De elektronische controlekaart eC3.2

E74

Laatste update : 11.12.2023

Waarom dit infoblad?

Sinds 01.08.2016 biedt een juridisch kader de mogelijkheid om bij tijdelijke werkloosheid een elektronische versie van de controlekaart C3.2A te gebruiken. De daartoe ontwikkelde elektronische toepassing wordt sinds 01.05.2018 gebruikt door een aantal pilootbedrijven.

Vanaf 01.09.2023 wordt die toepassing opengesteld voor alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld. Het gaat niet om een verplichting. Het is ook mogelijk de papieren controlekaart C3.2A te blijven gebruiken.

Dit infoblad geeft uitleg over het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2.

Waarom een controlekaart?

Elke werknemer die tijdelijk werkloos wordt gesteld, moet vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand in het bezit zijn van een controlekaart en moet die invullen volgens de richtlijnen die erop vermeld staan. Voor de werknemers uit de bouwsector geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand, ongeacht of er een beroep op tijdelijke werkloosheid wordt gedaan.

De werkgever kan een papieren controlekaart C3.2A afleveren, maar vanaf 01.09.2023 kunnen alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld er ook voor kiezen om een elektronische controlekaart eC3.2 te gebruiken.

Als de werknemer voor de elektronische controlekaart heeft gekozen, is de werkgever vrijgesteld van de verplichting om voor die werknemer nog papieren controlekaarten C3.2A af te leveren en ze zo nodig in te schrijven in het validatieboek (voor meer info, zie het infoblad E20 ‘het validatieboek’).

Voorwaarden om de elektronische controlekaart eC3.2 te kunnen gebruiken

Het gebruik van de elektronische controlekaart is enkel mogelijk:

  • ofwel als dat op ondernemingsvlak is voorzien in een cao of in het arbeidsreglement. In dat geval moeten alle werknemers verplicht de elektronische controlekaart gebruiken. De werkgever moet dat meedelen aan het RVA-kantoor waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is. Dit kan via het contactformulier op de website van de RVA;
  • ofwel op basis van een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer. In dat geval zullen enkel de werknemers die daarover een wederzijds akkoord hebben met de werkgever de elektronische controlekaart gebruiken. De andere werknemers gebruiken dan verder de papieren controlekaart C3.2A, afgeleverd door de werkgever. Hiervoor kan deze modelovereenkomst gebruikt worden.De werkgever moet deze individuele akkoorden niet meedelen aan de RVA.

Procedure voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2

De elektronische toepassing van de controlekaart eC3.2 bestaat in een pc-versie (controlekaart tijdelijke werkloosheid – sociale zekerheid (socialsecurity.be) of in een app-versie (eC32) beschikbaar voor de smartphone. De werknemer kan zich inloggen via itsme of via eID.

Vooraleer de werknemer de toepassing kan gebruiken, moet hij een 'verklaring op eer' afleggen waarin hij zich akkoord verklaart om vanaf de lopende of vanaf de volgende maand (en verder in de toekomst) enkel nog elektronisch te werken. Dat akkoord wordt overgemaakt aan de uitbetalingsinstelling en de RVA, zodat de RVA op de hoogte is dat de werknemer vanaf de aangegeven maand enkel de elektronische toepassing gebruikt.

De werkgever ontvangt van de RVA maandelijks in zijn eBox een overzicht van al zijn werknemers die de verklaring op eer hebben afgelegd en dus de elektronische controlekaart gebruiken.

Opmerkingen:

  • Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de verklaring op eer, af te leggen door de werknemer bij het eerste gebruik van de elektronische controlekaart, en de hierboven vermelde modelovereenkomst van wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer over het gebruik van de elektronische eC3.2.

Met de verklaring op eer verklaart de werknemer dat er een (algemeen of individueel) akkoord is met de werkgever over het gebruik van de eC3.2, dat hij de controlekaart correct zal invullen en dat hij de handleiding over het gebruik (zie verder) van de eC3.2 gelezen heeft.

  • Het gebruik van de elektronische controlekaart volledige werkloosheid staat los van het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid. Als de werknemer al de elektronische controlekaart volledige werkloosheid heeft gebruikt en ook de elektronische controlekaart eC3.2 wil gebruiken, moet hij daarvoor een nieuwe verklaring afleggen.

Procedure voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 door grensarbeiders

Indien u een grensarbeider tewerkstelt en deze gebruik wenst te maken van de elektronische eC3.2, dan moet deze zich eerst laten identificeren en registreren door zich persoonlijk aan te melden in een registratiekantoor. Dit kan ook een plaatselijk RVA-kantoor zijn. De grensarbeider kan hiervoor een afspraak maken via ons contactcenter op het nummer 02/515.44.44.

Indien het gaat om veel grensarbeiders die op korte termijn de digitale sleutel moeten krijgen (bijvoorbeeld omdat het gebruik van de eC3.2 algemeen wordt ingevoerd in uw onderneming), neemt u best contact op met de RVA via het contactformulier op de website van de RVA waarin u kort de sitiuatie beschrijft (het aantal grensarbeiders, de betrokken nationaliteiten..). De RVA zal u dan contacteren om te zien hoe de registratie vlot kan verlopen.

Wat indien de werknemer in dienst treedt bij een nieuwe werkgever?

Indien de werknemer in dienst treedt bij een nieuwe werkgever, kan hij de elektronische controlekaart eC3.2 enkel verder gebruiken indien het gebruik daarvan bij de nieuwe werkgever ook algemeen voorzien is of indien hij met de nieuwe werkgever een wederzijds akkoord hierover sluit.

Indien dit niet het geval is, moet de werknemer de RVA (via zijn uitbetalingsinstelling) onmiddellijk op de hoogte stellen van het feit dat hij de elektronische controlekaart niet verder kan gebruiken.

Hoe invullen?

De werknemer moet de kalender in de elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand waarin hij tijdelijk werkloos wordt gesteld, volgens de instructies die erin vermeld staan. Voor de werknemers uit de bouwsector geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand.

  • De werkloosheidsdagen worden blanco gelaten.
  • De niet-vergoedbare dagen (ten gevolge van arbeid, arbeidsongeschiktheid, vakantie, andere beletsels ...) worden vermeld op de controlekaart.

Vanaf de laatste werkdag van de maand bevestigt de werknemer de kalender en verstuurt hij de elektronische controlekaart naar zijn uitbetalingsinstelling.

Een handleiding voor het gebruik van de elektronische controlekaart is ook beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be).

Wat als de werknemer het akkoord om de elektronische controlekaart te gebruiken tijdelijk niet kan naleven?

Bijvoorbeeld: de werknemer heeft zijn smartphone verloren, heeft geen toegang tot de elektronische toepassing omdat zijn itsme-account is geblokkeerd ...

De werknemer kan in dat geval een tijdelijke herroeping vragen van de verbintenis om de elektronische controlekaart te gebruiken.

De werknemer moet daarvoor via zijn uitbetalingsinstelling bij de RVA een formulier C3E-herroeping indienen waarop hij de reden vermeldt waarom hij de elektronische controlekaart tijdelijk niet kan gebruiken.

Als de RVA de tijdelijke herroeping aanvaardt, kan de werknemer voor de lopende maand en de volgende maand een papieren controlekaart C3.2A gebruiken, afgeleverd door de RVA. De werkgever moet deze controlekaarten niet inschrijven in het validatieboek. 

Kan de werknemer het akkoord om de elektronische controlekaart te gebruiken voor onbepaalde duur herroepen?

Als de werknemer voor onbepaalde duur geen elektronische controlekaart eC3.2 meer wil gebruiken, moet hij via zijn uitbetalingsinstelling bij de RVA een formulier C3E-herroeping indienen.

Een definitieve herroeping kan ten vroegste ingaan de eerste dag van de maand volgend op de onvangst van het formulier C3E-herroeping door het RVA-kantoor.

Als de RVA de definitieve herroeping aanvaardt, moet de werknemer voor de toekomst opnieuw een papieren controlekaart C3.2A gebruiken.

De RVA levert in dat geval aan de werknemer een papieren controlekaart C3.2A af voor de maand vanaf dewelke de elektronische controlekaart niet langer wordt gebruikt en voor de twee daaropvolgende maanden.

Vanaf de volgende maanden moet de werkgever opnieuw papieren controlekaarten C3.2A afleveren aan de werknemer en die, zo nodig, inschrijven in het validatieboek. De werkgever wordt daar door de RVA schriftelijk van in kennis gesteld.

Opmerking: de werknemer kan geen definitieve herroeping van het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 vragen indien het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 op ondernemingsvlak is voorzien in een cao of in het arbeidsreglement.

Kan de werkgever zich verzetten tegen het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2?

De elektronische toepassing is niet toegankelijk voor de werkgever. Bijgevolg kan de werkgever het bestaan van een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer over het gebruik van de elektronische controlekaart niet bevestigen, op het ogenblik dat de werknemer het engagement aangaat om de elektronische controlekaart te gebruiken.

De werkgever krijgt via de eBox maandelijks een lijst van alle werknemers die zich er in de elektronische toepassing toe verbonden hebben de elektronische controlekaart te gebruiken, met een begeleidende brief.

  • Als de werkgever akkoord gaat om de elektronische controlekaart voor de werknemers vermeld op de lijst te gebruiken, dan hoeft hij niets te doen (de werkgever moet geen papieren controlekaarten C3.2A meer afleveren en ze ook niet meer inschrijven in het validatieboek);
  • Als de werkgever zich verzet tegen het gebruik van de elektronische controlekaart door een of meerdere werknemers op de lijst, dan moet hij de RVA daarvan via het contactformulier op de website van de RVA verwittigen en vanaf de volgende maand aan die werknemer(s) papieren controlekaarten C3.2A afleveren en ze, indien nodig, inschrijven in het validatieboek (voor meer info, zie het infoblad E20 ‘het validatieboek’).

De werknemer wordt in dat geval door de RVA schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat de werkgever zich verzet heeft tegen het gebruik van de elektronische controlekaart en dat hij vanaf de maand volgend op de ontvangst van het bericht van de werkgever door de RVA opnieuw in het bezit moet zijn van papieren controlekaarten C3.2A, afgeleverd door de werkgever.

Wat als de werknemer in de onmogelijkheid verkeert om de elektronische controlekaart in te vullen maar het gebruik ervan niet wenst te herroepen?

Bijvoorbeeld:

  • Er was voorziene economische werkloosheid de laatste werkdag van de maand en de werknemer heeft zijn elektronische controlekaart al bevestigd en doorgestuurd naar zijn uitbetalingsinstelling, maar wordt door de werkgever onverwacht toch opgeroepen om die dag te komen werken;
  • De werknemer kan door technische problemen niet in de loop van de maand vóór de aanvang van de arbeid daarvan melding maken op zijn elektronische controlekaart.

De werknemer moet het RVA-kantoor daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen door middel van een e-mailbericht via het contactformulier op de website van de RVA), een telefonisch contact of een persoonlijke aanmelding. De werknemer ontvangt van het RVA-kantoor een ontvangstmelding van zijn melding via het formulier C3E-beletsel. (...) Met dit formulier kan de werknemer in geval van een controle bewijzen dat hij de RVA tijdig heeft ingelicht.

Als de werknemer die procedure volgt, zal hij dus geen administratieve sanctie krijgen voor het niet correct invullen van de controlekaart. Een dubbel van dat formulier wordt ook overgemaakt aan zijn uitbetalingsinstelling.

Wat als de werknemer in dienst treedt in de bouwsector?

In geval van een indiensttreding in de bouwsector is de werkgever er toe gehouden het nummer van de niet-nominatieve controlekaarten betreffende de maand van indiensttreding en de daaropvolgende maand, te vermelden bij de onmiddellijke aangifte van de tewerkstelling (dimona).

Om aan deze verplichting te kunnen voldoen voor een werknemer die gebruik maakt van een elektronische controlekaart eC3.2, moet de werkgever bij de Dimona-aangifte gebruik maken van de dummy nummers 1212 (maand van de indiensttreding) en 1313 (daaropvolgende maand).