Tijdelijke werkloosheid - procedure

Indien u die overgaat tot het invoeren van tijdelijke werkloosheid, bent u verplicht een aantal formaliteiten te vervullen ten opzichte van: 

• de RVA: mededeling van de tijdelijke werkloosheid en maandelijkse mededeling van de eerste effectieve werkloosheidsdag;
• de werknemers: afleveren van formulierenen/of het verrichten van bepaalde ASR’s (aangifte van sociaal risico).

Bedoeling van dit infoblad is hierover meer uitleg te geven

Voor meer gedetailleerde uitleg raadpleeg de specifieke infobladen over tijdelijke werkloosheid. U vindt ze in het werkloosheidsbureau van de RVA of op de website www.rva.be, rubriek Tijdelijke Werkloosheid > Infobladen werkgevers. 

Welke formaliteiten moet u verrichten naar de RVA toe?

Schorsing van de arbeidsovereenkomst voor bedienden

U moet voorafgaandelijk een formulier C106 A versturen naar het werkloosheidsbureau van de RVA waarin u aantoont dat u aan de preliminaire voorwaarden voor het invoeren van schorsing bedienden voldoet. Voor meer uitleg, zie het infoblad nr. E54 “Schorsing bedienden ingevolge werkgebrek voor ondernemingen in moeilijkheden – preliminaire voorwaarden”. 

Mededeling aan het werkloosheidbureau van de RVA

U bent is verplicht volgende mededelingen te versturen aan de RVA:

• in geval van tijdelijke werkloosheid werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders en bedienden: voorafgaande mededeling van de voorziene economische werkloosheid;
• ingeval van tijdelijke werkloosheid ingevolge technische stoornis: mededeling van de datum en de aard de technische stoornis;
• in geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders en bedienden, technische stoornis en slecht weer: maandelijkse mededeling van de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand;
• in geval van tijdelijke werkloosheid als gevolg van een staking of lock-out: mededeling van de begindatum van de tijdelijke werkloosheid en van de omstandigheden van de staking of lock-out.

In geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge overmacht moet u eveneens een mededeling versturen zodat de RVA kan nagaan of aan de voorwaarden voor het invoeren van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht is voldaan. In geval van overmacht om medische redenen (ingevolge de verminderde lichamelijke geschiktheid van de werknemer) moet u geen mededeling tijdelijke werkloosheid wegens overmacht versturen.

Ook uitzendkrachten kunnen onder bepaalde voorwaarden tijdelijk werkloos worden gesteld wegens economische oorzaken.

• Voor de arbeiders kunnen de mededelingen zowel worden verstuurd door het uitzendkantoor als door de gebruiker. Indien de gebruiker de mededeling verstuurt, vermeldt hij in de mededeling de hoedanigheid van de uitzendkracht en het KBO-nummer van het uitzendkantoor.
• Voor de bedienden moet het uitzendkantoor verplicht het KBO-nummer van de gebruiker vermelden in de ASR Scenario 5 ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’ en worden de mededelingen tijdelijke werkloosheid verstuurd door het uitzendkantoor.  

Hoe moet de mededeling aan de RVA verricht worden ?

De mededelingen aan de RVA moeten in principe elektronisch verricht worden, via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be > rubriek Werkgevers > Sociale risico's > Tijdelijke werkloosheid en validatieboek) of via batch ( gestructureerde elektronische berichten).

Enkel in de volgende drie gevallen mag u de elektronische mededeling vervangen door een aangetekende brief of een fax gericht aan het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de exploitatiezetel van de onderneming is gevestigd:

• u verricht voor het eerst een mededeling tijdelijke werkloosheid ingevolge een schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of verricht opnieuw een mededeling tijdelijke werkloosheid na een periode van onderbreking van 24 maanden (berekend van datum tot datum). De eerste mededeling vanaf 1.10.2011 mag eveneens per aangetekende brief worden verricht;
• u beschikt niet over de nodige informaticamiddelen om een elektronische mededeling te verrichten en heeft een vrijstelling van elektronische mededeling gekregen van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA;
• u kan de mededeling niet elektronisch verrichten omwille van technische problemen (tijdelijk probleem met de internetverbinding, computerpanne, ...).

Voor meer informatie over de elektronische mededeling en de voormelde uitzonderingen, zie het infoblad nr. E53 "Tijdelijke werkloosheid - elektronische mededeling van de tijdelijke werkloosheid aan de RVA". U kunt dit vinden in het RVA-kantoor of downloaden van de website www.rva.be.

Van elke elektronische mededeling ontvangt u een ontvangstbericht vermeldend een uniek nummer en de inhoud van de mededeling. U heeft de mogelijkheid de elektronische mededelingen te consulteren.  Indien nodig kunt u een elektronische mededeling annuleren of wijzigen.

Het bevoegde werkloosheidsbureau kijkt na of de mededeling conform is met de reglementering (bijv. of de toegelaten maximumduur of de termijn voor de mededeling is gerespecteerd).

• Indien de mededeling reglementair in orde is, wordt de inhoud ervan ingebracht in een databank die ter beschikking staat van de uitbetalingsinstellingen (ACV, ABVV, ACLVB of Hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen).  Deze kunnen deze gegevens dan raadplegen met het oog op het correct uitbetalen van uitkeringen aan de tijdelijk werklozen.
• Indien de mededeling reglementair niet in orde is, ontvangt u hiervan een schriftelijk bericht.  U kan dan zo snel mogelijk de situatie regulariseren door een nieuwe mededeling te verrichten of door de ontbrekende gegevens over te maken.

Welke formaliteiten moet u verrichten ten aanzien van de werknemer?

Maandelijkse aflevering van een controleformulier

In geval van tijdelijke werkloosheid ingevolge:

• overmacht;
• overmacht om medische redenen;
• sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie;
• sluiting van de onderneming wegens inhaalrust in het kader van arbeidsduurvermindering;
• technische stoornis;
• slecht weer;
• werkgebrek ingevolge economische oorzaken voor arbeiders en bedienden;
• staking of lock-out;
• ontslag van een beschermde werknemer

levert u een controleformulier tijdelijke werkloosheid C 3.2A af aan de tijdelijk werkloos gestelde werknemer.

Voor de bouwsector wordt een aparte controlekaart gebruikt: de controlekaart C 3.2 A-Bouw.

De controleformulieren C 3.2 A zijn genummerd en kunnen niet door u gedrukt worden. U kunt gratis exemplaren bekomen bij de dienst economaat van het werkloosheidsbureau van de RVA.

U moet het document overhandigen uit eigen beweging, uiterlijk de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand.  In geval van staking of lock-out, levert u het formulier af op verzoek van de werknemer.

Vooraleer het formulier af te leveren, vult u de identiteitsgegevens in en vermeldt u het nummer van het formulier in het validatieboek. Deze verplichting geldt enkel in geval van tijdelijke werkloosheid werkgebrek ingevolge economische oorzaken en slecht weer (voor de werkgevers uit de bouwsector geldt een andere procedure).

U heeft de keuze tussen het bijhouden van een papieren validatieboek of het gebruik van een elektronisch validatieboek via de portaalsite van de sociale zekerheid https://www.socialsecurity.be zie rubriek Werkgevers > Sociale risico’s > Tijdelijke werkloosheid en validatieboek).  U moet daartoe in het bezit zijn van een gebruikersnaam en een wachtwoord.  Uitleg omtrent de toegangsprocedure is te vinden op voormelde site.

Vanaf 1 september 2023, beschikken alle werknemers over de mogelijkheid om gebruik te maken van een elektronisch controleformulier (eC3.2). Indien de werknemer voor een elektronisch controleformulier heeft gekozen, mag u aan deze geen papieren controleformulieren meer afleveren. Voor meer informatie, zie volgend infoblad E74 (“De elektronische controlekaart eC3.2”).

Als u een werkgever bent binnen een bedrijf dat voorziet in aangepaste arbeid en u stelt doelgroepwerknemers tijdelijk werkloos, kunt u een afwijking aanvragen op de reglementaire procedure voor het bijhouden van de papieren controlekaart C3.2A-tijdelijke werkloosheid voor deze werknemers. U kunt deze afwijking aanvragen door gebruik te maken van het formulier Aanvraag-Afwijking-C3.2A-Maatwerkbedrijf.

Elektronische aangifte – ASR scenario 2 ‘Aangifte vaststellen recht op tijdelijke werkloosheid of schorsing bedienden’

De werknemer moet een uitkeringsaanvraag indienen:

• bij de eerste tijdelijke werkloosheid bij zijn werkgever of, indien hij indiensttreedt bij een nieuwe werkgever, bij de eerste tijdeljke werkloosheid bij deze nieuwe werkgever;
• indien hij opnieuw tijdelijk werkloos wordt gesteld na een onderbreking van de uitkeringen tijdelijke werkloosheid van minstens 36 maanden;
• indien hij opnieuw tijdelijk werkloos wordt gesteld na een wijziging van zijn contractuele arbeidsregeling (de factor Q of S) (bijv. indien hij deeltijds gaat werken of in loopbaanonderbreking of tijdskrediet gaat).

Wat moet u doen?

In voormelde situaties doet u, zo snel mogelijk en uit eigen beweging, een elektronische aangifte via de portaalsite van de sociale zekerheid (http://www.socialsecurity.be, ASR scenario 2 ‘Aangifte vaststellen recht op tijdelijke werkloosheid’) of via batch, en bezorgt, ter informatie, een kopie van de elektronische aangifte aan de werknemer.

Voor meer informatie over de factoren Q en S en het theoretisch gemiddeld brutoloon, lees het infoblad Werkgevers ‘Het formulier C4 – werkloosheidsbewijs’ nr. E14. 

Aan de hand van de ASR scenario 2 kan de RVA het dagbedrag van de uitkering berekenen.

In geval van staking of lock-out doet u de ASR op vraag van de werknemer.

Wat moet de werknemer doen?

De werknemer contacteert zo snel mogelijk zijn uitbetalingsinstelling (ABVV, ACLVB, ACV, HVW) om een formulier C3.2-werknemer (aanvraag om uitkeringen tijdelijke werkloosheid) in te vullen.

De uitbetalingsinstelling zal dan de ASR scenario 2 die u heeft verstuurd ophalen.

De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen uiterlijk op het einde van de tweede maand volgend op de maand waarin de werknemer tijdelijk werkloos wordt gesteld.

Voorbeeld

• De werknemer wordt voor het eerst tijdeljik werkloos gesteld op 16 juni. De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 31 augustus.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 1 juli. De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 30 september.
• De werknemer wordt voor het eerst tijdelijk werkloos gesteld op 31 juli. De uitkeringsaanvraag moet ook op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 30 september.

In geval van staking of lock-out moet de uitkeringsaanvraag op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op het einde van de zesde maand die volgt op de maand tijdens welke de werknemer tijdelijk werkloos werd gesteld.

Voorbeeld

• De werknemer is voor de eerste maal tijdelijk werkloos op 16 februari. De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 31 augustus.
• De werknemer is voor de eerste maal tijdelijk werkloos op 1 april. De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 31 oktober.
• De werknemer is voor de eerste maal tijdelijk werkloos op 30 april. De uitkeringsaanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen ten laatste op 31 oktober.

Elektronische aangifte – ASR scenario 5 op het einde van elke maand

Na het verstrijken van de maand verricht u, uit eigen beweging, een elektronische aangifte via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be > Onderneming > Sociale risico’s > ASR > Werkloosheid > Scenario 5 ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’) of via batch en overhandigt u een print van de elektronische aangifte aan de werknemer. De werknemer bewaart, ter informatie, de print die u hem heeft overhandigd.

In geval van staking verricht u de ASR op verzoek van de werknemer.

Voor meer informatie over het invullen van de factor Q en S, het rooster T en het theoretisch gemiddeld brutoloon, lees het infoblad Werkgevers ‘Het formulier C4-WERKLOOSHEIDSBEWIJS’, nr. E14.

U vermeldt het aantal uren dat de werknemer tijdelijk werkloos geweest is voorafgegaan door een code toegekend volgens de aard van de tijdelijke werkloosheid.

Er moeten geen gegevens vermeld worden inzake de mededelingen tijdelijke werkloosheid aan de RVA (gezien deze gegevens reeds beschikbaar zijn in een databank van de RVA).

Uitzondering: Indien u in de voorafgaandelijke mededeling tijdelijke werkloosheid werkgebrek wegens economische oorzaken voor arbeiders enkel melding heeft gemaakt van de afdeling waar tijdelijke werkloosheid wordt ingevoerd (en niet de identiteit van de werkloos gestelde werknemers), dan moet hij in de ASR scenario 5 ook de naam van de afdeling en het uniek ontvangstnummer van de mededeling vermelden. Dit ticketnummer wordt automatisch aan u meegedeeld indien u de aangifte elektronisch heeft verstuurd, en wordt u schriftelijk meegedeeld indien u de mededeling per fax of aangetekende brief heeft verstuurd. 

Op het einde van de maand dient de werknemer zijn controlekaart C3.2.A in bij zijn uitbetalingsinstelling. De ASR scenario 5 wordt automatisch verzonden naar de uitbetalingsinstelling van de werknemer.

Aan de hand van de controlekaart C 3.2A en de ASR scenario 5, kunnen de uitbetalingsinstelling en de RVA het aantal uitkeringen berekenen waarop de werknemer recht heeft.