Tijdelijke werkloosheid - sluiting ingevolge jaarlijkse vakantie

Waarom dit infoblad?

Om u te informeren over de voorwaarden waaraan voldaan moet zijn en de formaliteiten die u moet vervullen voor het invoeren van een regeling van tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting.

De schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens sluiting van de onderneming ingevolge jaarlijkse vakantie is voorzien in de wet op de arbeidsovereenkomsten (artikel 28 van de wet van 03.07.1978). Wanneer de onderneming gesloten is ingevolge jaarlijkse vakantie, kunnen de werknemers die onvoldoende vakantiedagen hebben om de volledige periode van sluiting te overbruggen, een uitkering ontvangen van de RVA indien zij aan de toekenningsvoorwaarden voldoen.

De schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens sluiting van de onderneming ingevolge inhaalrust, is niet voorzien in de wet op de arbeidsovereenkomsten. In dergelijk geval kunnen de werknemers slechts uitkeringen ontvangen van de RVA zo de oorzaak van het niet-verwerven van volledige inhaalrust te wijten is aan een indiensttreding in de loop van het jaar.

Welke werknemers kunt u tijdelijk werkloos stellen?

U kunt deze regeling invoeren voor:

• arbeiders en bedienden;
• uitzendkrachten op voorwaarde dat het gaat om een doorlopende tewerkstelling met opeenvolgende weekcontracten en dat ze na de periode van collectieve sluiting bij dezelfde gebruiker verder tewerkgesteld worden;
• leerlingen die een alternerende opleiding volgen beoogd in artikel 1bis van het KB van 28.11.1969 tot uitvoering van de wet van 27.06.1969 tot herziening van de besluitwet van 28.12.1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (met name de leerlingen met een industrieel leercontract, met een leercontract van de middenstand...)

En studenten?

Studenten kunnen niet tijdelijk werkloos worden gesteld wegens collectieve sluiting ingevolge jaarlijkse vakantie zolang ze studies met volledig leerplan volgen (behalve tijdens de maanden juli, augustus en september volgend op het einde van hun studies, indien ze nog verbonden zijn door een studentenovereenkomst).

Sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie

Wat wordt verstaan onder “sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie”?

Onder “sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie” wordt de periode bedoeld gedurende dewelke de onderneming (of een technische bedrijfseenheid van de onderneming) gesloten is in toepassing van:

• de wetgeving op de jaarlijkse vakantie van werknemers (4 weken);
• eventueel verhoogd met een aantal bijkomende vakantiedagen voorzien bij Koninklijk Besluit, algemeen verbindend verklaard krachtens artikel 6 van de Gecoördineerde wetten betreffende de jaarlijkse vakantie (en dus niet enkel algemeen verbindend verklaard krachtens de wet op de Collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités). Dit is het geval voor de VACANTEX-dagen toegekend in de textielsector.

De sluiting is bedoeld om de werknemers in staat te stellen hun vakantie te kunnen nemen. Periodes waarin de werkgever geen werk kan verschaffen omdat hijzelf met vakantie gaat, vallen niet onder het begrip sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie.

Sluiting betekent dat het onmogelijk is de normale werkzaamheden te verrichten. Het is echter wel mogelijk dat gedurende de periode van de sluiting bepaalde onderhouds- of herstellingswerken worden uitgevoerd.

Wanneer kunt u beroep doen op tijdelijk werkloosheid omwille van collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie?

Werknemers die geen recht of geen recht meer hebben op een voldoende aantal vakantiedagen om de volledige periode van sluiting te overbruggen, kunt u tijdelijk werkloos stellen voor de dagen die niet gedekt zijn door vakantiegeld.

Voorbeelden:

• een onderneming sluit 18 dagen wegens jaarlijkse vakantie. Een werknemer heeft slechts recht op 12 dagen op basis van zijn arbeidsprestaties van het vorige jaar. Hij kan in principe voor de laatste 6 dagen uitkeringen ontvangen.
• een werknemer verandert van werkgever en heeft reeds al zijn vakantiedagen uitgeput bij zijn eerste werkgever wanneer de onderneming die hem thans tewerkstelt sluit wegens jaarlijkse vakantie. Gedurende deze periode kan de werknemer in principe uitkeringen ontvangen.

Het feit werkloos te zijn mag echter niet het gevolg zijn van de eigen keuze van de werknemer.  De werknemer moet zijn betaalde vakantiedagen,  jeugdvakantie of seniorvakantie  prioritair uitputten tijdens de periode van sluiting (niet zijn eventueel recht op aanvullende vakantie). Doet hij dit niet, dan wordt hij voor een aantal sluitingsdagen gelijk aan het aantal vrij gekozen vakantiedagen geacht vrijwillig werkloos te zijn zonder loon en heeft hij voor deze dagen geen recht op uitkeringen.  Deze redenering geldt uiteraard niet voor vakantiedagen genomen bij een voorgaande werkgever.

Voorbeeld:

• een werknemer heeft recht op 20 vakantiedagen en heeft reeds 10 dagen vrij opgenomen vooraleer de onderneming 15 dagen sluit wegens jaarlijkse vakantie. De werknemer kan geen uitkeringen ontvangen gedurende de laatste 5 dagen van de sluiting aangezien hij voor deze dagen vrijwillig werkloos is (hij had zijn vakantie prioritair moeten opnemen gedurende de periode van sluiting).

Indien de werknemer recht heeft op bijkomende wettelijke vakantiedagen (vb. de VACANTEXDAGEN in de textielsector), dan moeten beiden types van vakantie (de wettelijke vakantiedagen en vacantexdagen) opgeteld worden en moet de werknemer al zijn vakantiedagen (ongeacht het type) reserveren voor de collectieve sluitingen (ongeacht de aard van de collectieve sluiting) vooraleer hij zijn individueel verlof opneemt.

Voorbeeld:

• De werknemer heeft recht op 20 wettelijke verlofdagen: er zijn 15 vakantiedagen collectief vastgelegd in juli/augustus en de werknemer kan 5 dagen vrij opnemen. Daarnaast heeft hij recht op 3 vacantexdagen. In de onderneming zijn er 4 vacantexdagen collectief vastgelegd in december. De werknemer moet 1 wettelijke vakantiedag reserveren voor op het einde van het jaar om het tekort aan deze vacantex op te vangen

Wanneer er geen sluiting is, kunnen de werknemers die geen of onvoldoende vakantiedagen verworven hebben, uiteraard niet tijdelijk werkloos worden gesteld wegens sluiting. Zij kunnen dan, eventueel in overleg met hun werkgever, een tijd afwezig zijn van het werk door verlof zonder wedde te nemen.

Sluiting van de onderneming wegens inhaalrust

Wat wordt verstaan onder sluiting van de onderneming wegens inhaalrust?

Via een CAO (sectoraal of op ondernemingsvlak) of het arbeidsreglement kunnen ondernemingen een regeling van arbeidsduurvermindering invoeren door de toekenning van inhaalrustdagen.  Wanneer deze gegroepeerd worden, kan dit aanleiding geven tot een sluiting van de onderneming wegens inhaalrust.

Wanneer kunt u beroep doen op tijdelijke werkloosheid omwille van collectieve sluiting wegens inhaalrust?

Deze schorsingsgrond is niet voorzien in de wet op de arbeidsovereenkomsten. De werkgever is in principe verplicht de werknemers die geen of onvoldoende inhaalrust verworven hebben (bijv. ten gevolge van ziekte, een periode van loopbaanonderbreking of een andere onderbreking in de tewerkstelling), verder te laten werken en loon te betalen.

Hierop bestaat één uitzondering: wanneer het niet of onvoldoende verwerven van inhaalrustdagen te wijten is aan een recente indiensttreding van de werknemer, kan de werknemer voor de ontbrekende inhaalrustdagen tijdelijk werkloos gesteld worden ingevolge sluiting van de onderneming wegens inhaalrust.

Gemeenschappelijke bepalingen

Wie verricht de formaliteiten in geval van tijdelijke werkloosheid ?

U of uw sociaal secretariaat, als uw mandataris.

Indien u gebruik maakt van uitzendkrachten, kunnen bepaalde formaliteiten,naar keuze, door u (of uw sociaal secretariaat) of door het uitzendkantoor verricht worden, terwijl andere formaliteiten verplicht door het uitzendkantoor verricht moeten worden (zie verder bij formaliteiten).

Welke formaliteiten moet u vervullen indien u uw werknemers tijdelijk werkloos wil stellen?

• Lever maandelijks een controleformulier C 3.2A af aan elke tijdelijk werkloos gestelde werknemer;
• Verricht een elektronische aangifte - ASR scenario 2, indien de werknemer een uitkeringsaanvraag moet indienen;
• Verricht na afloop van de maand een elektronische aangifte - ASR scenario 5, voor de tijdelijk werkloos gestelde werknemers.

Deze formaltiteiten worden hierna verder uitgelegd.

U moet de RVA niet voorafgaandelijk in kennis stellen van het feit dat er een sluiting is van uw onderneming wegens jaarlijkse vakantie of inhaalrust.

Maandelijks afleveren van een controleformulier C3.2A aan de werknemers

Wanneer moet u een controleformulier C 3.2A afleveren?

U overhandigt aan de werknemers die onvoldoende vakantiedagen of, ten gevolge van een recente indiensttreding, onvoldoende inhaalrustdagen verworven hebben, een controleformulier C3.2A.  Dit moet gebeuren vóór de aanvang van de sluitingsperiode.

U moet een controleformulier C3.2A overhandigen uit eigen beweging, dus zonder dat de werknemer hierom verzoekt.

Indien de sluiting de volgende maand doorloopt, levert u ook voor deze maand een controleformulier C3.2A af.

Vooraleer het formulier te overhandigen, vult u de identiteitsgegevens in.

Wie levert het formulier C3.2A af voor uitzendkrachten?

U of het uitzendkantoor.

Hoeveel formulieren C3.2A?

U mag per maand en per arbeider slechts één controleformulier C3.2A afleveren, zelfs indien er in de loop van de maand meerdere vormen van tijdelijke werkloosheid zijn.

Wat moet de werknemer doen met het formulier C3.2A?

De werknemer moet het formulier steeds in zijn bezit hebben en kunnen voorleggen aan een sociaal inspecteur van de RVA wanneer deze hierom vraagt. 

De werknemer moet het invullen volgens de instructies die erop vermeld staan. Zo moet hij o.a. (vóór de aanvang van de arbeid) alle arbeidsprestaties vermelden die hij verricht voor zichzelf of voor een derde, alsook de ziektedagen, de vakantiedagen en de niet-gepresteerde dagen gedekt door loon.

Op het einde van de maand moet hij zijn controleformulier C3.2A indienen bij zijn uitbetalingsinstelling (ABVV, ACLVB, ACV, HVW).

Wat als de werknemer zijn C3.2A verliest?

Als de werknemer het controleformulier C3.2A verliest, mag u hem geen nieuw formulier afleveren.

In geval van verlies moet hij zo vlug mogelijk aan het bevoegde werkloosheidsbureau een blanco controleformulier C3.2A vragen, waarop het werkloosheidsbureau zijn stempel zet en de vermelding ‘duplicaat’. De werknemer kan dat doen door persoonlijk langs te gaan of via zijn uitbetalingsinstelling. Dat duplicaat is vergoedbaar voor de periode die aanvangt op de dag waarop het bureau werd gecontacteerd. Voor de voorliggende periode zal de directeur van het werkloosheidsbureau oordelen of het duplicaat al dan vergoedbaar is. In principe kan één keer per jaar een duplicaat worden gevraagd.

Wat als de werknemer zich vergist bij het invullen van zijn C3.2A?

Als de werknemer doorhalingen heeft aangebracht op zijn controleformulier C3.2A, mag u hem geen nieuw formulier afleveren.

Als hij zich vergist heeft bij het invullen van zijn controleformulier, moet hij contact opnemen met het bevoegde werkloosheidsbureau (door zich persoonlijk aan te melden of via zijn uitbetalingsinstelling).  In principe zijn doorgehaalde, geschrapte, met typex verbeterde, foutief of op dubbelzinnige wijze ingevulde dagen op de controlekaart niet vergoedbaar.  De directeur van het werkloosheidsbureau kan evenwel de dagen vergoedbaar verklaren als de werknemer te goeder trouw is en het enkel gaat om een materiële vergissing.  Het is echter aan de werknemer om het bestaan van een materiële vergissing te bewijzen. 

Hij kan dat doen door bij zijn controlekaart een verklaring op eer toe te voegen. De directeur van het werkloosheidsbureau zal o.a. rekening houden met het al dan niet repetitief karakter van de aanvraag. Een aanvraag wordt beschouwd als repetitief als er in de loop van het jaar voorafgaand aan de nieuwe aanvraag voor afwijking reeds een afwijking werd toegestaan.

Waar kunt u blanco formulieren C3.2A bekomen?

De controleformulieren C3.2A zijn genummerd en kunnen niet worden afgedrukt. U kunt gratis blanco exemplaren van het formulier C3.2A bekomen bij de dienst Economaat van het werkloosheidsbureau van de RVA.

Onder bepaalde voorwaarden kan het sociaal secretariaat zelf het controleformulier C3.2A afdrukken op gewatermerkt papier (watermerk met het logo van de RVA). In dat geval draagt het controleformulier de benaming ‘C3.2A-S’. Het sociaal secretariaat moet op het controleformulier C3.2A-S een volgnummer vermelden alsook een toelatingsnummer dat het vooraf gekregen heeft van de directie Reglementering van de RVA.

Kan er gebruik gemaakt worden van een elektronisch controleformulier?

Vanaf 1 september 2023, beschikken alle werknemers over de mogelijkheid om gebruik te maken van een elektronisch controleformulier (eC3.2). Indien de werknemer voor een elektronisch controleformulier heeft gekozen, mag u aan deze geen papieren controleformulieren meer afleveren. Voor meer informatie, zie volgend infoblad E74 (“De elektronische controlekaart eC3.2”).

Elektronische aangifte - ASR scenario 2 ‘Aangifte vaststellen recht tijdelijke werkloosheid of schorsing bedienden’

Wanneer moet u een ASR scenario 2 verrichten?

Wanneer de werknemer een uitkeringsaanvraag moet indienen, d.w.z.:

• bij de eerste tijdelijke werkloosheid van de werknemer in uw onderneming;
• indien hij opnieuw tijdelijk werkloos wordt gesteld na een onderbreking van de uitkeringen tijdelijke werkloosheid van minstens 36 maanden;
• indien hij opnieuw tijdelijk werkloos wordt gesteld na een wijziging van zijn contractuele arbeidsregeling (de factor Q of S) (bv. indien hij deeltijds gaat werken of in loopbaanonderbreking of tijdskrediet gaat);
• bij de eerste tijdelijke werkloosheid na 30/09 (in functie van de mogelijke jaarlijkse herziening van het bedrag van de uitkering).

U moet bij de aanvang van de werkloosheid én op uw eigen initiatief, een ASR scenario 2 verrichten via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be > Onderneming > Sociale risico’s > ASR > Werkloosheid > Scenario 2 ‘Aangifte vaststellen recht tijdelijke werkloosheid of schorsing bedienden’) of via batch. U overhandigt, ter informatie, een print van de elektronische aangifte aan de werknemer.

Voor meer informatie over de factoren Q en S en het theoretisch gemiddeld brutoloon, lees het infoblad Werkgevers ‘Het formulier C4 – werkloosheidsbewijs’ nr. E14.

Op grond hiervan kan de RVA het bedrag van de uitkering berekenen waarop de werknemer recht heeft.

Wie verricht het ASR scenario 2 voor uitzendkrachten?

Voor interimkrachten moet de ASR altijd verricht worden door het uitzendkantoor, met vermelding van uw KBO-nummer.

Wat moet de werknemer doen?

De werknemer houdt de afdruk van de elektronische aangifte die u hebt overhandigd bij en contacteert zo snel mogelijk zijn uitbetalingsinstelling (ABVV, ACLVB, ACV, HVW) om een formulier C3.2-werknemer (aanvraag om uitkeringen tijdelijke werkloosheid) in te vullen.

De uitbetalingsinstelling zal de ASR scenario 2 ophalen.

De aanvraag om uitkeringen moet uiterlijk op het einde van de tweede maand volgend op de maand waarin de werknemer tijdelijk werkloos werd gesteld door het werkloosheidsbureau worden ontvangen.

Voorbeelden

• De werknemer wordt de eerste keer tijdelijk werkloos gesteld op 16 juni. De uitkeringsaanvraag moet door het werkloosheidsbureau uiterlijk op 31 augustus worden ontvangen.
• De werknemer wordt de eerste keer tijdelijk werkloos gesteld op 1 juli. De uitkeringsaanvraag moet door het werkloosheidsbureau uiterlijk op 30 september worden ontvangen.
• De werknemer wordt de eerste keer tijdelijk werkloos gesteld op 31 juli. De uitkeringsaanvraag moet door het werkloosheidsbureau uiterlijk op 30 september worden ontvangen.

Elektronische aangifte - ASR scenario 5 ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’

Wanneer moet u een ASR scenario 5 verrichten?

Na het einde van de maand en op uw eigen initiatief, verstuurt u een ASR scenario 5.

Wie verricht de ASR scenario 5 voor uitzendkrachten?

Voor uitzendkrachten, moet de ASR altijd verricht worden door het uitzendkantoor, met vermelding van uw KBO-nummer.

Hoe en waarom moet u een ASR scenario 5 verrichten?

U verricht de elektronische aangifte via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be > Onderneming > Sociale risico’s > ASR > Werkloosheid > Scenario 5 ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’) of via batch en u overhandigt een print van de elektronische aangifte aan de werknemer.

Voor meer informatie over het invullen van de factor Q en S, en het theoretisch gemiddeld brutoloon, lees het infoblad Werkgevers ‘Het formulier C4 - WERKLOOSHEIDSBEWIJS’, nr. E14.

U vermeldt het aantal uren dat de werknemer tijdelijk werkloos is geweest, voorafgegaan door de voor de aard van de tijdelijke werkloosheid te gebruiken code. In geval van collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie vermeldt u de code 5.6 voor alle dagen van sluiting die overeenstemmen met arbeidsdagen in de normale arbeidsregeling, zelfs indien deze dagen gedekt zouden zijn door vakantiegeld.

Aan de hand van de controlekaart C 3.2A en de ASR scenario 5, kunnen de uitbetalingsinstelling en de RVA het aantal uitkeringen berekenen waarop de werknemer recht heeft.

Hoeveel ASR’s scenario 5 moet u verrichten?

U moet in beginsel slechts één enkele ASR scenario 5 per maand verrichten, zelfs indien er in de loop van de maand verschillende vormen van tijdelijke werkloosheid waren.

Wat moet de werknemer doen?

De werknemer houdt, informatief, de door u bezorgde afdruk van de elektronische aangifte bij.

De werknemer moet enkel op het einde van de maand zijn controleformulier C3.2A indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. De ASR scenario 5 wordt automatisch naar de uitbetalingsinstelling doorgestuurd. 

Hebben de werknemers recht op uitkeringen tijdelijke werkloosheid?

Voor werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld omwille van collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie geldt een vrijstelling van wachttijd.  Dit betekent dat zij onmiddellijk uitkeringen kunnen genieten, zonder dat zij eerst het bewijs van een aantal arbeids- of gelijkgestelde dagen moeten leveren. De normale vergoedbaarheidsvoorwaarden zijn van toepassing (o.a. arbeidsgeschiktheid, voorwaarden om een bijkomstige activiteit uit te oefenen, ...).

Gedurende de periode van tijdelijke werkloosheid ingevolge sluiting van de onderneming moet de werknemer niet beschikbaar zijn voor de arbeidsmarkt.

Hoeveel bedraagt de uitkering tijdelijke werkloosheid?

In geval van tijdelijke werkloosheid ontvangen de werknemers een bedrag gelijk aan 60% van hun begrensd gemiddeld loon (begrensd tot 3.299,11 euo per maand).

Op de uitkeringen tijdelijke werkloosheid wordt 26,75 % bedrijfsvoorheffing ingehouden.

De leerlingen beoogd in artikel 1bis van het voormelde KB van 28 november 1969, ontvangen een  forfaitair bedrag.

Hebben uw werknemers recht op een supplement bovenop hun uitkering?

De wet van 5 november 2023 houdende diverse bepalingen (BS 23.11.2023) voorziet dat uw werknemers vanaf 1 januari 2024 mogelijks (*) recht hebben op een bijkomende toeslag van 5 euro per dag voor elke dag die gedekt wordt door een tijdelijke werkloosheidsuitkering:

• Indien het bruto maandloon van uw werknemers niet hoger is dan 4.000 euro, hebben ze recht op deze toeslag vanaf de eerste werkloosheidsdag voor elke dag gedekt door een tijdelijke werkloosheidsuitkering;
• Indien het bruto maandloon van uw werknemers hoger is dan 4.000 euro, hebben ze recht op deze toeslag vanaf de 27^ste dag tijdelijke werkloosheid in hetzelfde kalenderjaar bij dezelfde werkgever. Voor de telling van de tijdelijke werkloosheidsdagen wordt geen rekening gehouden met de dagen tijdelijke werkloosheid wegens overmacht.

Deze toeslag compenseert het feit dat het bedrag van de tijdelijke werkloosheidsuitkeringen (met uitzondering van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht) vanaf 1 januari 2024 60 % van het gemiddelde dagloon bedraagt.

De toeslag is gekoppeld aan de spilindex die geldt op 1 januari 2024.
U moet deze toeslag betalen, tenzij de betaling ervan door een algemeen verbindend verklaarde cao ten laste wordt gelegd van het Fonds voor Bestaanszekerheid.

(*) Uitzondering: u moet deze toeslag niet betalen indien door een cao bij tijdelijke werkloosheid een percentage van het loon wordt gewaarborgd waardoor uw werknemers een supplement ontvangen dat ten minste gelijk is aan de bijkomende toeslag.

Schematisch overzicht van de formaliteiten per type tijdelijke werkloosheid

(*) Slechts één mededeling per maand en per werknemer.

(**) Onder ‘voorafgaandelijke of volgende werkdag’ worden alle dagen van de week verstaan met uitzondering van de zondagen, de feestdagen, de vervangende feestdagen en de brugdagen.

 (***) of wijziging van de factor Q/S of onderbreking van de uitkeringen TW ≥ 36 maanden. 

(****) behalve indien de werknemer gebruik maakt van de elektronische controlekaart eC3.2.