdelijke werkloosheid – elektronische mededeling van de tijdelijke werkloosheid aan de RVA'. Dat infoblad kunt u krijgen bij het RVA-kantoor of downloaden van de website www.rva.be.

Van elke elektronische mededeling ontvangt u een ontvangstbericht met vermelding van een uniek nummer en de inhoud van de mededeling.  U kunt de elektronische mededelingen raadplegen.  Indien nodig, kunt u een elektronische mededeling annuleren of wijzigen.

Het bevoegde RVA-kantoor kijkt na of de mededeling conform is met de reglementering (bv. of de toegelaten maximumduur of de termijn voor de mededeling is gerespecteerd).

• Indien de mededeling reglementair in orde is, wordt de inhoud ervan ingebracht in een databank die ter beschikking staat van de uitbetalingsinstellingen (ACV, ABVV, ACLVB of Hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen).  Zij kunnen die gegevens dan raadplegen met het oog op het correct uitbetalen van uitkeringen aan de tijdelijk werklozen.

Indien de mededeling reglementair niet in orde is, ontvangt u daarvan een schriftelijk bericht.  U kunt uw situatie dan zo snel mogelijk regulariseren door een nieuwe mededeling te verrichten of door de ontbrekende gegevens over te maken.

Welke formaliteiten moet u vervullen voor de werknemer?

Maandelijkse afgifte van een controlekaart

Principe

Sinds 01.01.2025 zijn werknemers verplicht de controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2) elektronisch in te vullen.

Dat betekent dat ze de papieren controlekaart C3.2A niet meer mogen gebruiken en dat u die ook niet meer mag afleveren.

Vanaf de eerste dag werkloosheid van de maand moeten werknemers de elektronische controlekaart eC3.2 invullen volgens de instructies in de legende. Werknemers van de bouwsector moeten hun kaart vanaf de 1ste dag van de maand invullen.

Werknemers moeten vooral (vóór ze beginnen te werken) alle arbeidsprestaties vermelden die ze verrichten voor zichzelf of voor een derde, alsook de ziektedagen, de vakantiedagen en de niet-gepresteerde dagen gedekt door loon.

Op het einde van de maand moeten de werknemers de controlekaart eC3.2 indienen bij hun uitbetalingsinstelling (HVW, ACLVB, ACV, ABVV).

Lees voor meer informatie over de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid eC3.2 het infoblad E74 ('De elektronische controlekaart eC3.2').

Uitzondering

U mag papieren controlekaarten C3.2A blijven afleveren aan werknemers als u onder het paritair comité voor maatwerkbedrijven en sociale werkplaatsen (PC 327) valt, en dat voor onbepaalde duur.

De volgende principes blijven van toepassing:

• U levert een controlekaart tijdelijke werkloosheid C3.2A af aan de tijdelijk werkloos gestelde werknemer.
• De controlekaarten C3.2A zijn genummerd en u kunt ze niet zelf afdrukken.  U kunt gratis exemplaren bekomen bij het economaat van het RVA-kantoor.
• In principe moet u de controlekaart spontaan aan de werknemer overhandigen, uiterlijk op de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand.  Bij staking of lock-out levert u de kaart af op verzoek van de werknemer.
• Als onderneming die aangepast werk aanbiedt en werknemers met een handicap tijdelijk werkloos stelt, kunt u voor die werknemers eventueel een afwijking aanvragen van de reglementaire procedure voor het bijhouden van de papieren controlekaart C3.2A-tijdelijke werkloosheid. Daarvoor kunt u het formulier Aanvraag afwijking C3.2A-Maatwerkbedrijf gebruiken.
• Vooraleer de controlekaart af te leveren, vult u de identiteitsgegevens in en geeft u het nummer van de kaart aan in het validatieboek. Die verplichting geldt enkel in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek wegens economische oorzaken en slecht weer/
• U hebt de keuze tussen het bijhouden van een papieren validatieboek of het gebruik van een elektronisch validatieboek via de portaalsite van de sociale zekerheid ((https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/vbook/general/about_livre.htmw).  U moet daarvoor in het bezit zijn van een gebruikersnaam en een wachtwoord.  Uitleg omtrent de toegangsprocedure is te vinden op voormelde site. 

Elektronische aangifte – ASR scenario 2 ‘Aangifte vaststellen recht tijdelijke werkloosheid of schorsing bedienden’

Werklozen moeten een uitkeringsaanvraag indienen:

• tijdens de 1ste periode van tijdelijke werkloosheid bij hun werkgever of, als ze bij een nieuwe werkgever in dienst treden, tijdens de 1ste periode van tijdelijke werkloosheid bij die nieuwe werkgever;
• als ze opnieuw tijdelijk werkloos worden gesteld na een onderbreking van de uitkeringen tijdelijke werkloosheid van minstens 36 maanden;
• als ze opnieuw tijdelijk werkloos worden gesteld na een wijziging van de contractuele arbeidsregeling (de factor Q of S) (bv. als ze deeltijds gaan werken of in loopbaanonderbreking of tijdskrediet gaan).

Wat moet u doen?

In de bovenvermelde situaties doet u zo snel mogelijk en op eigen initiatief een elektronische aangifte via de portaalsite van de sociale zekerheid (http://www.socialsecurity.be, ASR scenario 2 'Aangifte vaststellen recht tijdelijke werkloosheid') of via batch, en bezorgt u de werknemer een kopie van de elektronische aangifte ter informatie.

Meer informatie over het invullen van de factor Q en S en het theoretisch gemiddeld brutoloon vindt u in het infoblad voor werkgevers nr. E14 ‘Het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS’.

Op grond van de ASR scenario 2 berekent de RVA het bedrag van de uitkering waarop de werknemer recht heeft.

Bij staking of lock-out doet u de ASR op verzoek van de werknemer.

Wat moet de werknemer doen?

De werknemer neemt zo snel mogelijk contact op met de eigen uitbetalingsinstelling (HVW, ACLVB, ACV, ABVV) om een formulier C3.2-Werknemer in te vullen. Werknemers kunnen ook elektronisch uitkeringen voor tijdelijke werkloosheid aanvragen.

De uitbetalingsinstelling zorgt dan voor het verkrijgen van de ASR scenario 2.

De uitkeringsaanvraag moet op het RVA-kantoor toekomen uiterlijk op het einde van de tweede maand volgend op de maand waarin de werknemer tijdelijk werkloos wordt gesteld. 

Bv.

• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 16 juni. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 31 augustus ontvangen.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 1 juli. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 30 september ontvangen.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 31 juli. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 30 september ontvangen.

Bij staking of lock-out moet de uitkeringsaanvraag op het RVA-kantoor toekomen uiterlijk op het einde van de zesde maand volgend op de maand waarin de werknemer tijdelijk werkloos wordt gesteld.

Bv.

• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 16 februari. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 31 augustus ontvangen.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 1 april. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 31 oktober ontvangen.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 30 april. Het RVA-kantoor moet de uitkeringsaanvraag ten laatste op 31 oktober ontvangen.

Elektronische aangifte – ASR scenario 5 aan het einde van elke maand

Na het verstrijken van de maand moet u, op eigen initiatief, een elektronische aangifte verrichten via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be > Onderneming > Sociale risico’s > Aangifte sociale risico's > Werkloosheid > Scenario 5 ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’) of via batch, en aan de werknemer een kopie overhandigen van de elektronische aangifte. De werknemer houdt, ter informatie, de kopie bij van de ASR die u hebt overhandigd.

Bij staking of lock-out doet u de ASR op verzoek van de werknemer.

Voor meer informatie over het invullen van de factor Q en S en het theoretisch gemiddeld brutoloon, lees het infoblad voor werkgevers nr. E14 ‘Het formulier C4-Werkloosheidsbewijs'.

U geeft het aantal uren aan tijdens dewelke de werknemer tijdelijk werkloos was en laat ze voorafgaan door de gepaste code volgens de vorm van tijdelijke werkloosheid.

Er moeten geen gegevens worden ingevuld over de mededelingen tijdelijke werkloosheid aan de RVA (aangezien die gegevens al beschikbaar zijn in een RVA-databank).

Uitzondering: als u in de voorafgaandelijke mededeling tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders alleen de afdeling hebt vermeld waarin de tijdelijke werkloosheid wordt ingevoerd (en niet de identiteit van de werkloos gestelde werknemers), moet u in de ASR scenario 5 ook de naam van de afdeling en het unieke nummer van het ontvangstbewijs van de mededeling vermelden. Dat ticketnummer wordt u automatisch meegedeeld als u een elektronische mededeling hebt verzonden of wordt u schriftelijk meegedeeld als u de mededeling per aangetekende brief hebt verzonden.

Op het einde van de maand dient de werknemer de controlekaart eC3.2 in bij de uitbetalingsinstelling. De ASR scenario 5 wordt automatisch verstuurd naar de uitbetalingsinstelling van de werknemer. 

Op basis van de controlekaart eC3.2 en de ASR scenario 5 kunnen de uitbetalingsinstelling en de RVA het aantal uitkeringen berekenen waarop de werknemer recht heeft.